ビジネスフォンの録音機能は、顧客対応の質の向上やトラブル防止、社内教育などさまざまな場面で役立ちます。しかし、使い方をしっかり知識として身につけなければ、業務に活用できません。
そこでこの記事では、ビジネスフォンの録音機能の基本から具体的な機能の種類をまとめました。メリット・デメリット、外付けでの導入方法や注意点まで解説します。自社に合った録音機能を検討する際の参考にしてみてください。
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ビジネスフォンの録音機能とは
ビジネスフォンの録音機能とは、通話内容を音声データとして保存し、後から再生・確認できる仕組みのことです。メモを取り切れない会話の細部まで正確に把握できるため、聞き逃しや認識違いを防ぐ「証跡」として機能します。
近年では、クレーム対応の証跡管理や新人教育のツールとしても注目されており、多くの企業で導入が進んでいます。録音機能と一口に言っても、その仕組みや用途はさまざまであり、業務内容に応じて適切な機能を選ぶことが重要です。
ビジネスフォンの4つの録音機能
ビジネスフォンの録音機能には、主に以下の4つがあります。
- 自動通話録音
- 自動応答機能
- ボイスメール
- 通話メモ
それぞれの機能を詳しく解説します。
自動通話録音
自動通話録音は、電話がつながった瞬間から通話内容を自動的に録音する機能です。録音操作を意識する必要がないため、重要なやり取りを取り逃がす心配がありません。聞き取りにくかった内容や、後から確認が必要になった会話も簡単に再生できるため、正確な情報共有につながります。
録音データは繰り返し再生できるため、対応内容の確認や社内での共有、教育資料としての活用も可能です。さらに、営業時間外や休日などに着信があった場合には、留守番電話と連動してメッセージを自動で録音できる機種もあります。
自動応答機能
自動応答機能は、オフィスに人がいない時間帯や電話に出られない状況でも、音声ガイダンスによって着信対応する機能です。あらかじめ設定したメッセージを流すことで、営業時間の案内や用件の振り分けを自動で行えます。
単なる案内にとどまらず、音声入力による選択操作や用件の録音にも対応しているため、担当者不在時でも顧客の用件を把握できます。
ボイスメール
ボイスメールは、かかってきた電話の音声メッセージを個人または部署ごとのメールボックスに保存できる機能です。自分宛の伝言を、都合の良いタイミングで確認できるため、忙しい業務のなかでも対応漏れを防げます。
電話内容を音声のまま残せるため、書き間違いや聞き間違いによる伝言ミスが起こりにくく、正確な情報共有が可能です。さらに、通話録音や留守番電話のデータを一元管理できるため、確認漏れの防止や管理の効率化にもつながります。
通話メモ
通話メモは、会話内容をそのまま音声で記録し、後からメモ代わりに活用できる機能です。電話をしながらのメモは、聞き逃しや書き漏らしが発生しやすい作業です。そこで通話メモ機能を活用すれば、会話を録音しながら相手の話に集中でき、通話後に落ち着いて内容を再確認できます。
使い方はシンプルで、通話中にボタンを押すだけで必要な部分のみを保存可能です。また、過去の通話を振り返ることで、電話対応の改善や接客品質の向上にも役立てられます。
以下の記事では、ビジネスフォンの使い方を詳しく解説しています。参考になるので併せてご覧ください。
ビジネスフォンの録音機能を利用するメリット
ビジネスフォンの録音機能を活用することで、通話内容を正確に記録でき、業務の質と安全性を高められます。聞き逃しや聞き間違いがあっても後から音声を確認できるため、対応ミスを防ぎやすくなります。
また、通話を録音していること自体が抑止力となり、迷惑電話や悪質なクレームへの防犯対策としても有効です。さらに、録音データを教育に利用すれば、電話応対の改善点や優れた話法を共有でき、組織全体の応対品質向上にも貢献します。
結果として、顧客満足度の向上や業務効率化を同時に実現できる点が大きなメリットです。
ビジネスフォンの録音機能を利用するデメリット
ビジネスフォンの録音機能には注意すべきデメリットも存在します。例えば、録音データを保存・管理するためのシステム導入や運用にコストがかかり、規模によっては負担が大きくなる点です。
また、通話が常に記録されている環境は、オペレーターに心理的なプレッシャーを与えることもあります。顧客側も録音に抵抗を感じる場合があり、対応方法によっては不信感を招く恐れもあります。そのため、録音の目的や運用ルールを社内外に明確に伝え、適切な管理体制を整えなければなりません。
ビジネスフォンの録音機能を外付けする方法
現在使用しているビジネスフォンに録音機能がない場合でも、機器の後付けやシステムの入れ替えによって対応可能です。ここでは、代表的な4つの方法を紹介します。
外付けの通話録音装置を利用する
電話機に外付けのアダプターやレコーダーを接続する方法です。比較的手軽に導入でき、既存の設備をそのまま活かせる点が特徴です。電話機本体に装着するタイプや、受話器と電話機の間に録音アダプターを接続するタイプがあり、ICレコーダーを併用して音声を保存します。
