ビジネスフォンは、オフィス内の通話を効率よく管理できる便利なシステムです。その中でも「子機」は、デスクから離れた場所でも通話対応ができるなど、業務の柔軟性を高める重要なツールです。しかし、子機にはさまざまな種類や機能があります。そのため、用途や環境によって最適な機種を選ぶことが重要です。
本記事では、ビジネスフォンの子機の種類や機能、さらに増設や交換の方法について詳しく解説します。ビジネスフォンの導入や見直しを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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ビジネスフォンの子機とは？
ビジネスフォンの子機は、オフィス内での電話業務をより効率的に行うために、親機と連動して使われる電話端末です。親機が外線との接続やシステム全体の制御を担うのに対し、子機は主に各スタッフが内線や外線通話を行うための操作端末です。
特にコードレス子機は、デスクから離れていても通話が可能なため、業務の合間に移動しながら対応できます。コードレスタイプの子機は、どの部署でも業務の柔軟な対応を可能にします。そのため、部署間の連絡もスムーズになり、社内の生産性向上に貢献できるでしょう。
ビジネスフォンの子機の種類
ビジネスフォンの子機には、主に以下の2つの種類があります。
- 有線タイプの子機
- コードレスタイプの子機
ここでは、それぞれの種類を詳しく解説します。
有線タイプの子機
有線タイプのビジネスフォン子機は、親機と受話器がコードで接続されているため、安定した通話品質が特長です。操作性に優れており、ディスプレイやボタンが見やすく扱いやすい設計となっています。そのため、日々の業務でもストレスなく使用できます。
アンテナなどの通信機器が不要なため、導入コストを抑えられる点も魅力です。固定位置での使用に適しており、コールセンターや受付窓口など、席を離れずに対応する業務に向いているでしょう。
コードレスタイプの子機
コードレスのビジネスフォンの子機は、以下の3つのタイプに分かれます。
- カールコードレス
- アナログコードレス
- デジタルコードレス
それぞれで通話エリアや機能、コスト面で異なる特徴を持っています。ここでは、それぞれの特徴をみていきましょう。
カールコードレスタイプ
カールコードレスタイプは、受話器をコードレス化した電話機で、デスク周りでの移動を可能にする子機です。本体は固定されており、作業中でも受話器を手元に持って通話できるため利便性が高く、限られたスペースでも柔軟に使えます。
完全なコードレスと比べて移動範囲は狭いものの、安定性と使いやすさを両立している点が特長です。少人数の職場や営業職・営業事務職のような柔軟な動きが求められる業務に適しています。
アナログコードレスタイプ
アナログコードレス子機は、アンテナと1対1で通信する方式を採用しており、狭い範囲での利用に特化したタイプです。遮蔽物の少ない環境であれば安定した通話が可能で、電波範囲はおおよそ80メートルとされています。
移動しながらの通話が多い、店舗や事務所での使用に向いているタイプの子機です。ただし、複数の子機は接続できず、壁や機械の配置など設置環境を見極めて導入する必要があります。
デジタルコードレスタイプ
デジタルコードレス子機は、広いオフィスや工場のような移動距離が長い職場に適した高機能なタイプです。アンテナエリアを自動で切り替えながら通話できるマルチゾーン方式に対応しています。
デジタル信号による安定した音質と通信品質を実現し、多人数での同時通話も可能です。導入コストはやや高めですが、広域対応と利便性に優れたコードレス子機です。
ビジネスフォンの子機の機能とは？
ビジネスフォンの子機には、主に以下の機能があります。
ビジネスフォンの子機の機能
- 通話機能
- 留守番電話機能
- 電話帳機能
- スピーカーホン機能
- ヘッドセット接続
それぞれ詳しく解説します。
通話機能
子機も電話機である以上、当然ながら通話は行えます。子機では、外線・内線通話はもちろん、通話中の保留や他の内線への転送、キャッチホンによる着信切替など多彩な通話機能を活用できます。
