ビジネスフォンには「スピーカー機能」が搭載されており、日常業務を効率化する場面で活用されています。スピーカーを使えば、受話器を持たずに通話ができるため、両手を自由に使えるのが大きなメリットです。
この記事では、ビジネスフォンのスピーカー機能の仕組みや使い方、外部機器との連携方法などを詳しく解説します。解説する内容を把握すれば、より効率的なビジネスフォンの使い方が身につきます。社内コミュニケーションをスムーズにする参考になるため、ぜひ最後までご覧ください。
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ビジネスフォンにはスピーカー機能がある？
ビジネスフォンには、スピーカー機能が搭載されており、受話器を持たなくても通話ができるハンズフリー通話が可能です。ここでは、ハンズフリー機能の特徴や使い方を詳しく解説します。
ハンズフリー機能がある
ビジネスフォンの大きな特徴の1つが、「ハンズフリー機能」です。これは、受話器を手に持たずに通話ができる機能で、本体に内蔵されたスピーカーとマイクを利用して会話します。相手の声はスピーカーから聞こえ、自分の声はマイクを通じて相手へ伝わるため、通常の通話と同じ感覚で利用可能です。
両手を自由に使えるので、パソコン入力や資料確認をしながら電話に対応でき、応答スピードの向上に役立ちます。また、同席者も会話に参加できるため、小規模な打ち合わせや電話会議も簡単に行えるのがメリットです。
ハンズフリー機能の使い方
ハンズフリー機能の操作方法は機種によって異なりますが、基本的な使い方はシンプルです。まず、電話機のマイクがオンになっていることを確認します。着信があった際、受話器を上げる代わりに「スピーカーボタン」を押すとハンズフリー通話が始まります。そして、相手の声がスピーカーから流れる仕組みです。
自分が話す際は、電話機のマイクに向かって声を出せば相手に伝わります。通話を終える場合も同じくスピーカーボタンを押すだけで終了可能です。慣れると受話器を持ち替える手間がなくなり、効率的に電話対応ができます。
固定電話にスピーカーを外付けすることもできる
ビジネスフォンには本体内蔵のスピーカーだけでなく、外付けのスピーカーを取り付けて利用する方法もあります。ここでは、以下の2つの方法を紹介します。
- ページング機能を使う
- コールスピーカーに接続する
それぞれ詳しく解説します。
ページング機能を使う
ビジネスフォンには「ページング」と呼ばれる構内放送機能が備わっており、離れた場所にいる社員を呼び出す際に便利です。
たとえば、倉庫や工場で作業中のスタッフに外線の着信があった場合です。受話器から「〇〇さん、外線01番です」とアナウンスすれば、呼ばれた社員は倉庫の電話機で外線01を押すだけで通話できます。
放送の操作は、機種ごとに割り当てられた専用の番号をプッシュするだけです。ページング機能を利用するためには、主装置に放送用アンプや外部スピーカーを接続しておく必要があります。そのため、導入時は電話工事会社へ依頼することをおすすめします。
コールスピーカーに接続する
コールスピーカーは、ビジネスフォンと接続して活用できる外部スピーカーです。ページング放送だけでなく着信音を大音量で流すことも可能です。工場や物流の倉庫など、通常の着信音では気づきにくい環境でも確実に呼び出せるため、業務効率の向上につながります。
仕組みは、主装置や電話機に接続するだけで、アンプが内蔵されているため工事は必要ありません。製品としては、ノボル電機製作所の「BN/BSシリーズ（ボックス型）」や「FH592/595（ホーン型）」などが代表的です。
スピーカー以外の便利なビジネスフォンの使い方
ビジネスフォンには、スピーカー以外にも以下のような便利な機能があります。
- 不在転送
- 音声呼び出し
- グループ呼び出し
- ページング呼び出し
- 通話中呼び出し
- 不応答返答
