近年、ビジネス環境の変化に伴い、オフィスの通信インフラも大きく進化しています。特に、固定電話の代わりにスマホを内線化する企業が増えており、業務の効率化やコスト削減の手段として注目されています。
そこで、この記事では、スマホを内線化する具体的な方法を一緒に見ていきましょう。スマホの内線化によるメリット・デメリットや導入の際に注意すべきポイントをわかりやすく説明します。通信インフラの効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
スマホの内線化とは？
近年ではスマホを内線として利用する方法が注目されています。スマホ内線化することで、ビジネスフォンと同じように内線通話や保留・転送機能を活用できます。さらに、会社の代表番号を使って発信することも可能です。
スマホを内線化することで、オフィス内だけでなく外出先やテレワーク環境でも業務の円滑なコミュニケーションができます。また、スマホの内線化にはIP化やクラウド技術が活用されるため、通信インフラの管理を効率化できます。その結果、維持費や通話料金の削減にもつながるでしょう。
スマホを内線化する方法
スマホを内線化するためには、以下の3つの方法があります。
- FMC(Fixed Mobile Convergence)を利用する
- クラウドPBXを利用する
- 専用アダプタで繋ぐ
ここでは、それぞれの方法を詳しく解説します。
FMC(Fixed Mobile Convergence)を利用する
FMC（Fixed Mobile Convergence）とは、固定電話と携帯電話の回線を統合し、スマホを内線電話として利用できる技術です。FMCを導入すれば、スマホが会社の固定電話の子機のように機能し、内線通話や保留・転送が可能になります。
FMCによるスマホを内線化は、比較的安価に利用できる点がメリットです。おおまかな費用は以下の通りです。
| 導入費用 | 月額費用 |
| 75,000円 + 1回線ごとに1,000円 | 5,000円〜30,000円 |
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）をクラウド上で運用するサービスです。オフィス外でも会社番号を利用した発着信ができ、業務の利便性が向上します。ただし、通信環境によって音声品質が左右される点や、緊急通報・FAXが利用できない場合があります。
クラウドPBXは、特別な設備の設置や工事が不要で、低コストで導入可能です。クラウドPBXを導入する際の費用は、おおむね以下の通りです。
| 導入費用 | 月額費用 |
| 1アカウントあたり約100,000円 | 1,000円〜5,000円 |
専用アダプタで繋ぐ
既存のPBX設備を活かしてスマホを内線化する方法として、専用アダプタをつなぐ方法があります。オフィスのPBXとスマホをアダプタで接続し、専用アプリをインストールすることで、スマホを内線端末として利用できます。
専用アダプタによるスマホの内線化は、既存のPBXを活用するため開通が容易です。ただし、専用アダプタを新規導入する場合は機器の購入費用が発生するため、導入コストを考慮する必要があります。専用アダプタの場合にかかる費用は、およそ以下の通りです。
| 導入費用 | 月額費用 |
| 200番号まで60,000円 | 30,000円 |
スマホを内線化するメリット
スマホを内線化することで、企業のコミュニケーション環境が大きく変わります。固定電話に依存せずどこでも社内と同じ環境で通話できるため、業務の柔軟性が向上し、コスト削減や効率化にもつながります。
ここでは、スマホ内線化による具体的なメリットをみていきましょう。
外出時でも会社番号から発信できる
スマホを内線化すれば、外出先でも会社の固定電話番号を使って発着信ができます。営業担当者がオフィスにいなくても、直接顧客からの電話に対応できるため、業務効率が向上します。そして、常に担当者が直接対応することで取引先の満足度向上も期待できるでしょう。
新規に取得できる番号には、050のIP電話番号や0120のフリーダイヤル番号などがあり、用途に応じた活用が可能です。
コストを削減することができる
スマホの内線化によって、通話料金や設備維持費を抑えることができます。社内にビジネスフォンを設置すると多額の費用がかかります。しかし、スマホを内線化することで従来の外線通話が不要になり、社内通話が無料になるため通信コストが削減可能です。
さらに、クラウドPBXなどを導入すればPBX装置の維持費やメンテナンス費用も不要になり、運用コスト全体を最適化できます。
