ビジネスの現場において、社内外との円滑なコミュニケーションは欠かせません。そしてそのコミュニケーションに必要なのが「ビジネスフォン」です。多機能な電話機は、業務の効率化や顧客対応力の向上に大きく貢献します。
しかし、導入には費用や機能面など検討すべき点も多く、失敗しないためには事前の知識が重要です。この記事では、ビジネスフォンの導入にあたって、知っておきたい6つのポイントを解説します。初めて導入する方にも安心のガイドとして、ぜひ参考にしてください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
ビジネスフォンを導入する際に知っておきたい6つポイント
ビジネスフォンを導入する際は、以下の6つポイントを知っておくことが大切です。
- 電話機の種類
- 必要な機能
- 導入費用
- 接続できる端末台数
- 外線数
- カスタマイズ性
それぞれ詳しくみていきましょう。
電話機の種類
ビジネスフォンを導入するうえで、まず押さえておきたいのが「電話機の種類」です。現在のビジネスフォンの主流は大きく以下の3つに分かれています。
- 主装置型
- IP-PBX
- クラウドPBX
主装置は安定性に優れるものの、経年劣化や故障リスクがあります。IP-PBXは、インターネット回線を利用するため拠点間通話が無料になりますが、導入コストが高額になりがちです。クラウドPBXは、物理的なPBX機器が不要なため、初期投資を大幅に削減できます。
それぞれのタイプで長所と短所があるため、自社に見合ったビジネスフォンを選んで導入することが重要です。
必要な機能
ビジネスフォンは、業務効率化を支える多機能が備わっているのが大きな特徴です。そのため、導入時は自社に必要な機能を明確にしておくことが欠かせません。たとえば、ビジネスフォンには以下のような機能があります。
- 留守番電話機能
- スマートフォンとの連携機能
- 自動音声ガイダンス
- 通話録音機能
- 文字起こし機能
これらの機能はオプションとして別途料金が発生することも多いため、必要性と費用対効果を見極めたうえで選びましょう。
導入費用
ビジネスフォンの導入には、機器に加えて設置工事費や設定費用も含めた「トータルコスト」を見積もる必要があります。電話機本体は、新品の場合、1台あたり約3万円前後です。高度な機能が搭載されたモデルはさらに高額です。中古品を選べばコストを1/3程度に抑えられますが、機能面で制約もあります。
主装置の費用はサイズや性能によって10万〜30万円ほどが多く、配線工事や設定には1台あたり1～2万円程度の工事費が必要です。企業の規模や成長性を見据えて、長期的な視点から費用対効果を判断しましょう。
接続できる端末台数
導入時に見落としがちな点が「端末台数の上限」です。ビジネスフォンはPBX（主装置）を介して各電話機を接続しますが、このPBXには対応可能な台数が設定されています。たとえば、従業員数が10名のオフィスであれば、10台前後の電話機が必要となります。
しかし、将来的に人員が増えることを考慮して、ある程度の拡張余地を持たせた設計を行うことが大切です。ただし、配線工事が必要になるため、台数の増減には手間とコストがかかります。
外線数
外線数とは、同時に利用できる「外部通話の回線数」です。たとえば、社員が同時に複数の外部通話を行う機会が多い会社では、外線数が少ないと通話待ちが発生します。それが、顧客満足度の低下にもつながりかねません。
代表的な主装置には「8チャネルまで対応可能なType S」や「12チャネルまで対応できるType M」などのタイプがあります。外線数は後から簡単に増やせないため、通話頻度や今後の人員増加を視野に入れて余裕をもった設計を行うことが求められます。
カスタマイズ性
ビジネスフォンの主装置は、ただの中継装置ではなく、必要に応じて多彩な拡張機能を追加できる柔軟な構造を持っています。具体的には「電源ユニット」「CPUユニット」「内線・外線ユニット」「拡張ユニット」などがあります。これらを組み合わせることで、通話管理やデータ連携、端末接続数の増加に対応が可能です。
たとえば、部署ごとに通話ログを管理したり、外部のクラウドサービスと連携させたりといった運用もできます。ただし、ユニットを多く搭載すると主装置自体のコストが上昇します。
ビジネスフォンを導入する流れ
ビジネスフォンを導入する際は、以下の流れで行います。
- 業者に問い合わせる
- 調査を受ける
- 見積もりを取得する
- 申し込み
- 設置
それぞれの流れを詳しく解説します。
業者に問い合わせる
