ビジネスフォンは、社内外との円滑な連絡を支えるツールで、業種や組織規模によって求められる機能や性能も大きく異なります。適切な機種を選ばなければ、使い勝手が悪く将来的な拡張や業務効率に支障をきたしかねません。
そこでこの記事では、ビジネスフォンを導入・買い替えする際に押さえておきたい9つの選定ポイントを解説します。さらに、信頼性の高いおすすめメーカーや選ぶ際の注意点も紹介します。この記事を参考に、最適な1台を見つけるための参考にしてみてください。
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ビジネスフォンの選び方9選
ここでは、導入時にぜひ押さえておきたいビジネスフォンの選び方を以下の9つの観点からわかりやすく紹介します。
- 電話機の端末で選ぶ
- 電話機の台数と同時通話数で選ぶ
- 外線数で選ぶ
- 回線のタイプで選ぶ
- 機能で選ぶ
- 設置場所で選ぶ
- コスト（価格）で選ぶ
- 拡張性で選ぶ
- サポート体制で選ぶ
それぞれ詳しく解説します。
電話機の端末で選ぶ
ビジネスフォンを選ぶ際は、電話機の端末で選ぶのが重要です。ビジネスフォンの端末には「卓上タイプ」と「スマホタイプ」があります。
オフィスでは設置型の卓上タイプが一般的で、操作性に優れています。一方、スマートフォンを内線化すれば外出先や自宅でも通話が可能で、テレワークや営業職に便利です。
卓上タイプ
卓上型ビジネスフォンは、安定した設置と直感的な操作性が特徴です。外線・内線ボタンが明確に分かれており、着信・保留・転送などの操作が一目でわかります。電話帳や留守電機能など業務用の基本機能も標準搭載されています。
ただし、持ち運びには向きません。オフィス内で固定運用するには最も使いやすく、多くの社員が操作に慣れているため教育コストも少ない点が強みです。
スマホタイプ
スマホタイプは、社用スマートフォンを内線端末として利用できる仕組みです。クラウドPBXや専用アプリを導入することで外出先から社内通話が可能になります。
物理的な設置が不要で導入コストも抑えられる場合がありますが、セキュリティ対策や紛失リスクへの注意が必要です。外出が多い営業部門やテレワーク環境に適しており、業務の柔軟性を高める点で注目されています。
電話機の台数と同時通話数で選ぶ
導入する電話機の台数は、社員数だけでなく、会議室や受付用などの用途も考慮して決定する必要があります。また、同時に何本の外線通話を扱えるかは業務効率に大きく関わります。
外出が多い社員にはスマホ内線化を検討することで、設置台数を抑えることが可能です。最も混雑する時間帯を想定して、必要十分な通話数を確保できるシステム構成を整えることが重要です。
外線数で選ぶ
ビジネスフォンでは、同時に利用できる外線数が限られており、業務の通信量に見合った外線数を確保することが求められます。一般的には、社員数の約3分の1程度の外線数が目安です。ただし、必要な外千数は、業種や通話頻度によって適正値は変わります。
また、将来的な拡張も視野に入れ、主装置が外線数を柔軟に増設できるかも確認しておくと後々の対応がスムーズです。
回線のタイプで選ぶ
ビジネスフォンで使用する回線は、アナログ回線（加入電話）とIP回線の2種類があります。どちらを選ぶかによって通信品質やコストが大きく変わります。アナログ回線は安定性に優れ緊急通報も可能ですが、加入権が必要です。
一方、IP電話はインターネット回線を利用するため月額料金が安く、設備もシンプルに済みます。運用スタイルや通話の重要度に応じて、最適な回線を選ぶことが重要です。
機能で選ぶ
ビジネスフォンには、転送・留守電・録音・内線通話・自動応答など多彩な機能があります。導入にあたっては、自社の業務に必要な機能を洗い出し、過不足のない機種を選ぶことが肝心です。
たとえば、コールセンター業務には通話録音や通話履歴管理、営業部門ではスマホ連携などが求められます。多機能＝高価格になりがちですが、不要な機能を省き、費用対効果の高い製品選びが理想です。
