働き方の多様化やDXの推進により、企業や自治体、教育機関などでクラウドPBXの導入が進んでいます。一方で、「実際にどのような効果があったのか」「自社でも導入メリットがあるのか」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
本記事では、クラウドPBXの導入事例を紹介するとともに、メリット・デメリットや導入時のポイントまで解説します。本記事を参考に、自社の業務内容や課題に合ったクラウドPBXの活用方法を検討し、最適な電話環境づくりに役立ててみてください。
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クラウドPBXの導入事例6選
クラウドPBXは、業種や規模を問わず幅広い現場で活用されています。 ここでは、実際にクラウドPBXを導入した企業・団体の事例をもとに、導入によって得られた具体的な効果を紹介します。
- 外出時でも電話対応ができた事例
- BCP（事業継続計画）対策となった事例
- 大幅なコストを削減できた事例
- 業務管理の効率化につながった事例
- 自治体への導入成功事例
- 学校への導入事例
それぞれの事例を詳しくみていきましょう。
外出時でも電話対応ができた事例
ポータルサイトを運営するA社では、立ち上げ直後で社員数が少なく、外出する機会が多いことが課題でした。オフィスには固定電話しかなく、不在時の着信対応ができない状況が続いていました。電話番の人員を雇うか、社員が交代で対応するか悩んでいた中でクラウドPBXを知り、導入を決断した経緯があります。
導入後は、会社宛ての着信を外出中の社員が直接受けられるようになり、折り返し対応が不要になりました。さらに、外出先からの発信も会社番号が表示されるため、顧客からの信頼感向上にもつながったとのことです。
BCP（事業継続計画）対策となった事例
投資関連事業を展開するG社では、全国の顧客からの注文対応を止めないことが重要な課題でした。災害時にも業務を継続するため、BCP対策としてオフィスの整備を検討していました。その中で、VPNを使った従来型の構成では稼働テスト中にトラブルが発生します。そこで、代替手段としてクラウドPBXを導入しました。
結果として、複数拠点から安定して電話対応が可能になり、災害時でも業務を継続できる体制を構築できました。クラウド上でシステムを管理できるため、物理設備に依存せず、BCP対策として十分な効果を実感します。
大幅なコストを削減できた事例
製造業のD社では、ビジネスフォンの老朽化に伴う入れ替えと同時に、テレワーク導入を検討していました。高額な設備投資を避けるため、場所を問わず着信対応が可能なクラウドPBX SPICAを採用しました。
これにより、従来必要だった主装置や電話機の購入が不要となり、初期費用・月額費用ともに大幅な削減を実現しています。また、テレワーク環境でも会社番号での対応が可能になり、業務効率も向上しています。コスト削減と働き方改革を同時に進められた成功事例です。
業務管理の効率化につながった事例
ワインの輸入販売会社であるC社は、従来型PBXを利用していました。しかし、外出中の担当者へ直接つなげず、折り返し対応が多発していました。また、社員の私用携帯を業務利用していたため、通信手当の負担も問題です。
クラウドPBX導入後は、回線数を整理して管理を簡素化しています。スマホを内線化したことで、外出中の連絡も無料の内線通話で対応可能となりました。通話料金は会社一括請求となり、通信手当も不要になりました。取り次ぎの手間が減り、社内外のコミュニケーションがスムーズになったことで、業務全体の効率化を実現しています。
自治体への導入成功事例
大阪市では、FAX業務のペーパーレス化が課題となっていました。税務部では毎月大量のFAX用紙を消費し、複合機の台数や維持コストも大きな負担でした。そこで、既存のFAX番号を維持したまま移行できるクラウドPBXを導入します。
FAXデータをクラウド上で管理し、必要なものだけを印刷する運用へ変更しました。Web電話帳の活用により誤送信防止にもつながり、業務効率が向上しました。テレワーク環境でもFAX対応が可能となり、緊急時への備えとしても有効な仕組みが現在では整っています。
学校への導入事例
学校法人戸早学園では、PBXの老朽化により電話トラブルや運用負荷が増大していました。取り次ぎや折り返し対応に多くの時間を取られ、教職員の業務効率低下が課題でした。そこで、NTTグループのサービスである「Arcstar Smart PBX」と「オフィスリンク」を組み合わせ、電話環境をクラウド化します。
教職員の携帯電話を内線化することで、場所を問わず安定した通話が可能になりました。物理配線が減ったことで障害対応も迅速化し、働き方改革の加速にもつながった成功事例です。
クラウドPBXを導入するメリット・デメリット
クラウドPBXには、コスト削減や業務効率化といった多くのメリットがある一方、導入前に知っておくべきデメリットも存在します。 ここでは、導入の判断材料となる主なメリット・デメリットを整理して解説します。
クラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXの大きなメリットは、場所に縛られず会社の電話を利用できる点です。外出先や自宅からでも会社番号で発着信が可能になり、顧客対応の機会損失を防げます。また、社員同士や拠点間の通話は内線扱いとなるため、距離に関係なく通話料がかかりません。
さらに、主装置の設置や配線工事が不要なため初期費用を抑えられます。スマホやPCを電話機として活用できる点もコスト削減につながるでしょう。テレワークや多拠点運用と相性が良いのも特徴です。
クラウドPBXを導入するデメリット
クラウドPBXにはデメリットがある点も事実です。サービスによっては、現在利用している会社番号を引き継げないケースがあり、新たに番号取得が必要となる場合があります。
また、インターネット回線を利用するため、通信環境が不安定だと通話品質が低下する恐れがあります。加えて、月額制サービスが主流のため、端末数やオプション次第では長期的なランニングコストが増えるケースも少なくありません。導入前に番号対応や回線品質、費用総額を確認することが重要です。
クラウドPBXを導入する際のポイント
クラウドPBXは利便性の高い電話システムですが、どのサービスを選んでも同じ効果が得られるわけではありません。ここでは、クラウドPBX選びで押さえておきたいポイントを解説します。
自社の課題を解決できるか確認する
まず重要なのは、クラウドPBXが自社の抱える課題に本当に適しているかを見極めることです。たとえば、「少人数で電話対応が回らない」「拠点間の通話コストを抑えたい」といった課題を抱える企業は、クラウドPBXの導入効果を得られます。
また、災害時でも業務を止めずに電話対応を継続したい企業にとっても、クラウドPBXは有効な選択肢となります。日常業務で必要な機能が揃っているか、将来的な人員増加や事業拡大に合わせて機能を追加できるかも重要な確認ポイントです。
予算内かどうかを確認する
クラウドPBXは月額制が基本となるため、初期費用だけでなく継続的なコストを含めた検討が欠かせません。利用する端末数やライセンス数、オプションの内容によって月額料金は大きく変動します。
必要な機能をすべて追加した結果、想定以上の金額になるケースも少なくありません。導入前に利用条件を整理し、毎月の総額を把握しておくことで、他の電話システムとのコスト比較もしやすくなります。
トライアルできるかどうか
クラウドPBXを選ぶ際は、無料トライアルの有無も重要な判断材料になります。実際に試すことで、カタログや説明だけでは分からない使用感を確認できます。
特に、通話音質の安定性や操作のしやすさ、管理画面の分かりやすさは事前に体験しておきたいポイントです。また、トラブルが起きた際のサポート対応や必要な機能が実務で問題なく使えるか確認することで、導入後のミスマッチを防げます。
機能や拡張性が十分に備わっているか
クラウドPBXはサービスごとに搭載されている機能が大きく異なります。通話機能だけでなく、IVR（自動音声応答）や通話録音、チャット・ビデオ通話などを備えたものもあります。
そのため、どの業務で活用したいのかを明確にし、必要な機能が標準またはオプションで利用できるかを確認することが大切です。将来的な業務拡大にも柔軟に対応できる拡張性があるかも、比較時の重要な視点となります。
クラウドPBXに関するよくある質問
ここでは、クラウドPBXに関するよくある質問をいくつか紹介します。
クラウドPBXとIP電話の違いはなんですか？
IP電話はインターネット回線を使った「通話機能そのもの」を指します。一方、クラウドPBXは内線・外線の転送や代表番号発信など、「組織的な電話機能」をクラウド上で管理するシステムです。
クラウドPBXの中で使われる通話技術として、IP電話が利用されていると理解すると分かりやすくなります。
クラウドPBXは今使っている会社番号を引き継げますか？
クラウドPBX導入時には、ナンバーポータビリティを利用して現在の固定電話番号を継続利用できるケースがあります。ただし、番号の種類や通信事業者、導入するクラウドPBXの仕様によっては引き継げない場合もあるため注意が必要です。
サービスによっては050番号のみ対応、特定の回線条件が必要など制限が設けられています。誤った案内を受けて後戻りできなくなる例もあるため、契約前にベンダーや回線事業者へ確認し、慎重に進めることが重要です。
まとめ
本記事では、クラウドPBXの導入事例やメリット・デメリット、導入時のポイントまで解説しました。
クラウドPBXは外出先での電話対応やBCP対策、コスト削減や業務効率化など、実際の導入事例からも高い成果が確認されています。一方で、番号の引き継ぎ条件や音質、ランニングコストなど注意すべき点もあります。
導入を成功させるには、自社の課題や活用目的を明確にし、機能・費用・サポート体制を総合的に比較することが重要です。本記事で紹介した事例やポイントを参考に、最適なクラウドPBXを検討してみてください。
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