業務用の電話体制を整えるうえで、多くの企業で導入しているのが「ビジネスフォン」です。しかし、「自社にビジネスフォンは必要なのか？」「どのようなメリットがあるの？」と疑問を感じる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、家庭用の電話機とビジネスフォンの違いや、導入のメリット・注意点などをわかりやすく解説します。業務用の電話システムの導入で悩む方にとって参考になるため、ぜひ最後までご覧ください。
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沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
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ビジネスフォンと家庭用電話機の違い
家庭用電話機は、個人利用を前提に設計されたシンプルな電話機で、基本的には1回線に1台の電話機を接続する形で使用します。電話回線の契約後、対応する電話機をつなぐだけで使えるため、導入コストが抑えられるのが特徴です。
これに対し、ビジネスフォンは企業の業務環境に対応した多機能な電話です。外線・内線の使い分けや保留・転送・内線通話などの機能を備えています。ビジネスフォンの運用には「主装置（PBX）」が必要です。これにより複数の電話機で回線を共有したり、部門間で内線通話を行ったりすることが可能になります。
ただし、設置には専門的な配線工事や機器の手配が必要となるため、初期費用は家庭用より高くなります。
ビジネスフォンは必要？ビジネスフォンのメリット
ビジネスフォンを導入した場合、以下のようなメリットがあります。
- 通信費を抑えられる
- 少ない回線と番号を共有できる
- 電話の業務効率が上がる
- 近くに担当者がいなくてもすぐに繋げられる
- 災害時でも対応しやすい
- 企業のイメージや信頼性が高くなる
- 顧客満足度が上がる
- 従業員満足度も上がる
ここからは、各ビジネスフォンのメリットを詳しく解説します。
通信費を抑えられる
ビジネスフォンでは、主装置を利用して1回線を社内の電話機で共有できるため、回線数を最小限に抑えられます。これにより、電話機の台数が多くても月々の通信コストは1回線分に抑えられ、固定費を削減が可能です。
また、内線同士の通話には料金が発生しないため、支店間や部署間での通話も無料で行えます。特に通話量の多い企業や拠点が複数ある会社では、長期的に見て通信コストに大きな差が生まれます。
少ない回線と番号を共有できる
家庭用電話では1台の電話機に1回線が基本です。しかし、ビジネスフォンは複数の電話機で1つの番号・回線を共有できます。そのため、社員数が多くても全員が個別の番号や回線を持つ必要がなく、コストと管理の両面で効率改善が可能です。
限られた回線数でも内線通話や保留・転送機能を活用することで、電話対応の分担や連携がしやすくなります。少人数の企業でも、無駄な設備投資を避けつつ快適な電話環境を構築できます。
電話の業務効率が上がる
ビジネスフォンには、日常業務に役立つさまざまな機能が搭載されており、電話対応にかかる時間や手間を大幅に削減できます。通話の保留や他の電話機への転送、内線の即時接続により、担当者が席を外していてもスムーズな対応が可能です。
また、着信履歴や発信履歴の管理機能、よく使う番号の登録などを使うことで電話応対のスピードと正確性が向上します。結果として、電話に関わる業務全体のパフォーマンスが改善できます。
近くに担当者がいなくてもすぐに繋げられる
ビジネスフォンを利用すれば、担当者が自席にいない場合でも電話を保留・転送機能で即座に取り次げます。社内を移動する時間を削減できるため、業務効率が大幅に向上します。
さらに、クラウド型であれば外出先や自宅でも社内の代表番号を使った通話ができるため、リモートワークや外勤営業にも対応可能です。電話対応の機会損失を防ぎながら、より柔軟な働き方を実現できます。
災害時でも対応しやすい
近年、地震や台風などの自然災害に加え、感染症などの不測の事態が企業活動に影響を与えるケースが増えています。クラウドPBXやスマホ連携機能を活用することで、オフィス以外の場所からでも電話対応ができ、BCP対策として有効です。
たとえば、複数拠点での連携により一部が被災しても他拠点で業務をカバーできます。そのため、災害時のリスク分散を図りながら継続的な顧客対応が可能です。
企業のイメージや信頼性が高くなる
ビジネスフォンは、業務の効率化だけでなく、企業の信頼性の構築にもつながります。たとえば、代表番号による一元化された電話応対や自動音声ガイダンスの導入により、顧客から見た企業の対応品質の向上が可能です。
