ビジネスフォンは導入後に設定を変更することで、業務に合わせた使い方が可能になります。しかし、どこまで自分で設定できるのか、またどの範囲は業者に依頼すべきなのか悩む方も少なくありません。
そこでこの記事では、自分でできる設定方法や依頼が必要な作業の違い、設置費用の目安、さらに注意点などを解説します。この記事を読めば、ビジネスフォンの設定に関する知識が身につきます。ビジネスフォンを導入する際の参考になるため、ぜひ最後までご覧ください。
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ビジネスフォンは自分で設定できる？
ビジネスフォンの設定の一部は、自分でできます。ここでは、ビジネスフォンを自分で設定できるかどうかを解説します。自分でできる部分と専門業者に依頼が必要な部分を把握して、導入時の参考にしてみてください。
自分でできる設定と業者に依頼する必要がある設定がある
ビジネスフォンの設定には、自分で対応できる範囲と専門資格を持った業者に依頼しなければならない範囲があります。簡単な操作は利用者でも可能ですが、主装置や配線を扱う工事は法律で資格が必要となるため注意が必要です。
自分でできる設定
利用者でも対応できる設定は、日常的な操作や端末周りの簡単な作業が中心です。たとえば、電話帳への番号登録や編集、受話器やコード類の交換などです。既存の端末同士の接続変更といった作業も資格がなくても可能です。
特に、日々の業務で必要となる電話帳の登録や修正は、自社で対応できれば業務効率も高まります。端末の入れ替えや小規模な変更に関しては、自身で操作して問題ありませんが、規模の大きな変更は専門業者に任せるのが安全です。
業者に依頼する必要がある設定
ビジネスフォンのシステムは主装置を中心に構築されており、この部分に関わる作業はすべて専門業者による設定が必要です。主装置への配線接続やデータ設定、ユニットの追加や設定変更、電話機の増設やオフィス移転時の配線見直しなどは専門工事に該当します。
これらの作業は技術者でなければ行えません。システム全体の安定性を守るためにも、こうした工事は必ず専門業者に依頼する必要があります。
ビジネスフォンを設定するには資格が必要
ビジネスフォンの設置や設定にあたっては「電気通信設備工事担任者（工事担任者）」の国家資格が必要です。資格を持たない人が主装置や配線に触れると通信障害を引き起こすリスクがあり、法律上も処罰の対象となります。
実際に、無資格で工事を行った場合は2年以下の懲役や50万円以下の罰金が科される可能性もあります。社内に資格保持者がいない場合は、必ず専門の工事業者へ依頼して安全かつ確実な方法で設定することが重要です。
機能ごとのビジネスフォンの設定方法
ビジネスフォンには多くの便利な機能が備わっており、業務内容に応じて設定を変えることでより効率的に利用できます。ここでは代表的な機能の設定方法を解説します。メーカーや機種によって操作手順が異なるため、自社の電話機に合った設定方法を確認することが大切です。
留守電の設定方法
ビジネスフォンの留守電機能は、外出時や営業時間外に欠かせない便利な機能です。たとえばNTTの「NXⅡ」では、主装置に音声メールユニットを搭載することで利用可能になります。設定は、内線ボタンを押して留守ボタンを選択するだけで完了し、録音されたメッセージは暗証番号を入力すれば再生できます。
また、メッセージは一定件数を超えると自動で削除されますが、手動での消去も可能です。さらに、ガイダンス音声はデフォルト音源の選択や自分の声を録音してオリジナルに変更もできます。
ナンバーディスプレイの設定方法
ナンバーディスプレイは、着信時に相手の電話番号を表示する機能で、迷惑電話対策や重要な相手の把握に役立ちます。利用するには通信事業者への申し込みが必要で、電話機が対応機種であることも前提です。
設定は、電話機のメニュー画面から「番号表示」や「ナンバーディスプレイ設定」を選び、有効化するだけで完了します。オン・オフを切り替えた後は必ず保存をすることが重要です。発信者の情報を事前に確認できるため、応答の優先度を判断したり、業務効率を高めたりするのに大いに役立ちます。
着信拒否の設定方法
着信拒否機能は、迷惑電話や不要な着信を遮断し、快適な通信環境を保つために欠かせません。登録方法は大きく2つあり、通話中にサービスボタンを押して登録する方法と、着信履歴から選んで登録する方法があります。
