ビジネスフォンはオフィスに欠かせない通信ツールですが、導入や買い替えの際に「思った以上に費用がかかる」と悩む企業も少なくありません。実際には、選び方や契約方法を工夫することで大幅にコストを抑えることが可能です。
この記事では、ビジネスフォンを安く導入する方法や価格相場、購入・買い替え時のチェックポイントを体系的に解説します。ビジネスフォンを導入する際の参考として、ぜひ最後までご覧ください。
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沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
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ビジネスフォンを安く導入する方法
ビジネスフォンは主装置や工事費が必要なため、どうしても導入コストが高くなりがちです。ただし、機種の選び方や契約内容を見直すだけで、初期費用と月額費用を下げられます。
ここでは、ビジネスフォンを安く導入する方法を紹介します。
会社規模や用途に合わせて選ぶ
ビジネスフォンは多機能なほど高額になるため、自社に不要な機能まで搭載された機種を選ぶとコストの無駄につながります。数人規模のオフィスであれば基本通話と内線が使えれば足りるケースも多く、過剰な機能はコスト増につながります。
逆に将来的に規模拡大を見込んでいる場合は、拡張性のある主装置を選ぶことで買い替えのリスクを減らせます。導入時には現在の業務内容だけでなく、将来のオフィス環境も見据えて選定することが費用対効果を高めるポイントです。
IPビジネスフォンを導入する
従来型のビジネスフォンは主装置や配線工事に大きなコストがかかります。しかし、インターネットを利用するIPビジネスフォンであれば初期費用を抑えられます。
スマートフォンやPCを社内外で電話端末として利用できるため、テレワークや外出が多い企業にも適しています。主装置が数百万円に達するケースもあることを考えると、クラウド型を選ぶことで大幅なコスト削減が可能です。
電話回線やインターネット回線を一緒に契約する
オフィス開設や移転の際は、電話とインターネット回線を同時に契約することが一般的です。このとき、同一業者のセット契約で月額の割引や窓口の一元化が期待できます。
別々に契約するよりも手続きが簡単になり、保守サポートも一元化できるため、管理面でもメリットがあります。すでに回線契約を検討している場合は、ビジネスフォンと同時導入が可能かを業者に確認してみてください。
各種キャンペーンを利用する
通信事業者や販売代理店では、期間限定で割引や特典が付くキャンペーンを実施することがあります。たとえば、工事費が無料になったり、電話機本体が割安で提供されたりといった内容です。
こうしたキャンペーンは時期や条件によって適用範囲が異なるため、公式サイトや営業担当者から最新情報を入手しておくことが大切です。導入を急いでいない場合は、キャンペーンが実施されるタイミングを狙うことで、初期費用をぐっと抑えられる可能性があります。
工事費用を交渉する
ビジネスフォンの設置には必ず工事費がかかります。しかし、複数台をまとめて導入する場合などは交渉によって費用を抑えることも可能です。たとえば、台数や同時工事を条件に、1万円前後の圧縮が見込める場合があります。
また、既存の配線や機器を流用できれば新規工事を減らせるため、コスト削減効果はさらに高まります。無駄な費用を防ぐためには、工事内容や範囲は業者任せにせず、細かく相談することがポイントです。
不要な機能を省いた低価格モデルを選ぶ
必要最低限の通話機能や内線だけを搭載したシンプルな機種を選べば、1台あたり数千円から1万円程度安く導入できます。コスト削減を優先するなら、オーバースペックを避けることが肝心です。
ビジネスフォンには便利な機能が多数搭載されていますが、使わない機能まで揃える必要はありません。通話録音や高度なリモート機能などは便利ではあるものの、業務で使わなければコストを押し上げる要因となります。
中古のビジネスフォンを導入する
新品に比べて大幅にコストを抑えられる方法が中古の活用です。中古の電話機は1台5,000〜1万円程度、主装置も数万円から購入できるため、新品の半額以下で揃えられることも珍しくありません。
リースアップされた比較的新しいモデルも多く流通しており、状態の良い製品を選べば業務に支障なく使用できます。保証や最新機能面では新品に劣りますが、初期投資を減らしたい企業には有力な方法となります。
リース契約にする
まとまった資金を用意せずに導入したい場合は、リース契約も選択肢の1つです。主装置や電話機を購入せず、月額利用料を支払うだけで導入できるため、初期資金を抑えたい中小企業に適しています。
一般的に3〜5台の電話機であれば、5〜7年契約で月額3,000〜1万2,000円程度が相場です。経費処理がしやすい点もメリットですが、契約途中での解約が難しい、総額が購入より高くなる場合があるなどの注意点もあります。
