オフィスの通信環境を整えるうえで欠かせないのが、ビジネスフォンです。しかし一口にビジネスフォンといっても、その種類は複数あります。機能や導入方法、適している利用環境が異なるため、適切な機器を選ばなければいけません。
そこでこの記事では、ビジネスフォンの3つの代表的なタイプを紹介します。また、それぞれのメリット・デメリットや導入時の注意点、おすすめの会社なども解説します。ビジネスフォン選びに迷っている方の参考になるため、ぜひ最後までご覧ください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
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沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
ビジネスフォンとは？
まずは、ビジネスフォンの特徴を解説します。
多用な機能を備えた高性能電話機
ビジネスフォンは、社内外の通話を効率的に管理できるよう設計された高性能な電話機です。外線と内線の切り替えや保留・転送・会議通話・留守番設定・自動応答など、日常業務を円滑にするための多機能が搭載されています。
複数の電話機で1つの外線番号を共有できるため、少ない回線で効率的に運用でき、優れたパフォーマンスを発揮します。家庭用電話機とは異なり、オフィス全体での連携を想定した設計がされているのが特徴です。
ビジネスフォンの中核を担う主装置
ビジネスフォンの運用する中で重要な装置が「主装置（PBX）」です。これは、内線や外線の接続を制御する機器で複数の電話機をネットワーク化し、一元的な通話管理を可能にします。
主装置によって、誰がどの外線に出るか、どの内線に転送するかなどを細かい設定が可能です。そのため、オフィスの規模や通話量に応じて適切な主装置を選ぶことが鍵となります。
ビジネスフォンの3つの種類
ビジネスフォンには、通信インフラや運用スタイルに応じて選べる3つのタイプがあります。それぞれで導入のしやすさや機能、費用や拡張性などが異なるため、自社の環境やニーズに合った選定が重要です。ここでは、以下の3つのタイプの特徴や導入のメリット・注意点を解説します。
- レガシータイプのビジネスフォン
- クラウドPBX
- IP-PBX
それぞれ詳しく解説します。
レガシータイプのビジネスフォン
レガシータイプは、古くから多くの企業に導入されてきたビジネスフォンで、オフィス内に主装置を設置して内線・外線を制御します。物理的な電話回線を利用するため、インターネット環境に依存せず、通信の安定性や音質の高さが特徴です。信頼性が高く、操作もシンプルで、現場での扱いやすさが支持されています。
レガシータイプを導入する利点
レガシータイプは基本操作が共通しているため、メーカーが違っても使い勝手に大きな差がなく、導入後の運用がスムーズです。また、中古機器が市場に多く流通しているため、予算を抑えた導入が可能です。
加えて、物理回線による通信なので、IP電話と比較して音声品質も安定しています。万が一受話器が故障しても同型機種をつなぐだけで再利用できる点も大きな利点です。
レガシータイプを導入する際の注意点
レガシータイプはオフィス内に主装置を設置し、電話機ごとに配線工事を行う必要があります。そのため、初期導入時にまとまった費用と時間が必要です。また、古すぎる機種の場合は市場に在庫が少なく、故障時に部品が手に入らない可能性もあります。
こうした状況では、システム全体の入れ替えを余儀なくされることもあるため、導入時にはサポート体制の確認も重要です。
レガシータイプがおすすめの会社
通話の安定性や使い慣れた操作性を重視する企業には、レガシータイプのビジネスフォンがおすすめです。特に、拠点が1カ所に集約されており、頻繁なレイアウト変更を必要としない中小企業に向いています。
ネットワーク環境が整っていない、あるいはセキュリティの観点からネット回線を避けたい会社にとっておすすめです。
クラウドPBX
クラウドPBXは、従来の物理的な主装置の代わりに、クラウド上で通話を制御するシステムです。インターネット回線とPCやスマートフォンがあれば利用可能で、物理的な工事がほぼ不要な点が特徴です。初期費用を抑えつつ柔軟な運用が可能なため、多拠点展開やテレワークを取り入れている企業で急速に普及しています。
クラウドPBXを導入する利点
クラウドPBXは導入時の配線工事が不要なため、初期コストを大幅に削減できます。また、スマホやPCを使って内線・外線通話ができるため、オフィス外でも業務が継続できます。
