ビジネスフォンは、オフィスの効率的な業務運営を支える重要なツールです。電話応対や社内コミュニケーションをスムーズに行うために欠かせない存在ですが、機器にも寿命があります。そのため、適切なタイミングで買い替えやメンテナンスを行うことが、業務の効率化やトラブル防止につながります。
この記事では、ビジネスフォンの耐用年数や買い替え時期を詳しく解説します。また、耐用年数を過ぎた機器を使用し続けるリスクや、新しいビジネスフォンを選ぶ際のポイントにも紹介します。この記事を参考に、オフィスの電話環境を見直す際の参考にしてください。
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ビジネスフォンの耐用年数はどのくらい？
ここでは、ビジネスフォンの耐用年数と寿命を、次の3つのポイントに分けて解説します。
- ビジネスフォンの耐用年数はおよそ6年
- 寿命は10年程度
- ケーブルなどの耐用年数も10年程度
それぞれのポイントからビジネスフォンはどの程度の期間使用できるのかを把握しましょう。
ビジネスフォンの耐用年数はおよそ6年
ビジネスフォンの耐用年数は、国税庁が定めた「主な減価償却資産の耐用年数表」によると、およそ6年とされています。ここで言う「耐用年数」とは、法律上の減価償却を計算する際の基準となる年数のことです。
つまり、資産としてその設備の価値を会計上どのように扱うかを示したもので、必ずしも使用を終了しなければならない期限ではありません。しかし、6年の期間は新品の設備を基準にしています。そのため、中古で購入した場合などは、耐用年数を再計算する必要があがあります。
寿命は10年程度
耐用年数と寿命はしばしば混同されますが、この2つはまったく異なります。耐用年数はあくまで会計上の基準ですが、寿命は機械そのものの動作可能な期間を指します。
一般的に、ビジネスフォンや関連するPBX（構内交換機）の寿命は約10年程度です。使用環境やメンテナンスの頻度によって多少の差はありますが、10年を過ぎると劣化や不具合のリスクが高まります。
特に、電話回線が不安定になる、音質が低下する、設定が保持されなくなるといった問題が起きやすいです。こうしたリスクを回避するためにも、寿命が近づいている場合は、早めに交換などを検討することが望ましいでしょう。
ケーブルなどの耐用年数も10年程度
ビジネスフォンにおいて、通話データやシステム間の通信を支えるケーブル類の存在は欠かせません。これらのケーブルの耐用年数も、国税庁が示す「事務機器・通信機器」の「その他」に分類され、約10年とされています。
一般的に、ビジネスフォンではモジュラーケーブルが使用されます。このケーブルが劣化すると通信速度や音質に影響を与えてしまうのです。また、目には見えにくい部分で接触不良や断線が発生することもあります。
その結果、システム全体の動作が不安定になるケースも少なくありません。ビジネスフォン本体だけでなく、ケーブル類の点検や交換も定期的に行うことが重要です。
ビジネスフォンを買い替える時期はいつが良い？
ビジネスフォンを買い替えるのは、主に以下の5つのタイミングが良いです。
- 保証が切れる時
- 設置後10年が経った時
- 故障した時
- 新たな機能を使いたい時
- オフィスを移転する時
ここでは、各時期を詳しく解説します。
保証が切れる時
メーカー保証が切れたビジネスフォンは、早めに買い替えを検討するのが賢明です。保証期間が終了すると修理対応が難しくなるだけでなく、部品の供給がストップするリスクもあります。多くのメーカーでは、製造終了後7年間の部品保有が標準とされています。しかし、それ以降は必要な部品が手に入らず修理不能になるケースも少なくありません。
万が一、業務中に電話設備が故障して修理不能となると、業務運営に大きな支障をきたす可能性があります。そのため、保証期間をメーカーのサイトや取扱説明書などで確認し、期限が迫っている場合は買い替えを検討するのが良いでしょう。
設置後10年が経った時
ビジネスフォンを設置してから10年以上が経過している場合は、買い替えを考える良いタイミングです。一般的に、ビジネスフォンやPBXの寿命は約10年程度とされています。もちろん、10年を超えたからといって突然壊れるわけではなく、20年以上支えていることもあります。
しかし、機械である以上いつかは故障が避けられません。特に10年を過ぎると部品の劣化やシステムの老朽化により、不具合が発生しやすくなります。また、古い設備では現在の業務ニーズに対応しきれないこともあります。
業務が停止するような深刻なトラブルを避けるためにも、10年を目安として新しい設備の導入を検討しましょう。
故障した時
頻繁な故障や不具合が起きるようになったビジネスフォンは、早急に入れ替えを検討するべきです。古くなった設備は修理部品の供給が難しく、修理技術を持つ業者も少ないこともあり、修理コストが割高になります。
さらに、何度も修理を繰り返すことで新しい設備を導入するよりも高額な費用が発生することも珍しくありません。近年では、初期コストを抑えた最新のビジネスフォンやクラウド型PBXが普及しており、導入しやすい環境が整っています。最新の機器への入れ替えは、トラブル回避だけでなく、業務効率の向上にもつながるでしょう。
