ビジネスフォンには、業務効率を高めるためのさまざまな機能があります。その中でも、「転送機能」は非常に便利で活用度の高い機能の1つです。担当者が離席中や外出中でも、別の内線や携帯電話に転送することで、迅速な対応が可能です。
ただし、転送の種類や設定方法にはいくつかのパターンがあり、使い方を誤ると逆に業務に支障をきたすこともあります。
本記事では、ビジネスフォンの転送機能の使い方やメリット・デメリット、注意点などを詳しく解説します。解説する内容を読めば、転送機能をマスターできるため、ぜひ最後までご覧ください。
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ビジネスフォンで転送するやり方
ビジネスフォンで転送する場合、内線や外線、応答状況に応じた自動転送など複数の種類があります。それぞれ活用シーンが異なるため、適切に使い分けることが重要です。ここでは、ビジネスフォンの転送のやり方を詳しくみていきましょう。
内線転送
内線転送は、同じ電話システム内にある別の内線電話へ通話を切り替える方法で、社内のスムーズな連携に欠かせない機能です。通話中に「転送」ボタンを押して内線番号を入力し、相手が出たら案内をして転送を完了させる「案内付き転送」があります。
また、相手の応答を待たずにすぐ転送する「ブラインド転送」もあります。内線転送には種類がありますが、適切に使えば電話対応に不慣れな新入社員でも、スムーズな取り次ぎが可能です。そのため、業務効率の向上につながります。
外線転送
外線転送は、オフィス内の電話を携帯電話や自宅の固定電話など社外の番号に転送する機能です。オフィス外の電話に転送できるため、外出時やテレワーク中にも役立ちます。転送の基本操作は、「転送」ボタンを押した後に外線発信用の番号（多くは「0」）を入力します。そして、続けて転送先の電話番号をダイヤルするだけです。
転送が完了したら、もう一度「転送」ボタンを押すか、受話器を置いて完了です。機種によって操作方法が異なる場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。
そのほかの転送
そのほかの転送として、以下の3つの方法があります。
- 無条件転送
- 無応答転送
- 話中転送
それぞれの特徴を詳しく解説します。
無条件転送
無条件転送は、着信の有無や通話中などの状況に関係なく、すべての着信を自動的に設定した番号に転送する機能です。長期出張や基本的にオフィスに人がいない会社などでは便利で、常に誰かが対応できる体制を整えられます。
ただし、すべての着信が一括して転送されるため、業務量や人員配置を考慮し事前に対応の体制を整えておくことが重要です。
無応答転送
無応答転送は、着信に対して一定時間応答がなかった場合に、あらかじめ設定した内線や外部番号に自動で転送される機能です。たとえば、電話の呼び出し音が5回鳴っても誰も出なかった場合に、他の担当者の電話や携帯へ転送できます。
離席中でも電話を逃さず対応できるため、重要な連絡の取りこぼしを防げます。人員が少ない職場や受付業務での利用に適しており、満足度が高い電話対応が可能です。
話中転送
話中転送は、通話中の状態でも、他の電話番号へ自動的に着信を転送する機能です。通話中に新たな着信があった際、その電話を別の社員や部署へ即時転送できます。複数の電話が同時にかかってくるような忙しい部署やコールセンターに最適な機能です。
また、自動音声応答と併用することで、着信時にガイダンスで用件を振り分け、自動で最適な転送先へつなぐことも可能です。
ビジネスフォンから携帯電話に転送もできる
ビジネスフォンから携帯電話に転送もできます。転送方法としては、以下の3つがあります。
- 電話会社の転送サービス
- ビジネスフォン本体の外線転送機能
- クラウドPBXを活用
オプションサービスではNTTの「ボイスワープ」などが有名で、事前の申込みと月額利用料が必要です。ビジネスフォン本体にも転送機能が備わっており、通話料は発生しますが利便性は高いです。クラウドPBXを導入すればスマートフォンを内線化でき、通話料をかけずに社外でも電話対応が可能になります。
自社の業務内容やコスト面を総合的に考慮して、適切な方法で転送機能を使用しましょう。
ビジネスフォンで転送機能を使うメリット・デメリット