ビジネスフォン導入の第一歩は、業者への問い合わせです。電話やメールで連絡を取り、担当者と打ち合わせを行います。ここでは、希望する機能や台数、予算などの情報を共有することが重要です。
事前に自社の業務内容や通話頻度を整理しておくと、スムーズな提案が受けられます。初めての導入であれば、遠慮なく相談することで業者側が最適なプランを導き出してくれるでしょう。
調査を受ける
ヒアリング後、工事業者が現在の通信環境や配線状況などを実地で確認します。主装置や回線の配置場所、配線ルートなどのチェックが行われ、導入可能な機種や工事方法の具体化が進みます。
工事が難しい場合は、プランを再検討する必要が出てくるため、現地調査は非常に重要な工程です。事前準備と業者との綿密なやり取りが大切になります。
見積もりを取得する
現地調査の内容をもとに、導入にかかる費用の見積もりが提示されます。機器代や設置工事費、オプションの有無などを含めた詳細な金額が明記されるため、納得できれば正式な契約へ進みます。
導入スケジュールの調整や支払い条件もこの段階で決定されるため、内容をよく確認して申し込みましょう。必要に応じて再見積もりの相談も可能です。
申し込み
ビジネスフォンを使用するには、電話回線の手配が必要となります。新しく回線を申し込む場合や現在のプロバイダーから別の通信事業者へ変更する場合は、このタイミングで手続きを行うことが一般的です。
業者が提携先を通じてワンストップで手続きを代行してくれることもあります。スムーズな導入のためにも、必要な手続きを業者と一緒に進めていくことが大切です。
設置
導入スケジュールが決まると、ビジネスフォンの設置工事が実施されます。当日は専門スタッフが訪問し、主装置や各電話機の設置、初期設定や配線作業などを行います。
設置には数時間から一日程度かかる場合が多く、立ち会いが必要です。工事後はすぐに使用できる状態になりますが、必要であれば簡単な操作方法のレクチャーを受けておくと安心です。
ビジネスフォンの導入費用を抑えるコツ
ビジネスフォンの導入費用を抑えるためには、以下の4つのコツを抑えることが重要です。
- 中古品やリースを選択する
- 流通量の多い型式にする
- キャンペーンなどを活用する
- 規模や用途に合わせて機器を選ぶ
ここでは、各コツを詳しく解説します。
中古品やリースを選択する
新品を避け、中古品やリースを活用することで、初期コストを大きく削減できます。中古品なら定価の1/3以下で購入できるケースも多く、費用対効果に優れています。
ただし、保証の有無や機器の状態を確認することが重要です。中古品は通話品質で信頼性に欠けるため、金額だけで選ぶと業務に支障をきたす恐れがあります。信頼できる業者を選び、アフターサポートが充実しているかを確認することで、不安要素を減らしながら賢く導入できます。
流通量の多い型式にする
市場に多く流通している型式のビジネスフォンを選ぶと、安価に入手しやすくなります。さらに、修理部品や増設用の電話機も手に入りやすく、長期的な運用コストも抑えられるのがメリットです。
特殊な機種や希少モデルは価格が高くなる傾向があるため、汎用性が高く実績のある型式を選ぶことで導入後の運用も安定します。
キャンペーンなどを活用する
導入費用を抑えるには、業者が実施しているキャンペーンや割引サービスを活用するのも有効です。たとえば、年度末の在庫一掃セールや台数限定の設置費無料キャンペーンなどがあります。
また、リース契約時の金利優遇や設置工事込みのパッケージ割引などもあります。複数業者から見積もりを取り、特典内容を比較することでコストの削減が可能です。
規模や用途に合わせて機器を選ぶ
必要以上に高機能なシステムを選んでしまうと、使いきれない機能に余計なコストを払うことになります。まずは現在の業務に必要な機能や端末台数を明確にし、将来的な拡張の余地も見据えて最適な機種を選定しましょう。
たとえば、社員数が少ない場合は主装置の規模も小さくて済むため、その分導入費用を抑えることが可能になります。
まとめ
この記事では、ビジネスフォンの導入にあたって知っておきたいポイントを解説しました。ビジネスフォンを導入する際は、事前の準備とコスト意識が重要です。中古品やリースを活用することで初期費用を抑えたり、流通量の多い型式を選んだりすれば、導入コストを節約できます。
また、業者のキャンペーンをうまく利用し、自社の規模や用途に合わせた適切な機器選びも大切です。今回解説したポイントを参考に、無理のない導入計画を立て、コストパフォーマンスに優れた通話環境を整えましょう。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
