ビジネスフォンをより快適に使う方法として注目されているのが「インカム（ヘッドセット）」です。受話器を持たずに通話できるため、両手が自由になり作業効率が大幅に向上します。しかし、接続方法や選ぶ際のポイントを理解していないと、せっかく導入しても十分に活用できない場合があります。
この記事では、ビジネスフォンにインカムを導入する際の費用や使い方、接続方法、さらに選び方のポイントまで解説します。この記事を読めば、ビジネスフォンで便利にインカムを使う方法が身につきます。効率的な業務遂行の参考になるため、ぜひご覧ください。
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ビジネスフォンで便利なインカムとは？
インカム（ヘッドセット）は、ビジネスフォンの受話器の代わりに装着して使える機器です。ヘッドホンとマイクが一体化しているのが特徴で、口元からマイクの位置がずれにくいため、安定した音声で通話が可能になります。
タイプは大きく有線と無線に分かれ、有線タイプはケーブル接続による安定した音質が魅力です。一方、無線タイプはBluetoothなどを用いて接続でき、通話しながら移動できる利便性があります。作業をしながら応対できるため、オフィスやコールセンターなど幅広い現場で活用されています。
インカムが役に立つ場面
インカムは、通話中に両手を自由に使えるため、作業効率を求められる職場で大きな力を発揮します。特に、コールセンターでは受話器を持たずに通話できることで、パソコン入力や資料確認をしながらスムーズに対応可能です。
さらに、ノイズを拾いにくいため、相手の声が明瞭に聞こえる点も大きな特徴です。加えて、飲食店やイベント会場、病院や歯科医院など、スタッフが動きながらやり取りする現場でも活躍します。クリアな音声で移動しながら会話できることから、業種を問わず幅広く利用されています。
ビジネスフォンとインカムの接続方法
ビジネスフォンとインカムを接続するためには、主に以下の4つの方法があります。
- 受話器の差込口にインカムを接続する
- インカム専用差込口に接続する
- USBで接続する
- Bluetoothなどのワイヤレスで接続する
ここでは、各方法を詳しく解説します。
受話器の差込口にインカムを接続する
最も基本的な方法は、電話機の受話器差込口にインカムを接続するやり方です。この場合、通話中は受話器を上げた状態にしておき、終了時には戻す必要があります。
ただし、機種によってはヘッドセット用の設定をすることで、受話器を操作せずにボタンだけで通話や終了が可能です。ハンドセットリフターを利用すれば、受話器の上げ下げをヘッドセット操作と連動でき、さらに便利に利用できます。
インカム専用差込口に接続する
ヘッドセット利用を想定したビジネスフォンには、専用の差込口が備わっている場合があります。この端子に接続すれば、受話器を操作する必要がなく、スムーズにヘッドセットで通話が可能です。
多くの機種には専用ボタンが搭載されており、そのボタンを押すことで通話開始や終了の操作を簡単に行えます。インカムを頻繁に使用する業務環境では、この専用差込口の有無が使い勝手を大きく左右します。
USBで接続する
CTIシステムなどを利用してパソコンから通話する場合は、USB接続タイプのヘッドセットが便利です。USBポートに差し込むだけで利用できるため、設定が比較的容易で導入コストも抑えられます。
パソコンと連動させることで、顧客情報の表示や通話記録の管理も可能になるのが特徴です。特にコールセンターやサポートデスクでは、業務システムと連動した運用ができるUSB接続が有効に活用されています。
Bluetoothなどのワイヤレスで接続する
BluetoothやWi-Fiを使ったワイヤレス接続に対応したインカムも増えています。ワイヤレス接続はケーブルが不要なため、デスク周りをすっきりさせつつ、移動しながら通話が可能です。
機種によっては、専用の基地局をビジネスフォンに接続し、そこから複数台のヘッドセットを同時に利用できるものもあります。たとえば、Jabra PROシリーズでは1つの基地局に最大4台のヘッドセットを接続可能で、複数人での通話にも対応可能です。
ビジネスフォンにインカムを導入するメリット
ビジネスフォンにインカムを導入すると、以下のメリットがあります。
- 両手が空く
- 簡単に音量調整ができる
- 通話品質が高くなる
- 姿勢が良くなる
それぞれ詳しく解説します。
両手が空く
インカムを導入する最大のメリットは、受話器を手に持たずに通話できるため両手が自由になる点です。電話中でもメモをとったり、パソコンで資料を入力したりと並行作業が可能になります。
コールセンターや事務職のように通話と記録を同時にする業務では、特に大きな効果を発揮します。作業効率を落とさずに通話できるため、業務のスピードアップが可能です。
