近年、働き方の多様化やDXの進展により、企業の電話環境にも見直しの動きが広がっています。そのため、従来のビジネスフォンに加え、ネット回線を活用するクラウドPBXが注目されています。しかし、「どちらを選ぶべきか」「乗り換えたほうが良いのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、クラウドPBXとビジネスフォンの違いや失敗しない選び方などを解説します。自社に最適な電話環境を見極めるための参考にしてみてください。
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沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
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地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
「クラウドPBX」と「ビジネスフォン」とは
企業の電話システムには、従来から使われているビジネスフォンと、近年導入が進むクラウドPBXがあります。
どちらも業務用の電話として利用されますが、通話を制御する仕組みや必要な設備、運用方法には大きな違いがあります。
まずはそれぞれの基本的な仕組みや特徴を解説します。
ビジネスフォンの仕組み（主装置が必要）
ビジネスフォンは、「主装置（PBX）」と呼ばれる制御機器を設置し、外線や内線の通話を一元管理する電話システムです。電話機は主装置と接続され、通話の制御や内線番号の割り当て、転送設定などはすべてこの主装置が担います。そのため、導入時には主装置の購入・設置工事が必要で、規模や機能に応じて費用が高額になりやすい点が特徴です。
また、拠点の増設や電話機の追加をする際は配線工事や機器の増設が必要となり、柔軟な拡張には限界があります。設定変更や機能追加も専門業者による作業が前提となるため、運用面での手間がかかりやすい仕組みです。
クラウドPBXの仕組み（ネット回線を利用）
クラウドPBXは、ビジネスフォンと異なり、主装置を必要としません。クラウド上に構築されたPBXシステムをインターネット経由で利用します。通話はIP電話として処理され、パソコンやスマートフォン、IP電話機など、ネット接続可能な端末がそのまま内線端末として機能します。
場所に縛られず外線・内線の発着信ができるため、テレワークや複数拠点運用とも相性が良好です。さらに、クラウドPBXではシステムの保守やアップデートは提供事業者側が対応するため、利用企業は管理負担を軽減できます。
クラウドPBXとビジネスフォンの違いを比較
クラウドPBXとビジネスフォンの違いは以下のとおりです。
| 比較項目 | クラウドPBX | ビジネスフォン |
| 接続できる周辺機器 | PC・スマホ・IP電話・CTIなど幅広く連携可能 | 専用電話機中心 連携範囲は限定的 |
| システムの安定性 | クラウド基盤により冗長化 自動復旧に対応 | 主装置依存のため障害時の影響を受けやすい |
| 接続数 | 数百〜数千端末まで柔軟に拡張可能 | 数十〜数百台程度が一般的 |
| 求められる機能 | 拠点連携・在宅対応・業務効率化重視 | 外線通話・基本機能重視 |
| 料金 | 初期費用が低く月額課金が中心 | 初期投資が高く保守費用も発生 |
クラウドPBXとビジネスフォンの大きな違いは、拡張性や柔軟性、運用コストにあります。クラウドPBXは、PCやスマートフォンを内線として活用が可能です。複数拠点をまたいだ内線化やCTI連携など高度な運用もできます。クラウド基盤による冗長化で安定性も高く、接続数も柔軟に拡張が可能です。
ビジネスフォンは、外線通話に必要な基本機能は充実していますが、接続台数や機能追加には制限があります。導入規模や働き方に応じて、最適なシステムを選ぶことが重要です。
クラウドPBXのメリット・デメリット
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比べ、コスト削減や働き方の柔軟化など多くのメリットがあります。一方で、いくつかのデメリットがあることも見過ごせません。ここでは、クラウドPBXのメリットとデメリットを解説します。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXの一番のメリットは、コストと業務効率の両面で効果が期待できる点です。専用電話機や主装置が不要なため初期費用を抑えやすく、スマートフォンやPCを内線として活用することで通話料の削減にもつながります。
また、テレワーク環境でも代表番号を使った発着信が可能になり、転送や取次業務の負担も軽減されます。通話録音を教育や研修に活用できるほか、災害時のBCP対策としても有効です。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXはネット回線を利用するため、通信環境によって通話品質が不安定になる可能性があります。Wi-Fi環境が弱い場所や回線が混雑する時間帯では、音声の遅延や途切れが発生するケースもあるため注意が必要です。
また、利用できる電話番号はサービスごとに異なり、現在使用している市外局番やフリーダイヤルを引き継げない場合もあります。導入前に回線環境と番号対応を確認すると安心です。