ビジネスフォンの価格相場は？
ビジネスフォンの価格は、新品か中古で大きく異なります。さらに電話機本体だけでなく主装置の有無や機能によっても総額は変動します。ここでは、新品と中古それぞれの相場を詳しく見ていきましょう。
新品のビジネスフォンの価格相場
新品のビジネスフォンの場合、電話機本体の価格はおおよそ1台4〜8万円程度が相場です。内線・転送・保留といった基本機能が搭載された標準的なモデルであればこの範囲で導入可能です。しかし、録音機能や自動応答機能など付加機能が多い機種はさらに高額になる傾向にあります。
加えて、導入時には必ず必要となる主装置にも注目しなければなりません。主装置の相場は小規模向けで20万円前後から始まり、接続できる電話機の台数が増えるにつれて価格は上昇します。新品は保証や最新機能が魅力ですが、規模が大きい企業ほど導入費用が高額になる点を理解しておく必要があります。
中古のビジネスフォンの価格相場
一方で、コストを抑えたい企業に選ばれるのが中古のビジネスフォンです。中古品であれば、電話機本体は1台5,000円〜1万円程度から購入でき、主装置も数万円で手に入ります。
ただし、中古品の場合はメーカー保証が付かないケースが多く、万一の故障や修理には別途費用が発生する可能性があります。そのため、中古品を導入する際は、販売店独自の保証があるかどうか、修理体制が整っているかを確認することが欠かせません。
ビジネスフォンの購入・買い替えの際のポイント
ビジネスフォンは一度導入すると長期間使うことになるため、購入や買い替えの際には慎重に検討する必要があります。必要な機能やコストはもちろん、サポートや拡張性などを含めて総合的に判断することで、失敗のない選定が可能です。
ここでは導入時に押さえておくべきポイントを紹介します。
必要な機能を確認する
ビジネスフォンを選ぶ際は、必要な機能を洗い出すことが重要です。たとえば予約や受電業務が中心ならシンプルな機能の中古機で十分ですが、営業部門が多い会社では転送機能やリモート利用は欠かせません。
録音機能や同時接続数なども、事前にニーズを洗い出してリスト化すれば無駄な出費を避けられます。機能過多や不足を防ぐことが、最適な導入につながります。
複数の業者から見積もりを取る
費用やサービス内容は業者ごとに異なるため、必ず複数社から見積もりを取り、比較することが大切です。見積もり依頼は、自社の要件を伝えて現地調査を依頼し、詳細な見積書を受け取る流れで進めるとスムーズです。
電話機・主装置・工事費用の内訳と条件（納期／保守／保証）を同一基準で照合すると、妥当性を判断しやすくなります。また、複数の業者から見積もりを取ることで競合が発生し、割引が得られる場合もあります。
サポート体制も踏まえる
ビジネスフォンは導入して終わりではなく、運用中に不具合や設定変更が発生するケースもあります。そのため、どのようなサポート体制があるかを事前に確認しておくことが欠かせません。
中古機器では保守対象外のことも多く、修理費用が自己負担になる可能性もあります。サポートは電話・訪問・リモート対応など形態が異なるため、対応範囲・窓口時間・SLA（復旧目安）をよく確認しましょう。
拡張性を踏まえて機種や設備を選ぶ
導入時点の社員数に合わせるだけではなく、将来的な拡張も見据えた設計が必要です。台数が少なすぎれば後から追加費用がかさみ、多すぎれば無駄な投資となります。
たとえば10人規模のオフィスに5台導入した結果、業務が追いつかず急遽追加購入したケースは少なくありません。社員数や業務内容を基に、普段の通話量や繁忙期の利用状況を想定し、余裕を持った台数を計画することが失敗を防ぎます。
初期費用以外に注意する
ビジネスフォン導入の検討では、本体価格や工事費といった初期費用だけで判断するのは危険です。毎月の利用料や通話料、メンテナンス費用など長期的に発生するコストを含めて総額をシミュレーションする必要があります。
また、低価格モデルやキャンペーン商品を選ぶ場合は、隠れた追加費用やオプション料金が発生しないかも確認が必要です。価格だけにとらわれず、必要な機能とサービスを含めたトータルバランスで判断することが重要です。
まとめ
この記事では、ビジネスフォンを安く導入するための方法や価格相場、購入・買い替え時に押さえておくべきポイントを解説しました。
ビジネスフォンは導入費用が高額になりやすいため、購入や買い替えの際には慎重な検討が必要です。必要な機能を明確にし、複数業者の見積もりやサポート体制を比較することで、無駄なコストやトラブルを防げます。また、拡張性や長期的な運用費用も含めて判断することが大切です。
自社の規模やニーズに合った最適な導入方法を選び、効率的かつ安心して利用できる環境を整えましょう。
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