電話はビジネスでは欠かせないコミュニケーションツールです。小規模な会社などの場合、ビジネスフォンではなく家庭用電話機を使っている場合もあります。しかし、ビジネスフォンと家庭用電話機には、大きな違いがあります。見た目が似ているものの、それぞれの用途に応じた機能や設計がされているため、適切なものを選ぶことが重要です。
この記事では、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いを解説し、どのような場面でどちらを選ぶべきかを解説します。それぞれの違いを理解して、適切な電話を導入しましょう。
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ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、オフィスや企業の事業活動のサポートを目的として設計された多機能な電話システムです。単なる電話機ではなく、「主装置」と呼ばれる制御装置と、複数の専用電話機を組み合わせた通信ネットワーク全体で構築されるものです。
主装置は、外線と内線を管理する役割を担い、企業内で交換機のように機能します。主装置の規模によっては数百台もの電話機を一括管理できます。そのため、大企業やコールセンターでも活用されています。
ただし、導入コストとランニングコストのバランスを考慮しながら、企業に適した機器を選ぶことが重要です。
家庭用電話機とは？
家庭用電話機は「一般電話機」とも呼ばれ、1台の電話機だけで通話が可能なシンプルな構造の固定電話です。電話回線に直接接続することで利用でき、オフィス向けのビジネスフォンとは異なり他の装置を必要としません。基本的に1回線につき1台の電話機を使用するため、ビジネスフォンのような内線通話や複数回線の同時利用はできません。
また、通話中は他の着信を受けられない点も特徴です。これは携帯電話やスマートフォンと同じ仕様で、通話中は別の電話に応答できません。ただし、一部の機種では子機付きタイプやFAX機能搭載モデルが販売されており、用途に応じた選べます。
ビジネスフォンと家庭用電話機の4つの違い
ビジネスフォンと家庭用電話機には、主に以下の4つの点で違いがあります。
- 購入場所
- 価格
- 設置場所
- 機能
それぞれ詳しくみていきましょう。
購入場所
家庭用電話機は、家電量販店やオンラインショップなどで手軽に購入可能です。メーカーも多く、種類・デザイン・機能も豊富で、自分の好みや用途に合わせて選べます。
一方、ビジネスフォンは一般的な量販店ではあまり取り扱っていません。そのため、専門の販売店や通信機器を扱う業者、もしくはメーカーの公式サイトなどから購入するのが一般的です。設置には専門的な知識が必要なため、機器を購入する際に工事の手配も同時に行うケースが一般的です。
価格
家庭用電話機は、シンプルな機能のものなら1万円前後で購入できます。FAX機能付きの機種などはやや価格が上がるものの、それでも数万円程度で手に入ります。家庭での使用が前提であるため、導入コストは比較的安いのが特徴です。
対して、ビジネスフォンは主装置や配線工事を含めたシステム全体での導入が必要になるため、新品を購入すると高額です。ただし、長期的に使用する前提で設計されているため、耐久性が高く、企業の運用に適したシステムとなっています。
設置場所
家庭用電話機は、購入後すぐに自宅の電話回線に接続するだけで利用でき、特別な工事は必要ありません。コンセントを差し込めば通電し、電話線をつなぐだけで簡単に使えるため、誰でも設置できます。また、最近ではコードレス子機を搭載したタイプも多く、親機を設置した部屋とは別の場所でも通話が可能です。
一方、ビジネスフォンの場合、単なる電話機ではなく主装置やユニットと呼ばれる制御装置が必要です。それらの機器を適切に配線し、設定しなければいけません。そのため、導入時には専門の業者に依頼し、適切な設定を施してもらう必要があります。
機能
家庭用電話機は1回線につき1台を接続し、通話中は他の着信を受けられません。例え複数台設置しても独立した電話として扱われ、同じ番号を共有することはできません。そのため、同時に通話することもある業務用途には不向きです。
一方、ビジネスフォンは1つの代表番号を複数の電話機で共有でき、転送や保留が可能です。さらに、不在転送や自動応答機能などが搭載され、業務効率化に適しています。
ビジネスフォンを家庭用電話機として利用できる？
ビジネスフォンを家庭用電話機として利用できますが、おすすめはできません。おすすめできない理由として以下の3つが挙げられます。