通常のビジネスフォンのように使用できるため、社内外の連絡をスムーズに行い、業務効率の大幅な改善が期待できるでしょう。
留守番電話機能
子機には、不在時や営業時間外にかかってきた電話に自動応答で対応できる留守番電話機能もあります。メッセージの録音・再生だけでなく、新着メッセージの通知機能も備えています。大事な伝言の聞き逃しを防ぎ、迅速な折り返し対応が可能です。
手軽に手に取れる子機でメッセージを再生すれば、すぐに対応できるため、顧客満足度の向上にも寄与します。
電話帳機能
子機には、電話帳機能も搭載されています。電話帳機能では、頻繁に発信する取引先や社内連絡先などを事前に登録しておけるため、番号を毎回入力する手間が省けます。
操作も簡単で、ワンタッチでの発信が可能な機種もあり、よりスピーディな通話業務が可能です。電話帳機能を活用することで、スムーズに連絡がとれるようになります。
スピーカーホン機能
子機でも、スピーカーホン機能を利用できます。スピーカーホン機能を使えば、受話器を持たずに通話できるため、パソコン作業中や資料確認中でもハンズフリーで対応可能です。
また、複数人で同時に通話内容を共有できる点も便利で、打ち合わせや応対の幅が広がります。手が離せない場合や、席から離れた場所で複数人で通話の内容を聞きたい場合に、便利な機能です。
ヘッドセット接続
子機にヘッドセットを接続することで、両手が自由になり、長時間の通話でも身体的な負担が少なくなります。特にコールセンター業務や電話対応の多い職場で活躍し、作業と通話を同時に行えるため業務効率も向上します。
長時間、通話を行う業種の場合、子機を持ち続けるのは業務効率の低下につながるでしょう。ヘッドセットを使うことで、そういったリスクを低減できます。
ビジネスフォンの子機を取り付ける際のポイント
ビジネスフォンの子機を増設する際は、いくつかの確認ポイントがあります。まず、主装置に接続できる台数に余裕があるか確認しましょう。次に、アンテナごとの子機接続台数も要チェックです。
さらに、現在使用している通信方式や接続方式が新しい子機と合っているかも重要です。また、主装置・アンテナ・子機は基本的に同じメーカーで統一する必要があります。これらの条件を確認せずに進めると、接続トラブルが起きる可能性があるため注意が必要です。
子機を設置する際は、以上の点を踏まえて、増設しましょう。
ビジネスフォンの子機を増設する方法
子機の増設は、単に電話機を買い足すだけでできるものではありません。主装置や子機の工事と配線の見直しが必要なケースも多く、設置には専門業者による作業とコストが発生します。
また、オフィスのレイアウト変更がある場合は、主装置の位置変更も伴うことがあり、工事費がさらにかかることもあります。主装置の接続上限を超える場合は、機器の買い替えも必要になるため、事前に複数社から見積もりを取り計画的に進めることが大切です。
子機を増設する際は、業務効率と工事などの費用をバランスよく検討しましょう。
ビジネスフォンの子機を交換する方法
ビジネスフォンの子機は、自分で交換することも可能です。しかし、一定の条件を満たしている必要があります。まず、新しい子機は交換する機種と「同一型番」でなければなりません。型番が異なると動作しないことがあるため、事前の確認が重要です。
NTT以外のメーカー製であれば、交換作業は比較的簡単で、配線を外して新しい機種に差し替えるだけで完了します。ただし、NTT機種や不明な点がある場合は、無理せず専門業者に相談するのが安心です。
子機が古くなると、業務に支障をきたす恐れがあるため、適切に交換しましょう。
まとめ
本記事では、ビジネスフォンの子機について種類や機能、さらに増設や交換の方法について詳しく解説しました。
ビジネスフォンの子機は、オフィスの業務効率を高めるうえで欠かせない存在です。子機の種類や機能は多岐にわたり、職場環境や業務内容に合ったものを選ぶことで、通話業務がよりスムーズになります。
また、増設や交換を行う際は、主装置との接続可能台数やメーカーの互換性などを十分に確認する必要があります。本記事を参考に、自社に最適な子機を選び、快適で無駄のない通話環境を整えましょう。
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