ビジネスフォンは、企業やオフィスなどの業務環境で効率的に電話を管理・運用するための重要なツールです。一般的な家庭用電話機とは異なり、複数の電話機を連携させることができ、さまざまな便利な機能を備えています。
この記事では、ビジネスフォンとは何か、家庭用電話機との違い、さらにそのメリットやデメリットを詳しく解説します。また、導入時に押さえておきたいポイントも紹介するので、ビジネスフォンを検討している方はぜひ参考にしてください。
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ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、企業やオフィスなどの業務用環境で利用する電話のことです。「主装置」と呼ばれる制御装置と、専用の電話機を組み合わせて運用します。主装置がシステムの中核となり、外部からの電話を受ける外線の管理や内線通話の制御を行う重要な役割を果たしています。
主装置は、外線を複数の電話機に振り分ける機能を持つだけでなく、オフィス内での内線通話を可能にする機能も備えています。そのため、オフィスの規模や業務形態に応じて主装置の容量を選択することが必要です。小規模オフィスでは数台、大規模な企業では数十台から数百台の電話機を制御することができます。
さらに、ビジネスフォンはカスタマイズ性も高く、利用する企業のニーズに合わせて機能を選択できます。ビジネスフォンは単なる通話手段にとどまらず、企業活動をサポートする重要な通信インフラの1つです。
ビジネスフォンと家庭用電話機との3つの違い
家庭用電話機は通話だけでなく、録音や保留、FAX送信など便利な機能を持つ機種もあります。そのため、ビジネスフォンと外見上は大きな差がないように感じるかもしれません。
しかし、これらは基本設計や利用目的が異なり、業務環境において求められる性能や利便性の面で明確な違いがあります。ここでは、ビジネスフォンと家庭用電話機との3つの違いを詳しくみていきましょう。
購入方法
ビジネスフォンと家庭用電話機では、買える場所や製造メーカーが大きく異なります。
家庭用電話機は主に家電メーカーによって製造され、家電量販店やオンラインショップで手軽に購入できます。購入後の設置や設定も一般消費者向けに作られているため、専門的な知識がなくても取扱説明書に従うだけで使用し始められるのが特徴です。
一方、ビジネスフォンはオフィス機器を専門とするメーカーによって製造されています。販売はオフィス専門店や法人向けの通信機器販売会社が中心です。ビジネスフォンはシステムの設計や環境に合わせたカスタマイズが求められるため、購入時には専門業者のアドバイスを受ける必要があります。この点で、購入の手軽さでは家庭用電話機と大きく異なります。
取り付け方法
取り付け方法にも大きな違いがあります。家庭用電話機は、配線を本体に接続するだけで簡単に設置が完了します。複雑な設定が必要な機能が搭載されている場合でも、付属の取扱説明書を見ながら設置でき、特別なスキルや知識は不要です。
しかし、ビジネスフォンはより高度な設置技術が必要です。ビジネスフォンは、外線内線の管理を担う主装置への接続が必須となります。主装置を通じて各電話機の設定や環境に合わせてカスタマイズしないといけないため、設置には専門的な知識と技術が必要です。そのため、設置作業専門業者に依頼します。
利用できる機能
ビジネスフォンと家庭用電話機では、機能が大きく異なります。ここでは、ビジネスフォンで利用できる機能を詳しくみていきましょう。
同時に複数台の電話機に発信と着信が可能
ビジネスフォンは複数の電話機で同時に発着信が可能です。家庭用では、1回線につき1通話が基本になります。しかし、ビジネスフォンでは複数の外線を契約することで、同時に複数の通話を処理できます。これにより、オフィス全体で効率よく電話対応が可能です。
1つの電話番号が共有可能
1つの電話番号を複数の電話機で共有できる点もビジネスフォンの強みです。家庭用電話機では、着信はその回線に接続された特定の電話機でしか受けられません。しかし、ビジネスフォンではどの電話機からでも応答できるため、迅速な対応が可能になります。
受電した際に別の担当者につなげることが可能
受電時に別の担当者へ転送する機能もビジネスフォン特有の便利な機能です。家庭用電話機では通話中の電話を別の電話機に回すことはできませんが、ビジネスフォンではスムーズに転送が可能です。この機能により、お客さまを待たせることなく適切な担当者につなげられるため、業務の効率化や顧客満足度の向上につながります。