業務効率が上がる
スマホの内線化により、自動音声応答（IVR）などのシステムを導入できるため、着信の振り分けがスムーズになります。これにより、不要な取り次ぎ業務が削減され、対応スピードが向上します。
また、スマホを通じて社内のスケジュールやメッセージ共有が容易になり、業務全体の効率化が図れます。災害時などにオフィスに出社できない場合でも、スマホを内線化すれば電話応対ができるため、緊急時の連絡がスムーズにとれるでしょう。
不要な固定電話を処分できる
スマホ内線化を導入すれば、オフィスの固定電話を撤去でき、維持費や設置コストを削減できます。配線が不要になり、オフィスのレイアウト変更や移転がしやすくなるため、スペースの有効活用も可能です。
これにより、業務環境の最適化とコスト削減の両方を実現できます。オフィスから固定電話が撤去されれば、その分のスペースを有効活用し、業務の効率化にもつながるでしょう。
スマホを内線化するデメリット
スマホの内線化には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。通信環境の影響を受けやすいことや、通話の管理が複雑になることなど、事前に検討すべき点があります。
ここでは、スマホ内線化の主なデメリットをみていきましょう。
契約内容によっては社員に負担をかける
スマホの内線化はインターネット回線を利用するため、Wi-Fi環境がない場所ではモバイルデータ通信が必要です。個人のスマホを業務に使用する場合、データ通信費が社員負担となるケースがあり、補助制度の導入が求められます。
営業など外出が多い社員には、モバイルWi-Fiルーターを貸与する方法なども効果的です。
端末への着信が優先される場合がある
スマホの設定によっては、個人の電話番号からの着信が業務用の内線着信より優先されることがあります。これにより、重要な業務電話を逃してしまう可能性があるため、内線アプリの設定を最適化するなどの対策が必要です。
近年ではスマホでも電話機能を使わない人も増えています。しかし、全く使わないという人は少ないため、導入時には注意点として意識しなければいけません。
通話料が個人と業務で区別しにくい
スマホを内線化すると、業務用の通話と個人の通話が同じ端末で行われるため、通話料金の区別が難しくなります。特に個人のスマホを業務に使用する場合、どの通話が仕事用かを正確に把握しづらく、精算の手間が発生する可能性があります。
これを防ぐには、内線通話専用のアプリを導入し、業務用通話を記録・管理する仕組みを整えることが必要です。また、通話料金の補助や明確なルールを設定することも重要になります。
スマホを内線化する際に注意するべき点
スマホの内線化は業務の利便性を高めますが、導入時にはいくつかの注意点があります。ここでは、スマホの内線化を導入する際に特に気をつけるべきポイントを紹介します。
音質は回線次第
スマホの内線化ではインターネット回線を利用するため、通信状況によって通話品質が大きく左右されます。通信が不安定な環境では、音声が遅延したり途切れたりすることがあります。その結果、業務に支障をきたすこともあるでしょう。そのため、導入前にトライアル期間を活用し、実際の通信品質を確認することが重要です。
こうした問題は、通信状況に応じたサポートが受けられるサービスを選ぶことで、音声品質に関するトラブルを防ぐことができます。具体的な導入実績のあるサービスを選び、安定した通話が可能かどうかを事前にチェックしましょう。
セキュリティ対策が必要
スマホの内線化を導入する際は、情報漏洩のリスクを防ぐためのセキュリティ対策が欠かせません。なぜなら、ウイルスや不正アクセス、スマホの紛失や誤操作といったリスクがあるからです。
こうしたリスクを回避するためには、セキュリティアプリや通信の暗号化アプリを導入し端末やネットワークの保護を強化しましょう。また、定期的なセキュリティ研修を実施し、従業員の意識を高めることが効果的です。
まとめ
この記事では、スマホを内線化する具体的な方法を解説しました。
スマホの内線化は、柔軟な働き方を可能にし、業務の効率化やコスト削減に貢献します。テレワークや外出先での業務にも対応でき、従業員の利便性向上にもつながるため、現代のビジネス環境に適した手段といえるでしょう。
今回解説した内容を参考に、適切な回線数やシステムを選定し、自社に合ったスマホの内線化を検討してみてください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