簡単に音量調整ができる
インカムには本体やケーブル部分に操作スイッチが備わっているものが多く、音量調整やミュートが簡単に行えます。機種によっては発着信や通話終了の操作も可能で、受話器を操作する手間を省けるのもメリットです。
また、相手の声が聞き取りづらいときも、即座に音量を調整できるため快適な通話が維持できます。業務中に素早く操作できることで、やり取りのストレスを減らせる点もインカムの魅力です。
通話品質が高くなる
インカムを利用すれば、受話器よりもクリアな音声で会話できるケースが多くなります。耳を覆うヘッドホンで相手の声を正確に聞き取れるほか、マイクも口元に固定されるため自分の声をはっきり届けられます。
周囲の雑音を拾いにくい設計の製品も多く、騒がしい環境でも安定した通話が可能です。通話品質が向上することで会話の聞き取りミスが減り、顧客対応や社内連絡の質が向上します。
姿勢が良くなる
受話器を長時間肩に挟んで作業をすると、首や肩に大きな負担がかかり姿勢も崩れやすくなります。インカムを使えばこうした体の負担を減らし、自然な姿勢を保ったまま通話が可能です。
特に長時間の応対が続く職場では、慢性的な肩こりや首の痛みの予防につながり、社員の健康維持に寄与します。正しい姿勢を維持できることで集中力も高まり、結果的に業務効率の改善にも効果を発揮します。
ビジネスフォンに接続するインカムの選び方
インカムは種類や機能によって使い勝手が大きく変わります。業務内容や環境に合ったモデルを選ばなければ、思うように効果を発揮できません。
ここでは、ビジネスフォンに接続するインカムの選び方を詳しく解説します。
タイプで選ぶ
インカムには片耳タイプと両耳タイプがあります。片耳タイプは周囲の音を聞き取りやすく、社内での声かけや上司からの指示も同時に把握できます。一方、両耳タイプは外部の雑音を遮断しやすく、通話に集中できるのが特徴です。
業務内容によっては両耳を塞ぐと社内連携が取りにくい場合もあるため、職場環境に応じて選ぶことが重要です。
マイクの位置で選ぶ
快適に使用するためには、マイクの位置調整が可能かどうかも大切なポイントです。マイクの角度や距離を調整できないヘッドセットでは、相手に声が届きにくかったり、逆に雑音が混ざったりすることがあります。
マイクが使いづらい位置にあると、位置を気にしてストレスにもつながります。顔の形や声の大きさには個人差があるため、自由にマイク位置を調整できるタイプを選ぶと安心です。
必要な機能があるかどうかで選ぶ
インカム選びでは、通話を快適にするための機能面も重要です。代表的なものに周囲の雑音を抑えるノイズキャンセリング機能や、声をしっかり拾う指向性マイクがあります。ミュートや音量調整機能が付いていると操作性が向上し、効率的な業務が可能です。
骨伝導式のヘッドセットは騒がしい環境でもクリアに聞き取れるため、工場やイベント会場などでも活躍します。用途や使用シーンに応じて必要な機能を備えた機器を選ぶことが大切です。
ビジネスフォンとインカムに関するよくある質問
ここでは、ビジネスフォンとインカムに関するよくある質問をいくつか紹介します。
固定電話でヘッドセットと受話器で切替はできますか？
固定電話では、受話器とヘッドセットを切り替えて利用することが可能です。その際に便利なのが「切替器」と呼ばれる専用機器です。たとえば、切替器にはPolyのMDA100 QDや、JabraのGN1200とスイッチを組み合わせた製品があります。こうした製品は、受話器とヘッドセットを同時に接続し、手元のスイッチ操作で通話中でも簡単に切替できます。
普段は受話器を使用し、集中したいときだけヘッドセットに切り替えるといった柔軟な使い分けが可能です。
インカムと電話の接続方法は？
インカムは、受話器の代替として接続して利用します。接続方式にはいくつかあり、モジュラータイプは最も一般的で、固定電話との相性が良いモデルです。また、一部の電話機では2.5mmピン端子に対応しており、専用ケーブルで接続するタイプもあります。
さらに、USBタイプはパソコンと接続してソフトフォンやウェブ会議で使用でき、在宅勤務やリモート環境でも活躍します。用途に合わせて最適な方式を選ぶことが重要です。
まとめ
ビジネスフォンにインカムを導入することで、両手が自由になり作業効率が向上し、長時間の通話でも快適に業務が行えます。接続方法は受話器差込口や専用端子、USBやBluetoothなど多様で、職場環境に合わせた選択が可能です。
さらにノイズキャンセリングや音量調整機能を備えたモデルを選べば、通話品質や業務環境も改善できます。自社に最適なインカムを導入し、日々の業務の効率化を図ってみてください。
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