新たな機能を使いたい時
現在の電話設備に不便を感じている場合、それを解決するために最新のビジネスフォンやPBXを検討する価値があります。特に、業務効率を向上させる新機能やコスト削減を実現するシステムは、日々進化しています。
たとえば、クラウド型PBXでは、外出先からでも社内電話と同様に使える機能や、多拠点で統一管理が可能なシステムもあります。また、AIを活用した自動応答やデータ解析機能なども人気です。こうした機能を取り入れることで、業務効率が上がり、従業員の生産性向上や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
オフィスを移転する時
オフィスの移転やレイアウト変更のタイミングは、ビジネスフォンを見直す絶好の機会です。特に、クラウド型PBXのような最新の電話システムは、配線工事が不要なため、移転時のコスト削減にもつながります。新しいオフィスで複数拠点やリモートワークを導入する場合でも、こうしたクラウド型の設備であれば柔軟に対応可能です。
また、オフィスの拡大や事業の多角化に備え、将来的にスケールアップしやすいシステムを選ぶことでコストパフォーマンスも向上します。移転を機に必要に応じて、アップグレードを検討すると良いでしょう。
耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使い続けるとどうなる？
耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使い続けると以下の4つのリスクが発生する可能性があります。
- 故障リスクが高くなる
- 業務効率が悪くなる
- 修理する際の部品が調達できない
ここでは、各リスクを詳しく解説します。
故障リスクが高くなる
ビジネスフォンは耐用年数を過ぎると、内部部品の劣化により故障や不具合のリスクが高くなります。具体的には、通話中のノイズや液晶画面の不具合、電話が繋がらないなどの問題が発生しやすいです。一部の故障は部品交換で解決可能な場合もありますが、ビジネスフォンは精密機器のため、根本的な修理が必要になることも少なくありません。
さらに、不具合を放置すると突然のトラブルで業務が停止したり、修理費用が高額化したりする可能性があります。特に、顧客対応や社内の重要な連絡が滞る事態は、会社全体の信用問題にも発展しかねません。
業務効率が悪くなる
耐用年数を超えたビジネスフォンを使い続けると、業務効率の低下は避けられません。通話時に雑音が入り声が聞き取れなくなる、通信が突然途切れるなどの問題が頻繁に起こると、日常業務に大きな影響を与えます。
たとえば、顧客との重要な商談が中断される、話が正確に伝わらないといった事態が発生すれば信頼性に悪影響を及ぼすでしょう。また、古い機器では新しい通信技術やシステムとの連携が難しいこともあります。業務効率を維持するためにも、定期的な設備更新は不可欠です。
修理する際の部品が調達できない
耐用年数を超えたビジネスフォンでは、修理用の部品が調達できないケースが増えてきます。メーカーの部品保有期間は一般的に製品販売終了から7年間です。それを過ぎるとメーカー自体が修理対応を打ち切ることがあります。
また、中古市場や専門業者で部品を探すことも可能ですが在庫が限られているため、確実に修理できる保証はありません。さらに、部品が調達できない場合は新しい設備を急いで導入せざるを得なくなり、想定外の出費が発生することもあります。
ビジネスフォンを買い替える際のポイント
ビジネスフォンを買い替える際は、以下のポイントを押さえることが大切です。
- 内線と外線の数
- 必ず必要な機能
- 予算
- 機能性
ビジネスフォンを買い替える際には、内線や外線の数、必要な機能、予算を明確にすることが重要です。内線数は、電話業務に従事する人数を基準に、外線数は同時通話数を考慮して決定します。また、機能面では、以下の有無も確認が必要です。
- 外線転送
- 内線転送
- 留守番電話
- IVR
- スマホ内線化機能
さらに、予算を立てる際は主装置や電話機、工事費用を含めた総額を見積もり、必要に応じて中古機器の検討も行いましょう。これらをしっかり検討することで、業務に適したビジネスフォンを選べます。
まとめ
ビジネスフォンは耐用年数が6年、寿命は10年が目安とされています。耐用年数を超えた機器は故障や不具合が発生しやすく、業務に支障をきたす可能性があるため、早めの交換を検討しましょう。
また、買い替え時には、内線・外線数や必要な機能、予算を明確にし、自社の業務に適した機器を選ぶことがポイントです。適切なタイミングで交換することで業務効率を向上させ、トラブルを未然に防げるでしょう。
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沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
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