履歴からの登録では、相手の番号を選択後に「着信拒否グループ登録」を選ぶだけで完了します。なお、自分が発信した通話中には登録できないため注意が必要です。この機能をうまく利用すれば、業務を妨げる電話を効率的に排除し、スムーズな業務運用が可能です。
転送の設定方法
転送機能は、席を外しているときでも別の電話機や外部の電話へ着信の引き継ぎが可能な仕組みです。NEC「Aspire X」シリーズでは、スピーカーボタンを押して転送番号を入力することで外線自動転送を設定できます。さらに、無応答転送では転送されるまでの時間を細かく調整することも可能です。
一方、外線手動転送では、保留ボタンを押して転送先をダイヤルし、担当者に通話を引き継ぐ手順となります。内線転送の場合も同様に簡単で、保留後に内線番号を押すだけで対応できます。利用環境に応じて、自動・手動を使い分けることが重要です。
ビジネスフォンを設定する際の4つの注意点
ビジネスフォンを設定する際には、以下の4つの注意点があります。
- 主装置によって接続可能台数が変わる
- ユニットに空きが必要
- メーカーを揃える必要がある
- 業者に依頼しなければならない作業がある
ここでは、各注意点を詳しく解説します。
主装置によって接続可能台数が変わる
ビジネスフォンの主装置はモデルごとに接続できる電話機や回線の数が異なります。たとえば小規模オフィス向けのSクラスは10台前後、大規模向けのLクラスは80台といったように、用途に応じた選定が必要です。
将来的な増設を見据え、拡張可能な主装置を導入しておくと、後から追加費用を抑えつつ柔軟に対応できます。
ユニットに空きが必要
主装置の内部には拡張ユニットを差し込むスロットが用意されており、ここに空きがないと電話機を増設できません。新たに回線や機能を追加する際は、ユニットの残数の確認が必要です。
スロット不足の際は主装置をより大きなタイプに交換するか、別ユニットを増設する方法が必要です。特に成長中の企業では、将来的な拡張を考えて余裕を持った設計が欠かせません。
メーカーを揃える必要がある
ビジネスフォンを新たに導入・追加する際は、必ず主装置と電話機を同じメーカー・同一シリーズで揃えなければなりません。異なるメーカーやシリーズの機器は互換性がなく、正常に動作しません。
既存の機種が廃番で手に入らない場合は、中古品の調達や設備一式の入れ替えを検討するのが現実的です。導入前に型番をしっかり確認し、間違いのない機材選びが重要です。
業者に依頼しなければならない作業がある
子機の増設や主装置の配線調整など、一部の作業は国家資格を持つ技術者でなければ対応できません。誤った工事は通信障害やトラブルの原因となり、法律違反に問われる可能性もあります。
ビジネスフォンの増設や配線変更をする場合は、必ず専門業者に依頼しなければいけません。工事費用は作業内容や配線の長さで変わるため、導入前に見積もりを取り、コストを確認してから判断することが大切です。
ビジネスフォンの設定に関するよくある質問
ビジネスフォンの設定に関するよくある質問をいくつか紹介します。
ビジネスフォンの設定はマニュアルがあればできますか？
ビジネスフォンは、マニュアルを見ながら操作することで一部の設定は自分で行えます。たとえば、電話帳の登録や簡単な転送設定などは説明書を参照すれば対応可能です。
ただし、主装置に関わる初期設定や配線工事は専門知識と資格が必要で、利用者がすべて対応できるわけではありません。基本的な部分は自分で、複雑な設定は業者に任せるなどの使い分けが重要です。
ビジネスフォンの設定工事を依頼する業者はどうやって選べばいいですか？
設定工事を依頼する際は、信頼できる業者を選ぶことが大切です。まずは、複数社から見積もりを取り比較するほか、国家資格を持つ技術者が在籍しているか確認してみてください。
さらに、工事後のアフターフォロー体制や、見積書の内訳が明確であることも判断材料になります。導入前に下見に対応してくれる業者であれば、オフィス環境に合わせた最適な提案を受けられるため安心です。
まとめ
ビジネスフォンの設定は、自分で対応できる範囲と専門業者に任せるべき範囲が分かれています。電話帳登録や転送設定などは利用者でも可能ですが、主装置や配線工事は資格を持つ技術者が必要です。
マニュアルを確認しつつ、必要に応じて業者に依頼することで安全かつ効率的に導入できます。正しい知識と判断で運用することが、快適なビジネス環境づくりの第一歩となります。自分でできる設定と専門業者による作業が必要な設定を把握して、効率的な運用を目指してみてください。
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