ビジネスフォンは、社内外をつなぐ非常に便利なコミュニケーションツールです。従来の固定電話とは異なり、複数の回線を効率的に管理できるほか、取次や内線機能など業務を円滑にする多くのメリットがあります。一方で、デメリットや注意すべき点も少なくありません。
そこでこの記事では、ビジネスフォンを使用するメリットとデメリット、選ぶ際のポイントや導入時の注意点などを解説します。ビジネスフォンの導入を迷っている人の参考になるため、ぜひご覧ください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
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沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
ビジネスフォンを導入する8つのメリット
まずは、ビジネスフォンを使うメリットを紹介します。ビジネスフォンを使用すると、次のメリットが企業にもたらされます。
- 複数の電話に対応できる
- 通話料金を抑えられる
- 社内どこからでも“内線”発信・通話ができる
- 顧客満足度が上がる
- BCP対策になる
- 電話の取次が容易になる
- 企業の信頼度が上がる
- 従業員満足度も上がる
それぞれのメリットを詳しく解説します。
複数の電話に対応できる
ビジネスフォンを導入すると、同時に複数の回線からの着信に対応でき、話し中で顧客を逃すリスクを減らせます。家庭用電話では一度に一件しか取れませんが、ビジネスフォンなら複数端末で効率的に応対が可能です。
さらにアプリ型を活用すれば、スマホでも外出先から直接受電でき、利便性が高まります。
通話料金を抑えられる
大きな魅力は通話料金の削減です。内線通話が無料で、オフィス内や拠点間の連絡コストをゼロにできます。外線も複数回線契約で割引が受けられる場合があり、固定費を抑えることが可能です。
さらにIP電話なら、インターネットを利用して遠距離や国際通話も低料金で実現でき、通信費の大幅削減につながります。
社内どこからでも“内線”発信・通話ができる
ビジネスフォンは各端末に内線番号を割り振れるため、社内のどこにいても番号を押すだけで連絡が可能です。移動の手間を省けるだけでなく、内線は無料のためコスト削減にも効果的です。
さらにアプリ型のシステムを活用すれば、外出先でもスマートフォンを通じて内線化できます。このように、ビジネスフォンを使用すれば、社員同士の円滑なコミュニケーションを支えられます。
顧客満足度が上がる
顧客対応の質を高める機能も魅力です。IVR（自動音声案内）で適切な担当者へスムーズにつなげ、待ち時間を短縮できます。
CTIと連携すれば顧客情報を確認しながら応対でき、1人ひとりに合った丁寧なサービスを提供可能です。電話が重要な窓口となる企業において、ビジネスフォンは顧客満足度と信頼性を高める有効なツールとなります。
BCP対策になる
災害や感染症流行などの有事に備え、ビジネスフォンは事業継続の手段としても有効です。クラウドPBXなら被災時でも別拠点や自宅から業務を継続可能です。
多拠点間でのシステム共有やスマホ連携を活用すれば、電話対応を止めずに業務を継続できます。リスクを抑え、緊急時の事業中断を防ぐ有効なBCP対策の一環となります。
電話の取次が容易になる
従来の電話では担当者を探して直接受話器を渡す必要があり、顧客を長く待たせる原因となっていました。ビジネスフォンならワンタッチで転送でき、迅速な取次が可能です。
社員数が多い企業やオフィスが広い場合に特に便利で、顧客満足度の向上にもつながります。スマホ内線化を組み合わせれば、外出先でもスムーズに取次も可能です。
企業の信頼度が上がる
代表番号の取得やIVRによる自動応答は、企業の信頼性を高める大きなポイントです。顧客や取引先に安心感を与えるとともに、無駄のない応対で顧客対応の体制が整っていることを印象付けることが可能です。
さらにデザイン性の高い電話機を導入すれば、来客時にも好印象を与えられます。電話対応を強化することで、企業全体のブランド力や社会的信用度を高められます。
従業員満足度も上がる
ビジネスフォンは社員にとっても働きやすい環境づくりを支援します。内線でのスムーズな情報共有や、ヘッドセットを活用したハンズフリー通話は業務効率を高めます。
さらに、通話録音機能はトラブル防止に役立つため、問題発生時の対応にも効果的です。こうした環境整備は従業員のストレスを軽減し、モチベーションと生産性の向上につながります。
