中小企業や小規模オフィスでは「固定電話は最低限で十分」と考える方も少なくありません。しかし、実際にはビジネスフォンを導入することで業務効率や顧客対応の質を大きく高められます。
この記事では、中小規模のオフィスにおすすめのビジネスフォン機能や選び方のポイントなどを解説します。「会社としての規模が小さいから」とビジネスフォンの導入に消極的な場合も参考になるため、ぜひご覧ください。
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ビジネスフォンを中小企業や小規模オフィスに導入するべき理由
近年の家庭用電話機は機能面でも進化しており、個人利用には十分対応できます。しかし、なぜ多くの小規模オフィスや中小企業であえてビジネスフォンが導入されているのでしょうか。
ここでは、中小企業や小規模オフィスにビジネスフォンがおすすめの理由を解説します。
1つの番号で2回線同時に利用できる
ビジネスフォンの大きなメリットは、1つの代表番号で複数通話を同時に行える点です。家庭用電話では誰かが通話中だと他の着信を受けられず、ビジネス機会を逃す恐れがあります。
しかし、ビジネスフォンであれば、回線を複数用意することで同時に別の相手と通話できるため、着信がつながらないリスクを減らせます。お客さまの信頼を失わないためにも欠かせない機能です。
1つの電話機で複数番号の使い分けできる
ビジネスフォンは、1台の電話機で複数の電話番号を使い分けられます。家庭用電話では番号ごとに電話機を用意する必要がありますが、ビジネスフォンなら外線ボタンを番号ごとに設定できます。
そのため、自宅番号とオフィス番号を1台で区別が可能です。さらに鳴り分け機能を利用すれば、着信音だけでどの番号にかかってきたのかを判別でき、スムーズな対応につながります。そのため、小規模事務所にとって効率的に運用できる仕組みです。
小規模オフィス・中小企業の固定電話におすすめのビジネスフォンの機能
ここでは、小規模オフィス・中小企業の固定電話におすすめのビジネスフォンの機能を紹介します。
- 外線転送機能
- 録音機能
- リモートコールバック機能
- 着信お待たせ機能
- 迷惑電話対策の機能
- ドアホン機能
- 受付電話機
それぞれの機能を詳しく解説します。
外線転送機能
小規模オフィスでは担当者が外出していて不在にしているケースが多く、電話対応が滞りやすいです。そこで外線転送機能を利用すれば、オフィスにかかってきた電話を外出先の携帯電話へ転送でき、迅速な対応が可能になります。
顧客を待たせることなくスムーズに会話ができるため、信頼を損なわず業務効率も向上します。少人数体制で外出が多い企業にとって必須の機能です。
録音機能
録音機能は、通話内容を保存し、後から確認できる点が大きな魅力です。小規模オフィスでは人手不足により対応の引き継ぎが難しい場面もありますが、録音があればやり取りの内容を正確に共有できます。
クレーム対応や契約内容の確認にも役立ち、トラブル防止の観点からも重要な機能です。また教育や研修の素材として活用することもでき、業務改善にもつながります。
リモートコールバック機能
外出が多い社員の通信費を削減できるのがリモートコールバック機能です。社員が自分の携帯から会社にワンコールすると、自動的に会社から折り返しが入り、その後内線番号を入力することで会社の通話料で発着信できます。
これにより携帯電話の料金負担を減らしつつ、どこからでもオフィスの電話が利用可能で、コストと利便性の両立に有効です。
着信お待たせ機能
小規模オフィスでは、限られた人員で同時に複数の電話に対応するのは困難です。着信お待たせ機能を活用すれば、通話中の着信を保留状態にして順番に応対できるため、取りこぼしを防げます。
顧客側も「お待ちください」などの案内を受けられるため安心感があり、結果的に顧客満足度の向上につながります。こうしたことから、着信お待たせ機能は、効率的な電話対応を支える便利な機能です。
迷惑電話対策の機能
業務を妨げる迷惑電話や営業電話に時間を取られるのは、中小企業にとって大きな負担です。ナンバーディスプレイと組み合わせれば、非通知や特定の番号を拒否できるため、無駄な対応を減らせます。
