オフィスにかかってくる電話を、どこにいてもスマートフォンで受け取れる「クラウドPBX（ピー・ビー・エックス）」。
テレワークや多拠点でのお仕事が増える中で、注目されている便利な仕組みです。
ただ、便利そうに見える一方で、「本当に使いやすいのかな？」「うちの会社に合うかな？」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、クラウドPBXを検討している方に向けて、よくある失敗例とその回避方法をわかりやすくご紹介します。
導入の前にチェックしておくことで、後悔しない選び方ができるようになりますよ。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
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クラウドPBXって、そもそもどんな仕組み？
まずは、「クラウドPBX」の基本からおさらいしましょう。
オフィスの電話を、インターネットで使えるようにするもの
クラウドPBXは、これまでオフィスに設置していた「電話の主装置（PBX）」をクラウド上に移したものです。
インターネットにつながっていれば、スマホやパソコンで会社の番号を使って電話の発着信ができるように
なります。
クラウドPBXの導入が拡大してる理由
クラウドPBXの導入が進んでいる大きな理由は、使いやすさとコスト面のメリットにあります。
まず、従来の電話設備のような大がかりな機器工事が不要なので、導入までの手間がかかりません。
さらに、電話回線ではなくWi-Fiなどのインターネット回線を使うため、通信コストも抑えることができます。
また、オフィスにいなくても、外出先や自宅から内線や外線の通話ができるのも大きな魅力です。
こうした理由から、テレワークや多拠点での働き方に対応したい企業を中心に、導入を検討するケースが増えています。
こうして失敗する！？クラウドPBXのよくある5つのつまずき
実際に導入した会社からよく聞かれる「思ってたのと違う…」という失敗パターンを、まとめてご紹介します。
1. 通話がブツブツ切れてしまう
クラウドPBXはインターネット回線を使って電話をします。
そのため、通信環境が不安定だと、相手の声が聞こえづらかったり、会話が途中で切れてしまうことがあります。
たとえば、スマホの電波が弱い場所や、Wi-Fiが混雑している状況では、通話がスムーズにできない場合も。
このような環境で使うと、お客様とのやり取りに支障が出てしまいます。
2. 必要な機能が使えなかった
「録音機能があると思ってた」「内線同士の転送ができないなんて…」など、導入後に想定していた機能が
なかったという声もあります。
クラウドPBXの機能はサービスによって異なります。
特に無料プランや低価格帯では、基本的な機能しか使えないこともあるので注意が必要です。
結果として、業務に合わず、かえって使いづらくなってしまうケースもあります。
3. セキュリティに不安を感じた
クラウドPBXでは、通話記録や連絡先などの情報がクラウド上に保存されます。
設定が甘いと、パスワードが分かるだけで誰でもアクセスできるような状態になってしまうことも。
もしスマホを紛失したり、不正アクセスが起きたりすると、大切なお客様情報が外部に漏れる可能性も
あります。
セキュリティ対策がしっかりしていないと、安心して使い続けることができません。
4. 料金が思っていたより高かった
クラウドPBXは「月額制」で使えるのが特徴ですが、必要以上に大きなプランを契約してしまうと、コストが
かさんでしまいます。
たとえば、同時通話数（チャネル数）を多めに契約しすぎたり、使わないオプションをつけてしまったり。
「最初はコスト削減のつもりだったのに、結局高くついてしまった」という声もよく聞かれます。
5. 電話番号が変わってしまった
一部のクラウドPBXでは、050から始まる番号に変わるケースがあります。
今使っている番号をそのまま使いたい方にとっては、大きな問題ですよね。
番号が変わってしまうと、名刺やパンフレットをすべて作り直す必要がありますし、お客様に新しい番号を伝えきれないと「連絡が取れない」といったトラブルにもつながります。
失敗を防ぐ！4つのポイント
クラウドPBXは便利な反面、選び方を間違えると「こんなはずじゃなかった…」となりがちです。
ここでは、導入前に押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
事前にポイントを確認しておくだけで、失敗をグッと減らせますよ。
①使いたい機能をリストアップする
「これが使えると思ってたのに…」と後悔しないためには、営業担当に希望の機能があるか事前に確認するのがおすすめです。
利用中のPBXで当たり前に使っている機能ほど、忘れずチェックしておきましょう。
| 機能名 | 説明 |
|---|---|
| 1. 保留・転送機能 | 着信中の電話を、他の担当者や部署にスムーズに引き継ぐことができます。電話対応を複数人で分担する業務には欠かせません。 |
| 2. 内線通話 | 社内や離れた拠点間でも、インターネットを通じて無料で通話ができます。多拠点運用やテレワークにも適しています。 |
| 3. 代表番号での発着信 | スマホやパソコンから、会社の代表番号で電話の発着信が可能です。社員の個人番号を使わずに対応でき、安心感があります。 |
| 4. 通話録音 | お客様との会話を録音して保存できます。トラブル防止や対応品質の向上、後からの確認に役立ちます。 |
| 5. 通話履歴・レポート | 誰がいつどのくらい通話を行ったか、履歴や件数を確認できます。業務改善や人員配置の見直しにも使えます。 |
| 6. スマホアプリ対応 | iPhoneやAndroidに対応した専用アプリで、スマホをビジネスフォンとして活用できます。使い慣れた端末での操作が可能です。 |
| 7. FAX対応 | FAXを利用している企業は、FAX対応が可能か確認を。インターネットFAXや専用アダプターでの対応が一般的です。 |
②実際に使ってみて通信品質を確かめる
クラウドPBXはインターネット回線を使うため、Wi-Fiの品質やアプリとの相性によって通話の安定性が変わり
ます。
見た目の機能だけで判断せず、無料トライアルなどを活用して、音声の聞き取りやすさ・操作のしやすさを実際に
体験するのがベストです。
自宅や外出先でも問題なく使えるか、複数の場所・端末で試してみると、導入後のトラブル回避につながります。
③セキュリティ面をしっかり確認する
通話内容や顧客情報がクラウド上に保存されるため、セキュリティ対策は非常に重要です。
アクセス制限があるか、利用者ごとの操作権限を設定できるか、万が一のときのデータ保護体制があるかなど、
安心して使える仕組みが整っているかを必ずチェックしましょう。
無料や格安のサービスほど、セキュリティが甘いケースもあるため、「価格だけ」で選ばないことがポイントです。
④プラン内容と料金をじっくり見比べる
クラウドPBXの料金は、同時通話数（チャネル数）や利用端末数、オプションの有無によって大きく変わります。
必要以上に多いプランを契約してしまうと、使わない分まで料金がかかってしまいます。
自社の規模や用途にぴったりのプランを選ぶには、複数のサービスを比較検討することが大切です。
料金表だけでなく、「実際の見積もり」を出してもらうのもおすすめです。
まとめ
クラウドPBXは、オフィスにいなくても会社の電話を使える、とても便利な仕組みです。
機器の工事がいらなかったり、コストを抑えられたり、テレワークにぴったりだったりと、魅力はたくさん
あります。
ただし、「通話が不安定だった」「機能が足りなかった」といった声も少なくありません。
今回ご紹介したようなよくある5つの失敗例と、その対策となる4つのポイントをしっかり押さえておけば、
導入後のトラブルを防ぐことができます。
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沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
