ビジネスフォンは、企業の業務効率を高めるために欠かせないツールですが、導入には一定のコストが必要です。導入する際に費用面が気になったり何を選べばいいかわからかったりする方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、ビジネスフォンの価格や選び方のポイントを詳しく解説します。さらに、コストを抑えて導入するための5つの方法も紹介します。なるべく費用を抑えて、最適なビジネスフォンを導入するためのヒントを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
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地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
ビジネスフォンの導入費用を構成する要素
ビジネスフォンの導入費用は、以下の2つで構成されています。
- 本体価格
- 工事費
それぞれ詳しくみていきましょう。
本体価格
ビジネスフォンを導入する際には、電話機本体とそれを制御する「主装置」が必要です。主装置はオフィス全体の通話管理を行う重要な機器で、電話機とセットで使用します。
本体価格は新品か中古かで異なり、新品の最新機種は高額になりますが、高機能でサポートも充実しています。一方、中古品はコストを抑えられるものの機種によってはサポートが終了している場合があるため、導入する際は注意が必要です。
工事費
ビジネスフォンを使用するためには設置工事が必要です。工事費には主装置や電話機の設置、回線の配線作業や人件費などが含まれ、オフィスの規模や設置台数に応じて変動します。工事の主な作業内容は以下の通りです
- 機器の搬入と設置
- 主装置の設定
- 配線工事（電話線・LANケーブルの配線）
- 作業員の人件費
業者によって料金体系が異なるため、見積もりを複数取得し、必要な作業を事前に明確にしておくことが重要です。
ビジネスフォンの価格
ビジネスフォンの導入には、本体価格や設置費用など、さまざまなコストが発生します。ここでは、以下の5つにおけるビジネスフォンの価格を詳しくみていきましょう。
- 新品の場合
- 中古の場合
- リースの場合
- クラウドPBX
- 工事費用
それぞれ詳しく解説します。
新品の場合
新品のビジネスフォンは、最新の機能を搭載しており、長期間安心して使用できるのが大きなメリットです。一般的なビジネスフォンの電話機は、転送や自動応答など標準的な機能が備わった機種であれば、1台あたり4〜8万円程度が相場です。
高度な通話管理機能やクラウド対応機能を搭載した高性能モデルでは、さらに価格が上がることがあります。電話機とセットで必要となる主装置の価格も考慮する必要があり、一般的な主装置の価格は20万円以上です。
中古の場合
コストを抑えてビジネスフォンを導入する方法として、中古品の購入が挙げられます。中古のビジネスフォンは新品に比べて安価で、1万前後と初期費用を削減できるのが魅力です。しかし、メーカー保証が付かないことが多く、故障や修理の際には別途費用が発生する可能性があります。
販売されている中古品の機種によっては、すでにサポートが終了している場合もあります。そのため、購入前に動作確認や保証内容をしっかりチェックすることが大切です。
リースの場合
ビジネスフォンを導入する際、リース契約を活用することで、初期費用を抑えられます。リースの場合、契約台数やリース期間によって月額費用が変動します。費用を一定額に抑えながら設備を導入できる点が大きなメリットです。
リース料金は、機器の台数や回線数、工事費などの合計金額にリース利率（通常1.5〜2％程度）を掛け合わせて決定されます。契約期間が短いほど利率が上がるため、月額費用が高くなる傾向があります。
クラウドPBX
クラウドPBXは、外部からの着信をオフィスの電話機に振り分けたり、内線通話を管理したりできるシステムです。従来の物理的なPBXと異なり、クラウド上で通話を制御できるため、場所を選ばずに利用できるのが特徴です。
PBXの価格は機種によって異なりますが、一般的には10万円〜30万円前後で販売されています。ただし、PBXを導入する際には電話機との接続設定や内部ユニットのカスタマイズが必要になるため、専門的な知識が求められます。
工事費用
ビジネスフォンの導入には、機器の購入費用に加えて設置工事費用も発生します。工事費の内訳は主に以下の通りです。
- 電話機の搬入・設置費用：3,000円〜5,000円/台
- PBXの設定費用：2,000円〜3,000円
- 配線工事費：500円〜800円/ケーブル1m
これらを合計すると、電話機1台あたりの工事費用は1万円〜2万円前後が相場となります。
価格以外でビジネスフォンを選ぶ際のポイント
価格以外でビジネスフォンを選ぶ際は、以下の3つのポイントを押さえておくことが大切です。