ここでは、ビジネスフォンで転送機能を使うメリット・デメリットを詳しく解説します。
ビジネスフォンで転送機能を使うメリット
転送機能を使えば、部署間や拠点間のやり取りがスムーズになり、業務効率が向上します。たとえば、オフィスの別フロアや出張先にいる担当者にも、リアルタイムで電話を取り次げるため、折り返しの手間が省けます。
また、電話を受けた社員が伝言を預かる必要がなくなり、情報の食い違いや伝達ミスを防げる点も大きなメリットです。顧客との会話を直接担当者に任せられることで、やり取りのスピードと正確さも高まるでしょう。転送機能を活用することで、業務の効率化だけでなく、正確な情報伝達が可能になります。
ビジネスフォンで転送機能を使うデメリット
転送機能は便利ですが、運用方法によっては社員の負担が増える場合があります。たとえば、電話を一度オフィスで受けたうえで転送する仕組みだと、常に誰かが社内にいなければ対応できません。そのため、テレワーク中心の企業では、出社している社員に業務が偏る恐れがあります。
また、外線転送には通話料がかかるため、長時間の通話や頻繁な転送ではコストも無視できません。そのため、状況に応じて自動転送やクラウドPBXの導入を検討すると良いでしょう。こうしたデメリットを考慮しつつ、どういったシステムを構築すべきかを検討することが重要です。
ビジネスフォンで転送する際に気をつけるべきポイント！
ビジネスフォンで転送する際は、以下の4つのポイントに気をつけることが大切です。
ビジネスフォンで転送する際に気をつけるべきポイント
- 内勤者の常駐が必要
- 内勤者に負担がかかりすぎる場合もある
- 社内と社外の区別ができない場合もある
- 操作を誤ると通話が切れたり転送先を間違えたりする
それぞれ詳しく解説します。
内勤者の常駐が必要
電話を転送するには、まず社内で一度着信を受ける必要があります。そのため、テレワークを導入していても、必ず誰かが社内で電話を受ける体制を作らなければなりません。
オフィスに1人でも人がいれば、光熱費が発生し、コストを負担する必要があります。また、電話対応のためだけに出社することが社員の不満につながる場合もあるため、自動転送機能の活用や体制の見直しが重要です。
内勤者に負担がかかりすぎる場合もある
会社の代表や部署ごとで複数の電話番号がある場合、内勤者が対応すべき着信が集中し、本来の業務に支障をきたすことがあります。電話を受けて内容を確認し、担当者に転送する対応は負担が大きく、精神的なストレスにもなりかねません。
こうした負担を減らすには、自動転送機能の併用や特定番号だけ転送を設定するなど、業務フロー全体の見直しが効果的です。
社内と社外の区別ができない場合もある
外出先に電話を転送する際、社内からの連絡と誤解してしまう恐れがあります。たとえば、応答後に転送した場合、社内の電話番号が転送先のスマホなどに表示されることがあります。こうなると、転送先の対応者が顧客ではなく同僚だと勘違いすることも少なくありません。
誤認を避けるためには、常に外部からの電話と同じような丁寧な応対を心がけるとともに、転送方法の設定にも注意が必要です。
操作を誤ると通話が切れたり転送先を間違えたりする
ビジネスフォンには多機能な操作ボタンが搭載されています。使い方に慣れていないと転送時に誤って通話を切ってしまったり、間違った番号に転送してしまうことも珍しくありません。
特に、慌てて対応していると操作ミスが起こりやすく、相手に不信感を与える可能性もあります。トラブルを防ぐためには、あらかじめ機能ごとの操作方法を把握し、実際に練習しておくことが大切です。
まとめ
本記事では、ビジネスフォンの転送機能の使い方やメリット・デメリット、注意点などについて詳しく解説しました。
ビジネスフォンの転送機能は、業務の効率化や顧客対応を早める便利な機能です。内線や外線、携帯電話への転送など、状況に応じた柔軟な対応が可能になります。
ただし、運用には内勤者の負担や通話コスト、操作ミスなどのリスクも伴います。こうしたデメリットを回避するには、自動転送やクラウドPBXの導入、社員への操作研修などが効果的です。本記事を参考に、転送方法の習得や見直しをしてみてください。
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