ビジネスフォンを利用するメリット・デメリット
ここでは、ビジネスフォンのメリット・デメリットを詳しくみていきましょう。
ビジネスフォンを利用するメリット
ビジネスフォンは、コスト削減と業務の効率化が可能です。家庭用電話機では、電話機ごとに専用の回線を契約する必要があるため、複数台ある場合はその分の回線契約が必要となります。たとえば、4台の家庭用電話機を設置している場合、それぞれに回線を用意する必要があり、回線料金や通話料が4台分発生します。
これに対し、ビジネスフォンは主装置で電話回線や番号を共有できるため、最小限の回線数で複数の機器が使用可能です。たとえば、1本の電話回線で社長用、総務用、営業用、事務用の4台の電話機を運用でき、回線料金や通話料金の大幅なコスト削減につながります。
また、社内の電話機同士の通話は内線扱いとなり、外線通話に比べて通話料がかからない点もメリットです。異なるフロアで業務をしている場合でも、電話の取次ぎがスムーズにできるため、わざわざ電話のある場所に移動させる手間を省けます。これにより、スタッフ間の連携が向上し、スムーズに対応可能です。
ビジネスフォンを利用するデメリット
一方、ビジネスフォンは設置コストが高額になります。ビジネスフォンは1台あたり1〜5万円、中古品でも3,000円〜1万5,000円程度が相場です。さらに、主装置は20万円以上と高額であり、設置工事費も1台につき1万円から2万円ほどかかります。特に規模の大きいオフィスでは、必要な台数や回線数に応じて主装置のクラスを選ぶ必要があります。
また、利用台数の増加に伴い主装置の交換が必要になる場合があり、その都度追加費用が必要です。さらに、ビジネスフォンの初期費用を抑える手段としてリース契約を利用することも可能ですが、デメリットも存在します。リース契約では初期費用を分割で支払えるため、導入時の負担を軽減できますが、支払総額は購入する場合よりも高額です。また、契約期間中の解約ができないため、主装置を交換する必要が生じた場合でも、リース契約が終了するまで支払いを続ける必要があります。
ビジネスフォンを導入する際の3つのポイント
ここではビジネスフォンを導入する際の3つのポイントをみていきましょう。
必要な機能や台数を決めておく
ビジネスフォンは、メーカーによって搭載されている機能や対応可能な通話数、接続可能な電話機の台数に制限があります。そのため、導入前に自社の業務内容を確認し、どのような機能が必要かを明確にすることが重要です。
たとえば、転送機能や内線通話が必須なのか、同時に必要な通話数はどれくらいか、何台の電話機を接続するのかを確認しましょう。この準備を怠ると、導入後に機能不足や無駄なコストが発生する可能性があるため、慎重な計画が求められます。
工事費用を含めた予算を決めておく
ビジネスフォンの導入には本体や主装置の購入費用だけでなく、設置工事にかかる費用も発生します。オフィスの規模や設備環境によって工事内容は異なり、その分費用も変動します。
さらに、回線数や電話機の台数が増えると主装置のクラスが上がり、費用も高額になる場合があります。そのため、ビジネスフォン本体の価格に加え、工事費用を含めた予算をあらかじめ決めておくことが大切です。予算を明確にすることで、導入後の追加費用を最小限に抑え、コスト管理がしやすくなります。
一括購入とリース購入がある
ビジネスフォンの購入方法は大きく分けて一括購入とリース契約の2種類があります。一括購入では初期費用が高額になる一方、リース契約では初期費用を抑えられる代わりに総支払額が増えることが多いです。
また、リース契約は途中解約が難しく、契約期間中にシステムを拡張する場合には追加のコストがかかる可能性があります。自社の予算状況や設備更新の予定を考慮し、どちらの購入方法が適しているかを比較しましょう。
まとめ
ビジネスフォンは、業務効率を大幅に向上させる便利な電話ですが、導入には初期費用や運用コストがかかるため、慎重な検討が必要です。事前に必要な機能や接続台数を明確にし、予算や導入方法を考慮することで、自社に最適なビジネスフォンを選ぶことができます。
適切な計画を立てることで無駄なコストを抑えつつ、業務に合った快適な通信環境を構築しましょう。
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