システムはインターネット経由で管理されるため、拠点追加や人員変更にも柔軟に対応でき、拡張性にも優れています。
クラウドPBXを導入する際の注意点
クラウドPBXはインターネット環境に依存するため、回線の品質によっては音声が途切れたり、遅延したりするリスクがあります。また、電話番号の引き継ぎができないケースもあり、既存顧客との連絡に支障が出る可能性もあります。
そのため、事前に通信環境を十分に確認し、必要な設定・サポートが受けられる業者を選ぶことが重要です。
クラウドPBX がおすすめの会社
拠点を複数展開している企業や、テレワークを導入している業種には、クラウドPBXが適しています。営業やサポート職が外出先から社内電話を受ける必要がある業種では、クラウドPBXの柔軟な運用が非常に有効です。
特にITリテラシーの高いスタートアップ企業においては、拡張性にも優れたクラウドPBXが業務効率化を強力にサポートします。また、小規模オフィスや短期間での導入にも適しています。
IP-PBX
IP-PBXは、社内ネットワーク（LAN）を活用して、電話機やスマートデバイスを接続する電話システムです。インターネット技術を活用するため、遠隔地の拠点やモバイル端末とも容易に連携でき、利便性が高い点が魅力です。従来の電話機に加え、PCやスマホでもビジネスフォンとして活用できます。
IP-PBXを導入する利点
IP-PBXはスマートフォンやPCなどを社内電話網に組み込むことが可能で、従来の受話器にとらわれない柔軟な運用が実現できます。また、拠点間・社外との連絡も内線化できるため、通話コストを削減することが可能です。既存のLANインフラを活かして導入できる点も、コスト効率に優れています。
IP-PBXを導入する際の注意点
IP-PBXは物理的なサーバーや主装置の設置が必要になるため、初期導入時には工事やシステム構築が不可欠です。また、操作方法が端末によって異なるため、従業員への教育も必要になります。特にPCやスマートフォンとの連携には一定のIT知識が求められるため、運用体制の整備が求められます。
IP-PBX がおすすめの会社
複数拠点を持ち、PCやスマートフォンなどの業務用端末を積極的に活用している企業に最適です。拠点間の連携を強化したい企業や、リモートワーク環境の構築を検討している中堅企業には、IP-PBXの導入が適しています。
さらに、コスト削減と業務効率化の両面でバランスの取れた通信インフラを実現できる点が魅力です。既存のネットワーク資源を有効活用したい企業にもおすすめです。
ビジネスフォンの種類に関するよくある質問
ここでは、ビジネスフォンの種類に関するよくある質問をいくつか紹介します。
ビジネスフォンの主装置とはなんですか？
ビジネスフォンの主装置とは、社内に設置される通信の中枢装置で、複数の電話機と外線・内線の接続や管理を担います。着信の振り分けや転送・内線通話・保留・留守番電話などの多機能を統合的に制御し、業務効率を大幅に高めます。オフィスの規模に応じて主装置のクラスを選ぶことで、最適な通信環境の構築が可能です。
事務所の固定電話におすすめなのはどの種類ですか？
事務所に最適なビジネスフォンの種類は、規模や通話頻度、拠点数によって異なります。小規模なオフィスでは導入コストの低いレガシーPBX、中〜大規模で柔軟な拡張性が必要な場合はIP-PBXやクラウドPBXが適しています。また、テレワークや外出先での通話が多い業種では、クラウドPBXを使うことで利便性とコストの両立が図れます。
事務所に電話機を設置するならビジネスフォンが良いですか？
事務所に電話機を設置する際、ビジネスフォンは非常に適しています。家庭用電話と異なり、内線や転送機能、代表番号の共有など業務に必要な機能が豊富に備わっていることが理由です。
ただし、すべての企業に必要なわけではありません。規模や業種、通信の使い方によっては家庭用電話機でも十分な場合もあります。導入前に機能とコストを慎重に検討してみてください。
まとめ
本記事では、ビジネスフォンの3つの種類とそれぞれのメリット・デメリットや導入時の注意点、おすすめの会社を紹介しました。
ビジネスフォンには、レガシーPBX・クラウドPBX・IP-PBXの3種類があり、それぞれに適した企業や導入メリットがあります。事務所の規模や働き方、通信環境に応じて最適なタイプを選ぶことが重要です。
また、主装置（PBX）の役割や機能を理解することで、導入後のトラブルや無駄なコストを避けられます。この記事を参考に、最適なビジネスフォン導入にお役立てください。
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