ここでは、各機能を詳しく解説します。
不在転送
不在転送は、担当者が席を外していても別の電話機へ自動的に内線を転送できる仕組みです。これにより、かけ直しの手間を省き、担当者が会議や外出中でも連絡を取りやすくなります。特に打ち合わせや外出が多い社員にとって、応答の機会を逃さない便利な機能です。
音声呼び出し
音声呼び出しは、内線着信を音ではなく声で伝える機能です。番号の後に「#」を押すことで「〇〇さん、いますか？」と直接呼びかけられるため、作業に集中している相手にも気づいてもらいやすいのが特徴です。誰が呼んでいるかが明確に伝わるため、応答率を高める効果もあります。
グループ呼び出し
グループ呼び出しは、複数の電話機に一斉に呼び出しをかけられる機能です。部署単位や特定のグループを登録しておけば、呼び出しボタンを押すだけで同時に連絡できます。個別に内線をかけ直す必要がなく、担当者がどこにいるか分からないときにも素早く伝達できるのがメリットです。
ページング呼び出し
ページング呼び出しは、倉庫や工場など受話器の前にいない担当者を呼び出す際に活用されます。スピーカーを通じて広い範囲に呼びかけができるため、作業音に遮られても相手に気づいてもらいやすいのが特徴です。現場が広い会社や店舗で特に重宝される機能になります。
通話中呼び出し
通話中呼び出しは、相手がすでに通話している場合でも着信音を鳴らして呼び出せる機能です。通話を一時的に保留にして内線をつなげるため、緊急時でも迅速に連絡が可能になります。重要な連絡を取り逃さないために欠かせない機能の1つです。
不応答返答
不応答返答は、内線に応答がなかった場合に自動で別の内線へ転送される仕組みです。設定した回数や時間が経過すると別の電話に呼び出しが移るため、取りこぼしを防ぎます。オフィス全体で確実に対応できる体制を整えるのに役立つ機能です。
ビジネスフォンのスピーカー機能でできること
ビジネスフォンのスピーカー機能は、単に通話するだけでなく、職場全体の情報共有にも役立ちます。たとえば、着信音をスピーカーから大きく流すことで、広い作業場や騒音の多い現場でも着信に気づきやすくなります。
また、特定の場所に出向かなくても離れた相手に直接呼びかけられるため、業務効率の向上につながります。相手の居場所がわからなくても、建物全体に向けてアナウンスすることで速やかに連絡を取ることが可能です。朝礼や全体への緊急連絡を一斉に伝達できるため、職場全体の意思疎通がスムーズになります。
ビジネスフォンのスピーカー機能がない場合は？
スピーカー機能が搭載されていない電話機でも、外部機器を活用することでハンズフリー通話は可能です。最も手軽なのは外部スピーカーを利用する方法になります。受話器のコードをスピーカーフォンに接続するだけで、多くの固定電話やPBXに対応できます。ただしコードレス電話機では利用できないため注意が必要です。
また、BluetoothやDECT方式を用いたワイヤレスヘッドセットを接続すれば、ケーブル不要で安定した通話が行えます。さらに近年はスマホを内線化し、専用アプリを通じて保留や転送も可能にする仕組みも普及しています。これにより、ハンズフリー通話が必須の環境でも柔軟に対応できるのが大きなメリットです。
まとめ
ビジネスフォンのスピーカー機能は、受話器を持たずにハンズフリー通話ができ、業務効率を大きく高めてくれる機能です。さらに、ページングやコールスピーカーを活用すれば、広い職場全体への呼びかけや緊急連絡もスムーズに行えます。
スピーカーがない場合でも、外部スピーカーや無線ヘッドセット、スマホ内線化を導入することで代替も可能です。環境に応じた使い方を選べば、社内コミュニケーションをさらに円滑にできます。ビジネスフォンのスピーカー機能を効果的に使い、効率的な業務運営に取り組んでみてください。
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