ビジネスフォンを導入するデメリット
ビジネスフォンは業務効率化や信頼性向上に役立つ一方で、導入にあたってデメリットも存在します。
ここでは代表的なデメリットを解説します。
初期費用がかかる
ビジネスフォンの導入では、家庭用電話機のように本体代だけで済むわけではありません。必ず主装置の導入が必要で、その購入費用や設置工事費、さらに初期設定にかかる費用が発生します。
これらは数万円から数十万円規模になることもあり、家庭用電話と比べて初期投資の負担が大きいのが現実です。
利用の際は工事が必要
ビジネスフォンを導入する場合、電話機を購入しただけでは利用できません。新規導入なら回線工事や配線工事が必須で、さらに増設の際にも主装置と電話機をつなぐ作業が必要となります。
そのため、導入を思い立ってすぐに利用を開始できるわけではなく、必ず工事日程を調整しなければなりません。運用開始までに時間がかかる点は注意すべきデメリットです。
リース契約では途中解約できない
ビジネスフォンはリース契約で導入することも可能ですが、途中解約ができない制約があります。契約期間中に拠点移転や機器増設が必要になれば、新たに追加契約を結ばざるを得ず、費用が二重にかかる恐れがあります。
契約形態によっては長期的にコストが増大する恐れもあるため、導入前に十分なシミュレーションをしておくことが大切です。
ビジネスフォンを選ぶ際のポイント
ビジネスフォンを選ぶ際には、以下のポイントを抑えることが大切です。
- アナログ電話かIP電話かで選ぶ
- 業務に必要な便利機能で選ぶ
- 増設や移転など将来性を踏まえて選ぶ
ここでは、各ポイントを詳しく解説します。
アナログ電話かIP電話かで選ぶ
ビジネスフォンを選ぶ際に最初に確認すべきは回線の種類です。アナログ回線は従来型の方式で、安定した通話品質が得られる一方、インターネット回線と別途契約が必要になるためランニングコストがかさみます。
これに対し、IP電話は光回線を利用して音声をデータ化して送受信する仕組みで、電話とネットを一本化できるのが強みです。コスト面や通信品質の優先度を考慮し、自社に最適な方式を選択してみてください。
業務に必要な便利機能で選ぶ
ビジネスフォンには多種多様な機能が搭載されており、業務に直結する機能を見極めて選ぶことが重要です。たとえば内線・転送機能やIVR（自動音声応答）は顧客対応の効率化に役立ちます。
さらに、迷惑電話のブロック機能、会話内容を自動でテキスト化する機能などを組み合わせれば業務効率が一層高まります。基本機能は標準搭載されていることが多いため、予算と必要性を踏まえて選んでみてください。
増設や移転など将来性を踏まえて選ぶ
会社の成長に伴い従業員数や拠点数が増えれば、必要となる回線や端末が追加で求められることがあります。主装置の増設や移転の際には再び工事が必要になり、思わぬ追加費用が発生することも少なくありません。
そのため、将来の拡張性や柔軟性を考慮しておくことも大切です。あらかじめ増設が容易な機種やクラウド型PBXを選んでおくことで、長期的に安心して利用できる環境を整えられます。
ビジネスフォンを導入する際の注意点
ビジネスフォンの導入では、利便性だけでなくリスク面への理解も欠かせません。特にクラウド型はインターネット回線に依存するため、障害時には通話やメールなど業務全般が止まる恐れがあります。
また、通話品質も回線の安定性に左右され、混雑時は音声が途切れる可能性があります。さらに、クラウド利用ではデータが外部サーバーに保存されるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクも伴います。事業者のセキュリティ対策を確認しつつ自社でもマニュアル整備や従業員教育を行い、安定性と安全性を確保することが重要です。
まとめ
この記事では、ビジネスフォンを使用するメリットとデメリット、選ぶ際のポイントや導入時の注意点などを解説しました。
ビジネスフォンは、複数回線対応や内線機能による効率化、顧客満足度の向上など多くのメリットをもたらします。一方で、初期費用や工事、契約上の制約といった注意点もあります。
導入する際には、自社に必要な機能や将来の拡張性、セキュリティ面を含めて総合的に検討することが大切です。ぜひこの記事を参考に、自社に合ったビジネスフォンの導入を前向きに検討してみてください。
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