さらに、スタイリッシュなデザインの機器を選ぶことで、オフィス全体の印象も洗練され、来客時にも良い印象を与えられます。ビジネスフォンは、対外的な企業イメージにも好影響をもたらすデバイスです。
顧客満足度が上がる
ビジネスフォンは、迅速で的確な電話応対を可能にし、顧客満足度の向上にも直結します。たとえば、着信時に顧客情報を即座に表示するCTI連携により、1人ひとりに合わせた丁寧な対応が可能です。
また、保留・転送・通話履歴管理などの機能により問い合わせ対応の正確性とスピードが向上し、顧客のストレスを減らします。結果として、信頼される企業づくりにつながります。
従業員満足度も上がる
ビジネスフォンの多機能性は、従業員の業務環境にも好影響をもたらします。ヘッドセット対応やハンズフリー通話機能により電話中でも作業が継続できるため、業務効率の向上が可能です。
内線通話での情報共有や、通話録音機能によるトラブル防止・教育効果も期待でき、安心して対応できる体制が整います。これらの機能が従業員のストレス軽減や働きやすさの向上につながり、組織全体の生産性と満足度向上につながります。
ビジネスフォンを導入する際の注意点
導入費と時間が必要
ビジネスフォンの導入には、本体価格だけでなく主装置（PBX）や工事費など複数の初期費用が発生します。また、接続する回線数（チャネル数）に応じて機器の構成が変わります。利用者数が増えるたびに増設や再設定のコストが発生する点にも注意が必要です。
さらに、導入には専門業者による回線工事や設定作業が必要です。機器の納品から運用開始まである程度の時間を要します。そのため、事前のスケジュール調整も欠かせません。
機種選びが難しい
ビジネスフォンはメーカーごとに性能や価格、操作性が異なるため、慎重に機種を選ぶ必要があります。企業の規模や業種、使用目的に応じて、適切な機能を備えた機種を選定することが重要です。適切な機種を選ばなければ、運用開始後に「使いづらい」「必要な機能がない」などの問題が発生するおそれがあります。
また、主装置の選定も同時通話数や拡張性に影響するため重要なポイントです。カタログやWeb上の情報だけでは判断が難しいため、専門の業者に相談して最適な提案を受けることが望ましいです。
定期的にメンテナンスが必要
ビジネスフォンの主装置や構成機器は精密な電子機器であり、長期的に安定して使用するためにはメンテナンスが欠かせません。万が一のトラブルに備えて保守契約を結ぶ企業も少なくありません。しかし、ランニングコストが発生するほか、保守業者との調整や対応の手間も考慮する必要があります。
また、故障が発生すると業務に支障が出るリスクもあり、修理や部品交換には時間がかかる場合もあります。導入後のサポート体制も事前に確認しておくことが重要です。
ビジネスフォンに関するよくある質問
ここでは、ビジネスフォンの導入を検討する際に多くの方が疑問に思うポイントをわかりやすく解説します。
ビジネスフォンの導入価格はいくらぐらい？
ビジネスフォンの費用は構成によって異なります。電話機本体は1台4,000円〜1万2,000円程度が目安です。主装置（PBX）は小規模オフィスで5〜15万円、中規模では15〜50万円が相場です。中古は安価ですが故障リスクもあるため、信頼できる業者から購入することが重要です。
ビジネスフォンが必要かどうか迷った時は？
導入すべきか判断に迷った場合は、自社の業務内容や従業員数、将来的な運用計画を踏まえて検討してみてください。必要な機能と予算、通信の効率性などを比較し、業務の規模に合った構成が求められるかどうかを見極めるのがポイントです。数ある機種から機能や予算などを総合的に比較して、選んでみてください。
ビジネスフォンは家庭でも使用できる？
ビジネスフォンを家庭で使うことは物理的には可能ですが、一般家庭には不向きです。工事や初期費用が必要であり、操作も複雑だからです。また、内線や転送などの多機能が家庭では活かされにくく、コストパフォーマンスの面でもおすすめできません。一般家庭では、家庭用の電話機の使用が最適です。
まとめ
本記事では、家庭用電話機とビジネスフォンの違いや、導入のメリット・注意点などを解説しました。ビジネスフォンは、通話の効率化やコスト削減、社内外のスムーズな連携を実現するために多くの企業で導入されています。
多機能な一方で、導入費や機種選び、定期的なメンテナンスといった注意点もあります。導入する際は、企業の規模や業務内容に応じて、必要な機能や予算を事前にしっかり検討してみてください。
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