- 設置する台数で決める
- チャネル数で決める
- 機能で決める
ここでは、各ポイントを詳しく解説します。
設置する台数で決める
ビジネスフォンを導入する際は、まず必要な電話機の台数を決めることが重要です。主装置のサイズによって、接続できる電話機の台数が異なるため、事前に必要な台数を見積もっておく必要があります。
たとえば、Sサイズの主装置では最大10台、Mサイズでは最大30台、Lサイズでは30台以上の接続が可能です。将来的に増設の可能性がある場合は、余裕を持った主装置を選ぶことで、配線工事や主装置の交換といった将来的なリスクを避けられます。
チャネル数で決める
チャネル数とは、同時に通話できる回線数を指します。Sサイズの主装置では最大4チャネル、Mサイズは12チャネル、Lサイズは24チャネル以上の通話が可能です。従業員の約1/3のチャネル数を確保するのが一般的な目安とされています。
チャネル数が不足すると、顧客対応に支障が出る可能性があるため、業務の特性に合わせて慎重に選定しましょう。
機能で決める
ビジネスフォンにはさまざまな機能が搭載されており、主装置のユニットによって利用できる機能が異なります。たとえば、転送機能・内線通話・留守番電話機能・通話録音機能など、業務に必要な機能を事前に明確にしておくことが重要です。
必要な機能を後から追加する場合、拡張ユニットの導入が必要になり、ユニット代や設置費用が発生します。そのため、事前に業務のニーズを把握し、最適な機種を選定することが、コストを抑えるポイントとなります。
できるだけ価格を抑えてビジネスフォンを導入する5つの方法！
できるだけ価格を抑えてビジネスフォンを導入するためには、以下の5つの方法がおすすめです。
- 中古品を利用する
- 規模に合わせて選ぶ
- クラウド電話を利用する
- 複数の業者へ見積もり依頼する
- スマホと連携する
ここでは、各方法を詳しく解説します。
中古品を利用する
中古のビジネスフォンは新品の30％〜70％程度の価格で購入できるため、初期費用を大幅に抑えられます。中古品でも基本的な機能は十分備わっており、コストを最優先する場合におすすめです。
ただし、状態や保証内容には注意が必要です。購入前には動作確認や保証の有無を事前にチェックし、信頼できる業者から買いましょう。特に、新品購入後1〜3年程度の中古品は性能が維持されているため、コストを抑えつつ信頼性を確保しやすい選択肢です。
規模に合わせて選ぶ
オフィスの規模に適した機種を選ぶことが、無駄なコストを抑えるポイントです。小規模向けの機器では回線不足が発生し、大規模向けの機器では不要なコストがかかります。そのため、自社の規模に合う適正な台数と機能を見極めることが重要です。
導入後の追加費用を避けるためにも、業務に必要な機能と将来的な拡張性を考慮し、最適なビジネスフォンを選びましょう。過剰なスペックを避けることで、導入コストと維持費の両方を抑えられます。
クラウド電話を利用する
クラウド電話はインターネットを利用するため、主装置の購入や回線工事が不要になり、導入コストを削減できます。スマホの内線化やチャット機能など、業務効率化につながる機能も充実しており、柔軟な運用が可能です。
クラウド電話は、事業規模の変化に応じて増設しやすいため、スタートアップや小規模オフィスに適しています。従来のビジネスフォンと比較して、月額利用料のみで運用できる点もコスト面で大きなメリットとなるでしょう。
複数の業者へ見積もり依頼する
ビジネスフォンの価格は業者によって異なるため、少なくとも3社以上に見積もりを依頼して比較することが重要です。複数の業者と交渉することで、コストを抑えながら最適なプランを選べるだけでなく、価格交渉もしやすくなります。
また、業者ごとの保証内容やサポート体制も確認し、導入後の維持費やトラブル対応のしやすさも考慮すると良いでしょう。
スマホと連携する
スマホと連携可能なビジネスフォンを導入することで、専用の電話機の台数を減らし、機器購入費や工事費を削減できます。外出先でもスマートフォンで内線・外線通話ができるため、そういったシステムを利用することで、業務の柔軟性が向上します。そして、オフィスの固定電話に依存しない運用が可能です。
特にテレワークや外回りの多い企業は、コスト削減だけでなく業務効率の向上にもつながるため、導入を検討する価値があります。
まとめ
この記事では、ビジネスフォンの価格や選び方のポイントなどを詳しく解説しました。ビジネスフォンは導入方法によって、初期費用が大きく変わります。
新型機種と中古機種にはそれぞれメリットとデメリットがあり、長所と短所を比較して自社に適したビジネスフォンを選ぶことが重要です。今回解説した内容を参考に、自社に適したビジネスフォンを選んでください。
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