ビジネスフォンは、オフィスのコミュニケーションを効率化するために欠かせないツールです。そんなビジネスフォンで重要な装置が「主装置」で、電話機や外線をスムーズに接続・制御する役割を果たします。
しかし、この主装置の仕組みや選び方について詳しく知っている方は少ないかもしれません。そこでこの記事では、ビジネスフォンに必要な主装置や基本的な仕組み、価格や適切な選び方まで解説します。これから主装置の導入を検討している方や、買い替えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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ビジネスフォンに必要な主装置とは？
まずは、ビジネスフォンの主装置の特徴や取り付け方法、価格などを詳しくみていきましょう。
ビジネスフォンの主装置の特徴と仕組み
ビジネスフォンの主装置は、オフィス内外の通話を一元管理する重要な役割を果たします。この装置は、外線と内線の接続を制御し、外部からの電話を各内線電話機に振り分ける「頭脳」のような存在です。
たとえば、同じ電話番号を使って複数の電話機が同時に受発信できるのは、主装置がリアルタイムで通話を管理しているおかげです。
さらに、主装置は外部の電話回線やLANケーブルを介して、オフィス内の通信機器と接続されます。すべての通話や通信が主装置を経由して制御されるため、装置の品質と安定性は、システム全体の運用に直結します。
主装置の取り付け方法
主装置を設置する作業は、専門的な知識とスキルが求められるため、プロの業者に依頼することが一般的です。作業には大きく分けて配線工事と設定作業の2つがあります。
配線工事ではオフィス内に主装置を設置し、電話回線や内線用ケーブルを引く作業が行われます。設定作業では、主装置を稼働させるための初期設定が行われます。基本的な部分であればユーザー自身でも対応可能です。しかし、細かな調整や高度な設定には専門的な知識が必要となります。
主装置の耐用年数はどのくらい？
主装置の法定耐用年数は6年と定められており、これは税務上の資産価値を計算する基準となっています。しかし、実際には耐用年数を超えて利用可能な場合も多いです。装置のメンテナンスや部品供給の状況次第では10年以上使い続けられることも珍しくありません。
ただし、製造終了から7年を過ぎると部品の供給が止まるため、修理が難しくなる場合があります。古いモデルを使用している場合は、早めの更新や別システムへの移行を検討しましょう。
主装置の価格は？
主装置の価格は、接続する電話機や外線の数に応じて異なります。たとえば、電話機（内線）2台/外線2本を収容する主装置は、新品で約30万です。内外線収容数や機能を増やす程、高価になっていきます。
中古品を選択すればコストを抑えられる場合もありますが、保証や対応年数などの確認が必要です。また、主装置は電話機との互換性が求められるため、セットで購入する必要があります。
PBXとの違いについて
PBX（構内交換機）も主装置と同様に外線と内線を制御する役割を持ちますが、機能や規模、導入目的が異なります。PBXは主に大規模オフィス向けで、コンピュータシステムを活用した高度な機能を提供します。
一方、主装置は中小規模のオフィスに特化しており、コストを抑えながら基本的な電話機能が特徴です。企業の規模や通信ニーズに合わせて適切な機器を選ぶことが重要です。
ビジネスフォンの主装置の選び方
ビジネスフォンの主装置は以下のポイントで選ぶと良いです。
- 接続できる端末台数で決める
- 外線数で決める
- 機能性やカカスタマイズで決める
- 価格で決める
ここでは、各ポイントについて詳しくみていきましょう。
接続できる端末台数で決める
主装置を選ぶ際は、接続可能な端末の台数で決めることが大切です。オフィス内で必要とされる電話機の数に応じて、適切な規模の主装置を選びましょう。従業員数が多い企業では、内線通話や外線の受発信が頻繁に行われます。そのため、十分な端末接続数を持つ主装置が必要です。
オフィスの規模に見合った台数でなければ、業務効率が大きく低下します。将来的に従業員数が増加する可能性を考慮し、必要な端末接続台数に余裕を持たせることもポイントです。