設備工事が不要なケースも多く、既存の電話環境を大きく変えずに録音を始められます。ただし、録音操作が手動になる場合や、複数台の管理が面倒になりやすいため、利用人数や運用方法を考慮する必要があります。
通話録音システムを導入する
通話録音システムは、オフィス内の通話をサーバーやクラウド上に自動で記録・管理できる仕組みです。単なる音声保存にとどまらず、通話履歴の検索やデータの暗号化、長期保存などに対応している点が特徴です。
録音データを分析して業務改善に活かす機能を備えたものもあり、主にコールセンターや電話対応が多い企業で活用されています。初期費用や運用コストは発生しますが、管理性や拡張性に優れています。
CTIシステムを導入する
CTIシステムは、パソコンと電話を連携させて発着信や通話管理する仕組みです。CTIに備わる自動通話録音機能を利用すれば、オペレーターの対応内容を常時記録できます。
さらに、顧客管理システムや営業支援ツールと連携することで、通話音声を顧客情報と紐付けて一元管理することも可能です。対応履歴の共有がしやすくなり、電話対応の属人化防止や品質向上につながります。
ビジネスフォンをクラウド化する
ビジネスフォンをクラウド化する方法では、PBXをクラウド上に置き、インターネット経由で通話を行います。物理的な交換機や大規模な配線工事が不要となり、初期費用を抑えられる点がメリットです。
自動通話録音機能を標準搭載するサービスも多く、録音データをクラウド上で管理できます。外出先やテレワーク環境からスマートフォンで録音内容を確認できるなど、柔軟な働き方にも対応可能です。
以下の記事では、ビジネスフォンの設定方法を詳しく解説しています。参考になるので併せてご覧ください。
ビジネスフォンで録音する際の注意点
通話録音そのものは違法ではありませんが、会話内容に個人情報が含まれる場合は個人情報保護法の対象となります。同法では、個人情報の利用目的を事前に通知・公表することが事業者に求められています。そのため、通話を録音している旨を相手に明確に伝えなければいけません。
実際、コールセンターでは音声ガイダンスや公式サイトで録音を告知するのが一般的です。トラブル防止の観点から、通話冒頭で録音を通知するか、Webサイト等で利用目的を公表する対応を徹底しましょう。
ビジネスフォンの録音に関するよくある質問
会社のビジネスフォンでは電話録音されている？
会社の電話は、品質向上やトラブル防止を目的として録音されているケースが多く見られます。実際、「会社に電話をした際に電話録音されてる」と感じた経験がある方も少なくないでしょう。
特にコールセンターや顧客対応窓口では、対応内容の確認やクレーム対策として通話録音が一般的です。ただし、すべての企業で必ず録音されているわけではなく、利用目的や運用方針は会社ごとに異なります。
ビジネスフォンの録音アナウンスは？
ビジネスフォンの通話時は、「この通話は品質とサービス向上のため、録音させていただきます。あらかじめご了承ください」といった録音アナウンスを耳にすることがあります。
これは、通話録音を行っていることを相手に事前に通知し、個人情報保護の観点からも配慮した対応です。特に企業の問い合わせ窓口やサポートセンターでは、音声ガイダンスによる録音告知が一般的となっています。
おすすめの録音機能付き電話は？
録音機能付き電話としては、Panasonic（パナソニック）やSAXA（サクサ）、NECなどの国内主要メーカー製品が代表的です。小規模オフィス向けの機種が多く、自動転送や通話録音など必要な機能が標準搭載されています。
ワンタッチ録音や通話全体を保存できる機能により、伝言やクレーム対応の内容を正確に共有できます。大きな液晶と押しやすいボタン設計も特徴で、操作性に優れています。
NTTで録音機能サービスはある？
NTT東日本・西日本ともに、回線網側のオプションとしての通話録音サービスは提供されていません。しかし、NTT製のビジネスフォンには、録音機能付きのモデルがあります。
通話を録音したい場合は、そうした録音機能を備えた電話機や外付け装置、クラウドサービスを利用する必要があります。
まとめ
この記事では、ビジネスフォンの録音機能の基本から具体的な機能の種類、メリット・デメリットなどを解説しました。
ビジネスフォンの録音機能は、聞き逃し防止やクレーム対策、応対品質の向上に役立つ重要な機能です。録音方法は本体機能の活用だけでなく、外付け装置やシステム導入、クラウド化など複数の選択肢があります。
一方で、個人情報保護への配慮や録音通知の徹底など、運用面での注意も欠かせません。目的や業務規模に合った方法を選び、適切に活用することで、業務効率化と顧客満足度の向上を同時に実現できます。
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地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