- 機能を活かすことができない
- 料金が高くなる
- 工事が必要
上記の理由を詳しくみていきましょう。
機能を活かすことができない
ビジネスフォンの最大のメリットは、1つの回線で複数の電話機を運用できることです。しかし、家庭ではその機能を活かせる場面がほとんどありません。一般的な家庭では必要な電話機の台数は1〜3台程度で、わざわざビジネスフォンを導入するメリットがありません。
さらに、スマートフォンの普及により、家庭での電話の用途は減少傾向です。そのため、家庭用の電話機を設置していないことも少なくありません。転送や内線といった機能も、家庭では利用が少ないため、ビジネスフォンの特長を活かしきれないでしょう。
料金が高くなる
ビジネスフォンは企業向けに設計されており、家庭規模で利用すると料金が高額になる可能性があります。主装置の導入費用や月々の維持費が発生し、家庭用電話機に比べて大幅にコストが増えることになります。
電話の使用頻度がそれほど高くない家庭では、通常の固定電話やスマホの方がコストパフォーマンスに優れているでしょう。
工事が必要
家庭用電話機は、電話線を差し込むだけで簡単に使用できます。しかし、ビジネスフォンの場合は主装置や配線工事の設定が必要です。家庭向けの設備環境では業務用の配線を整えるために追加の工事が必要のため、導入のハードルが高くなります。
家庭での使用を考えた場合、手軽に設置できる家庭用電話機の方が利便性に優れているでしょう。
ビジネスフォンの選び方
ビジネスフォンを選ぶ際は、回線の種類・主装置のスペック・機能や料金を考慮することが重要です。IP電話は通話コストが抑えられますが、音質が通信環境に左右されるため、自社の状況に合った回線を選びましょう。
また、主装置の対応外線数や電話機の台数を確認し、適切なスペックを選定することも大切です。さらに、転送機能や内線通話など必要な機能を見極め、新品・中古・リースなどの導入方法やコストも比較して選びましょう。
ビジネスフォンを導入する際の注意点
ビジネスフォンを導入する際は、以下の3つの注意点を押さえておきましょう。
- 設備投資にはある程度の費用が必要
- トラブルが発生すると全ての電話機が使えない
- 契約によっては縛りが発生することがある
それぞれ詳しく解説します。
設備投資にはある程度の費用が必要
ビジネスフォンを導入するには、電話機本体だけでなく、主装置や配線工事費用も発生します。主装置は複数の外線と内線を管理する小型交換機の役割を果たし、そのスペックによって接続できる通話チャネル数が異なります。
業務が拡大し従業員が増えれば、外線数の変更や機器の追加が必要となることもあるでしょう。そうなると、その都度コストがかかる点に注意が必要です。将来的な事業拡大を見据え、適切な規模のビジネスフォンを導入することが重要です。
トラブルが発生すると全ての電話機が使えない
ビジネスフォンは、主装置を通じて接続されたすべての電話機が一元管理されています。そのため、主装置が故障した場合、接続されている電話機全体が使用できなくなるリスクがあります。
家庭用電話機のように個別に動作するわけではないため、ビジネスフォンは障害時の影響が大きいのが特徴です。復旧には専門業者による修理や交換が必要なため、緊急時の対応策や代替手段、保守契約を事前に検討しておくことが大切です。
契約によっては縛りが発生することがある
ビジネスフォンは、リース契約で利用するケースが多くあります。しかし、リースは基本的に途中解約ができない点に注意が必要です。たとえば、事業拡大に伴い主装置を入れ替えたい場合でも、旧システムの契約期間が終了するまで料金を支払い続ける必要があります。
また、リース契約を結ぶには審査が必要で、企業の信用状況によっては契約ができない場合もあります。こうしたことから、リースを利用する際は契約内容を十分に確認し、自社に適した導入方法を選ぶことが重要です。
まとめ
今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いを解説しました。
家庭用電話機は手軽に導入できますが、業務利用には機能が不足しており、利便性の面で課題があります。一方、ビジネスフォンは複数の電話機を効率的に運用でき、業務のスムーズな進行をサポートする多機能性が魅力です。
こういった面から、オフィスでの利用を検討する際は、ビジネスフォンの導入をおすすめします。今回解説した内容を参考に、会社にとって最適な電話機を選んでください。
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