外線数で決める
主装置を選ぶ際のもう1つの重要な基準は外線数です。外線数とは、同時に使用できる外部通話回線の数を指します。これによりオフィス内の外部通信能力が決まります。主装置の外線数は一般的に「S・M・L」の3クラスに分類され、各クラスの最大収容数が異なるため、注意が必要です。
主装置は一度設置すると容易に増減ができないため、現状の業務量だけでなく将来的な事業成長を見据えた選定が求められます。現在の外線数が6回線であっても、将来的に10回線以上が必要になる可能性がある場合には、Mクラス以上を選ぶと良いでしょう。
機能性やカスタマイズで決める
主装置を選ぶ際には、端末数や外線数だけでなく、装置の機能性やカスタマイズ性も考慮する必要があります。主装置には「ユニット」と呼ばれる基板を増設することで、必要に応じた機能を追加できる拡張性があります。
たとえば、外線や内線用のユニットを追加して通信量に対応したり、ボイスメール機能を導入して顧客対応を強化したりできます。会社の現状と将来の規模拡大を見据えて、柔軟に対応できる主装置を選びましょう。
価格で決める
価格は主装置を選ぶ際の重要なポイントの1つです。新品の主装置は一般的に30万円以上と高額のため、予算を考慮し、選んだ方がいいでしょう。ただし、予算が限られている場合も、中古品やリース、レンタルを選べます。
中古の主装置は相場が4〜7万円程度と比較的安価であり、初期費用を抑える手段として有効です。新品と中古、リースにはそれぞれメリットとデメリットがあるため、比較検討して導入する機種を決めましょう。
主装置を購入する際の注意点
主装置を購入する際には、以下の4つの点に注意することが大切です。
- 工事費用が必要
- 電話機との互換性を確認する
- リース契約も可能
- 中古品も活用できる
ここでは、各注意点を詳しく解説します。
工事費用が必要
ビジネスフォンを導入する場合、必ず発生するのが工事費用です。主装置の設置には、電話回線やLANケーブルなどの配線作業が必要であり、専門業者による工事が欠かせません。工事費用は電話機の台数やオフィスの規模により異なりますが、およそ数万円と考えておきましょう。
既存のオフィス環境に合わせたり特殊な要件があったりすれば、追加費用が発生することもあります。そのため、主装置を購入する前に見積もりを取りましょう。
電話機との互換性を確認する
主装置を交換する際、既存の電話機をそのまま使用したい場合には、互換性の確認が必要不可欠です。異なるメーカーや異なる世代の機器同士では、正常に動作しない可能性があります。
そのため、新しい主装置を選ぶ際には、現在使用している電話機と適合するかどうかを事前に確認することが大切です。購入前には必ずメーカーや販売店に問い合わせ、互換性に関する詳細な情報を得ることをおすすめします。
リース契約も可能
初期費用を抑えたい場合には、リース契約を検討するのも1つの方法です。リース契約は、月額料金を支払うことで運用する形態です。初期費用が高額な場合、月額料金で運用する場合と比較し、よりよい設備投資を考えましょう。
中古品も活用できる
コストをさらに抑えたい場合には、中古品を購入するのも有効な手段です。中古の主装置は、新品に比べて大幅に安価なため、初期費用を抑えられます。ただし、中古品を購入する際には経年劣化による不具合のリスクがあることを理解しておく必要があります。
事前に装置の動作確認や保証内容を確認することで、不要なトラブルを防ぐことができます。中古品は、比較的小規模なオフィスや短期間の利用を想定している場合に適しているといえるでしょう。
まとめ
主装置はビジネスフォンの核となる重要な機器です。外線や内線の通話がスムーズに管理され、業務効率を大幅に向上させます。
主装置はサイズや機能性が異なるさまざまな種類があり、会社の業務形態や電話の使用状況に応じて選ばなければいけません。将来的な事業規模を考慮して、拡張性の高い主装置を選ぶことで、業務の効率化にもつながります。
本記事を参考に、自社に最適な主装置を選び、長期的に信頼できる通信環境を構築してください。
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