クラウドPBXへの乗り換えで失敗しない選び方
クラウドPBXは便利な反面、サービス選びを誤ると音質トラブルや業務停滞につながる恐れがあります。自社に合わないサービスを選ばないためには、事前にいくつかの重要なポイントを確認することが欠かせません。
特に注目したいのは以下の点です。
- 通信の安定性や通話音質
- 既存の電話番号や機材を継続利用できるか
- 導入後も安心できるサポート体制
ここからは、それぞれのポイントを詳しく解説します。
通信の安定性や音質を確認する
クラウドPBXの音質や安定性は、提供会社やインフラ構成によって大きく差が出ます。無料トライアルがあれば事前検証が理想ですが、すべてのサービスを試すのは現実的ではありません。
そのため、サーバーやデータセンターが複数拠点に分散配置（冗長化）されているかは重要な判断基準となります。災害や障害に強い安定した通話環境を確保するには、こうした堅牢な基盤を持つサービスを選ぶことが欠かせません。
既存の番号や機材を使えるかを確認する
クラウドPBXは、現在利用している代表番号をそのまま引き継げる場合と、新規番号の取得が必要な場合があります。電話番号の変更は顧客への周知が必要となり、業務負担も大きくなりがちです。
そのため、既存番号を継続利用できるかは必ず確認しておきたいポイントです。現在使用中のビジネスフォンを当面使い続けたい場合や、CRMなど他システムと連携している場合も注意しなければなりません。
導入や運用時のサポート体制を確認する
クラウドPBXの導入は、初期設定や運用開始時に想定外の課題が発生することもあります。電話は業務の中核となるインフラのため、トラブルが長引くと業務全体に大きな影響を及ぼしかねません。
導入支援や設定代行、運用後の問い合わせ対応など、サポート体制がどこまで整っているかを確認することが重要です。特に、障害発生時の対応スピードや連絡手段は安心材料になります。
ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える方法
ビジネスフォンからクラウドPBXへの移行には、「既存設備を活かす」と「完全移行」の2つの方法があります。
既存設備を活かすなら「VoIPゲートウェイ」を導入しましょう。今ある電話機や配線を維持したままIP電話網へ接続でき、拠点間通話の定額化によるコスト削減も期待できます。
一方、完全移行する場合は既存のPBX等は不要になるため、購入品は処分、リース品は返却しなければなりません。機器が新しければ下取りも検討可能です。
ただし移行直後は予期せぬトラブルも考えられるため、新システムの安定稼働を十分に確認してから、旧機器を廃棄・返却することが重要です。
クラウドPBXの導入に向いている企業
クラウドPBXは、拠点数が多い企業や広い敷地を持つ事業者に特に適しています。複数拠点や広大な施設内でも内線通話を一元化でき、病院・学校・工場・ホテルなどで効率的な連絡体制を構築できます。
また、テレワークや外出が多い企業では、代表番号での発着信や自動転送により電話対応の負担を軽減可能です。さらに、コールセンターや現場移動が多い業種でも、回線数の調整や迅速な立ち上げができる点が大きな強みといえます。
クラウドPBXとビジネスフォンに関するよくある質問
ここでは、クラウドPBXとビジネスフォンに関するよくある質問をいくつか紹介します。
クラウドPBX選びで失敗しないためのポイントは？
クラウドPBXを選ぶ際は、料金・機能・サポート・管理性・使いやすさを総合的に比較することが重要です。初期費用や通話料だけでなく、月額のシステム利用料やオプション費用などランニングコストも含めて確認しましょう。
また、留守番電話や通話録音、IVRなど自社の課題解決につながる機能が備わっているかも重要です。さらに、トラブル時に迅速な対応が受けられるサポート体制や、通信の暗号化・端末紛失時の対策といったセキュリティ面も欠かせません。トライアルを活用して事前に確認することが失敗防止につながります。
クラウドPBXに対応するおすすめの電話機は？
クラウドPBXは、スマートフォン・タブレット・PC・SIP電話など複数の端末を電話機として使える電話システムです。スマートフォンは外出先でも代表番号で発着信でき、内線通話による通話料削減が可能です。
タブレットは大画面を活かし、受付業務や顧客情報の確認に向いています。PCはCRMなどと連携することで、コールセンター業務の効率化に効果的です。SIP電話は通話専用機として音質が安定しており、従来の電話機に近い操作感で利用できます。
まとめ
この記事では、クラウドPBXとビジネスフォンの違いや失敗しない選び方などを解説しました。
クラウドPBXとビジネスフォンは、仕組みや運用方法、コスト面に大きな違いがあります。柔軟な働き方や拠点間連携を重視する企業にはクラウドPBXが適しています。安定した外線通話を重視する場合はビジネスフォンが有効なケースもあります。
重要なのは、自社の業務内容や将来の運用を見据えて選ぶことです。仕組みやメリット・注意点を理解したうえで導入し、電話業務の効率化とコスト最適化を実現してみてください。
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