限られた人員で効率的に業務を進めるには、不要な電話をブロックして重要な応対に集中できる環境を整えることが大切です。
ドアホン機能
ドアホン機能は、来客や宅配業者が来た際にビジネスフォンを通じて応対できる便利な機能です。インターホンを取り付けることで、オフィス内の電話機から応答できるため、わざわざ受付や玄関まで移動する手間を省けます。
セキュリティ面でも役立ち、不審な訪問者の際も対面せずに確認でき、安全性を高める効果も期待できます。
受付電話機
来客対応の効率化に役立つのが受付専用の電話機です。無人の受付に設置すれば、訪問者が簡単に担当部署や社員を呼び出せます。
小規模オフィスでは専任の受付スタッフを置けない場合も多いため、受付に電話機を設置すれば受付業務をカバーできます。顧客や取引先に対してもスムーズな案内ができ、企業の信頼性やイメージ向上が可能です。
小規模オフィス・中小企業に適したビジネスフォンの選び方
小規模オフィスや中小企業がビジネスフォンを導入する際は、自社の業務に合った機種を選ぶことが重要です。ここでは、小規模オフィス・中小企業に適したビジネスフォンの選び方を紹介します。
利用目的やチャネル数を明確にしておく
ビジネスフォンには営業特化型やコールセンター向けなどさまざまなタイプがあります。そのため、まずは自社がどのように電話を利用するのかを明確にしなければなりません。特に重視すべきは「チャネル数」で、これは同時通話できる回線数を指します。
チャネルが少なすぎれば顧客からの電話がつながらず機会損失につながり、多すぎると不要なコストが発生します。従業員数や業務形態に応じて最適な回線数を設定することがポイントです。
新品と中古のビジネスフォンのメリット・デメリットを理解しておく
ビジネスフォンの導入時に悩むのが新品か中古かです。新品は保証期間が長く最新機能や高い拡張性を備えているため安心感がありますが、初期費用は高額になります。
一方、中古は導入費を新品の半分以下に抑えられる点が魅力で、スタートアップや小規模オフィスには取り入れやすい点が特徴です。ただし、保証期間が短いことや機能面で制限がある場合も多いため、コストと信頼性のバランスを踏まえて選択することが重要です。
機能や拡張性を考慮する
導入時に目先の機能だけで選ぶと、将来の増設時に買い替えが発生する恐れがあります。たとえば、台数を追加したいのに主装置が対応できないと、まだ使用できる電話機を含め一式入れ替えが必要です。その結果、無駄なコストが発生します。
事業拡大を視野に入れている場合は、あらかじめ拡張性の高い機種を選ぶことが大切です。導入段階で「将来的に増設も検討している」と業者に伝えておけば、適切な機種を提案してもらえます。
小規模オフィス・中小企業のビジネスフォンに関するよくある質問
ここでは、小規模オフィス・中小企業のビジネスフォンに関するよくある質問をいくつか紹介します。
ホームテレホンとビジネスフォンの違いとは？
ホームテレホンとビジネスフォンの大きな違いは、同時通話が可能かどうかにあります。ホームテレホンの同時会話数は、最大2人程度です。
これに対し、ビジネスフォンは主装置によって複数人が同じ番号で同時に通話できます。利用人数や用途に合わせて選ぶことが大切です。
小規模の事務所では固定電話は必要ない？
近年は携帯電話やチャットツールを業務に使用する企業も増え、「オフィスに固定電話は不要では？」と考える方もいます。しかし、代表番号を持つことで顧客や取引先からの信頼度が高まり、電話応対の効率化にもつながります。
小規模オフィスであっても、固定電話は事業の信用を守るために導入しておくべき設備です。
まとめ
ビジネスフォンは大企業だけでなく、小規模オフィスや中小企業にも導入すべき重要な設備です。1つの番号で複数回線を同時利用できたり、外線転送や録音ができたりと、限られた人員でも効率的に顧客対応を行えます。
また、代表番号を持つことで企業の信頼性も高まります。導入にあたっては利用目的やチャネル数を明確にし、将来の拡張性を見据えて選ぶことが大切です。ぜひ本記事を参考に導入を検討してみてください。
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