設置場所で選ぶ
主装置をどこに設置するかも重要なポイントです。オフィス内に設置するオンプレミス型は、通信品質が安定しやすい一方、導入・保守のコストが発生します。
クラウド型は物理的な機器が不要で、災害時のBCP対策にも適していますが、回線品質や利用料の確認が必要です。コストや信頼性、事業規模を踏まえて、自社に最適な設置方法を選んでみてください。
コスト（価格）で選ぶ
初期費用と運用コストの両面から、ビジネスフォンの導入コストを評価することが必要です。オンプレミス型は導入時に数十万円以上かかるケースが多く、機器の購入や工事費も加算されます。
一方、クラウド型は初期費用を抑えやすい反面、月額利用料が継続して発生します。業務内容や導入規模に応じてトータルコストを比較しながら、自社の予算に合った構成を選定することがポイントです。
ビジネスフォンのコストについては、以下のページで詳しく解説しているので、併せてチェックしてみてください。
拡張性で選ぶ
将来的な人員増加や拠点展開を見越して、拡張性のあるビジネスフォンを選ぶことが、長期的なコスト削減につながります。主装置が限られた台数にしか対応していないと、事業拡大の際にシステムごと入れ替える必要が出てきます。
あらかじめ増設に対応できる余裕のある機種を選んでおけば、変化にも柔軟に対応可能です。拡張性は見えにくい要素ですが、将来を見据えた重要な選定基準です。
サポート体制で選ぶ
機器のトラブルや操作ミスが起きたときに頼れるサポート体制の有無は、ビジネスフォン選びで欠かせないポイントです。特に、小規模オフィスでは、電話一本で対応してくれるベンダーや遠隔サポート・保守サービスが充実した業者を選ぶと安心です。導入後の問い合わせ対応や保守内容まで含めて、契約前に確認しておくと後々のトラブルを回避できます。
ビジネスフォンの導入については、以下のページで詳しく解説しているので、併せてチェックしてみてください。
おすすめのビジネスフォンメーカー
ビジネスフォンの導入を検討する際は、各メーカーの強みを比較することが重要です。NTTは高い信頼性と国内トップのシェアを誇り、サポート体制も充実しています。SAXAはコスト重視の企業に適しており、NECは拡張性に優れ、コールセンターや医療施設でも導入実績があります。Panasonicは録音機能や操作性に定評があり、小規模オフィスに人気です。
そして、注目すべきはアイコムの「telelink®」です。ひかり電話や光ダイレクト回線に対応し、スマホ・無線端末・アプリ間でシームレスな連携ができます。多様な働き方を支える次世代型ビジネスフォンとして、今特におすすめのメーカーです。
ビジネスフォンを選ぶ際の注意点
ビジネスフォンを選ぶ際は、ただ「安い」だけで決めると、導入後に後悔する可能性があります。まずは、自社に本当に必要な機能を明確にし、オーバースペックな機種を避けることが大切です。また、将来的な人員増加や拠点拡大を見据えて、増設に対応できる拡張性のある機種を選ぶことも重要です。
中古品を検討する場合は、価格が安い反面、動作保証や保守対応が万全かどうかを必ず確認する必要があります。このように、コストを抑えつつ、長く安心して使える製品を選ぶことがポイントです。
まとめ
今回は、ビジネスフォンを導入・買い替えする際に押さえておきたい9つの選定ポイントを解説しました。
ビジネスフォンの選定時は、機能や拡張性に設置環境やサポート体制、導入コストも含めて総合的に判断することが大切です。メーカーごとの特徴を比較し、自社の業務形態に合った製品を選べば、不要なコストを抑えつつ長期的に安定した運用が可能です。用途や将来性を見据えたうえで、ビジネスフォンを導入してみてください。
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沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
