事務所の移転というと、引越し業者の手配や内装工事、インターネット環境の整備など、やることが山ほどありますよね。その中でも意外と見落としがちなのが「固定電話の引越し」。
「電話なんて、住所が変わったら一緒に持っていけばいいでしょ？」と思っていると、思わぬ落とし穴にはまる可能性大。実は、電話の引越しには契約回線の確認、移設工事、スケジュール調整など、多くの手間がかかるんです。
特に法人向けのビジネスフォンを利用している企業にとっては、内線の構成変更やPBX（主装置）の設定も必要になるため、「どうすればいいかわからない…」というお悩みの声も多数。
今回は、そんな不安を抱える企業担当者様に向けて、電話の引越し手続きの全体像と、トラブルを防ぐためのポイントをご紹介します。
固定電話の引越し手続きでよくある悩み
① どの回線業者に連絡すべきかわからない
事務所移転の準備を始めて、「さて、電話の移設もしないと」と思ったときに最初につまずくのがこれ。
「あれ…うちの固定電話って、NTT？KDDI？誰と契約してるんだっけ？」
総務担当やIT担当が社内を右往左往しても、契約書が見当たらない。担当者が前任者で、すでに退職してしまっていたり、電話の回線契約と機器の管理会社が別だったりして、誰に聞けばいいかもわからない。
「この状態で移転日が迫ってきてるのにどうしよう…」と焦りがピークに。
さらに、NTTの加入電話だったはずが、途中でIP電話に切り替わっていたなんてことも。
「回線の種類によって手続きが違うって言われても…それすら自分で判断できない…」という状況が、本当に多いんです。
② スケジュールの組み方が難しい
電話回線の移設は、単体で考えると見落としがちですが、実はネット回線・内装工事・引越し当日の搬入作業とすべて連動しています。
特にIP電話を使っている場合、インターネット回線の工事が完了しない限り、電話は使えません。
「引越し当日に電話が繋がらないって…致命的じゃないか？」
そう思って業者に相談しても、「今からだと1週間はかかりますね」と言われてスケジュールは崩壊。営業担当から「明日までに連絡できるようにして」と急かされても、何からどう手をつければいいかわからない。
結果、業務に支障が出てしまうリスクが非常に高いのが、スケジュール調整の難しさです。
「移転日ギリギリになってやっと工事日が決まる」なんて事態を防ぐためにも、電話回線は最低でも1ヶ月前から準備する必要があります。
③ 内線やビジネスフォンの設定変更が不安
移転後、ようやく新しいオフィスで業務スタート…と思ったら、
「あれ？内線が繋がらない」「転送設定が消えてる」「電話機が1台反応しない」
こんなトラブル、実際によく起きます。
ビジネスフォンは、単に電源を入れれば使えるものではなく、PBX（主装置）という電話の司令塔を移設・再設定する必要があります。
設定作業は専門知識が必要で、しかも細かい配線や構成を間違えると、1本の電話も繋がらないという事態にもなりかねません。
にもかかわらず、「なんとか自社でやろう」「業者に頼むと高いから」と自力で挑戦し、
結果的に丸1日電話が使えず、クレームの嵐…なんてことも。
電話は”会社の命綱”。1秒でも早く業務を正常化させたい状況で、使えないストレスは計り知れません。
電話回線を引越す手順と流れ【法人向け】
ここで、法人オフィスにおける電話の引越し手順をステップごとにご紹介します。
1.現在の契約内容を確認
まず最初にやるべきは、現在自社で利用している電話回線の契約内容を確認することです。これが曖昧なままでは、どこに連絡をして、どんな手続きを進めればいいのかがわからなくなります。
契約している通信事業者がNTTなのか、KDDIなのか、それとも別の会社なのかを調べたうえで、利用しているサービスの種類（ひかり電話、INS回線、IP電話など）や契約中の番号、回線数などもきちんと把握しておきましょう。
意外と前任の担当者が退職していて、情報が引き継がれていないケースも多いので、社内資料や請求書、過去のメールなどをもとに情報収集することが重要です。
2.移転先の設備状況を確認
次に確認すべきは、新しいオフィスの通信環境です。
移転先に光回線が引けるのか、LANケーブルを通す配線スペースがあるのか、またビルの構造やルールによって通信工事に制限があるのかなど、事前にしっかりと確認しておかないと、工事ができなかったり、余計な費用が発生したりするリスクがあります。
特に古いビルやオフィス街の共有ビルなどでは、「特定の業者しか入れない」「夜間工事しかできない」などの制約がある場合もあるので、ビル管理会社やオーナーとの調整が必要になることもあります。
3.回線移転の申し込み
現状の契約と移転先の状況が確認できたら、いよいよ通信業者へ回線移転の申し込みを行います。
申請時には、現在使っている番号や契約者情報、移転先の住所、希望する移転日などの情報が必要です。
工事の空き状況や地域によっては、希望通りの日程が取れないこともあるため、できるだけ早めに連絡を入れるのが安心です。
もし同時にインターネット回線の切り替えやIP電話への変更を考えている場合は、このタイミングで一緒に相談しておくと、工事や設定が一括で進められ、後々の手間も減らせます。
4.電話機器の移設・設定
回線移設の申し込みと並行して、電話機器の移設作業も進めていきます。
ビジネスフォンを使用している場合は、主装置（PBX）の取り外しや再設置、内線番号の再設定、オフィス内での配線工事など、かなり専門的な作業が必要になります。
単純に「電話機を持っていくだけ」と考えていると、思わぬトラブルが起きることもあるので注意が必要です。
特に、電話の内線構成や外線設定が正しく反映されないと、業務に大きな支障が出るため、ここは経験豊富な専門業者に任せることをおすすめします。
5.動作確認・テスト通話
すべての工事と設定が完了したら、最後に必ず行っておきたいのが動作確認です。
電話が正しく発着信できるか、内線通話が問題なく使えるか、転送や留守番電話などの各種設定が意図通りに動いているかを一つずつチェックしましょう。
確認作業を怠ると、移転初日に「電話がつながらない」「内線が機能しない」といったトラブルが発生する可能性があります。
できれば業務開始の前日に一度テスト通話を行い、万が一不具合があった場合にも対応できるよう、時間に余裕を持っておくと安心です。
IP電話導入という選択肢で手間もコストも削減
「どうせ移転するなら、電話回線も見直したい」という企業には、IPビジネスフォンの導入がおすすめです。
IP電話のメリット
- 物理的な電話回線工事が不要
- 配線がシンプルでレイアウト変更にも柔軟に対応
- 通話料が固定電話に比べて安くなる
- スマホ連携やクラウド型PBXにも対応可能
移転を機にIP電話に切り替えることで、移転作業の簡素化＋通信費のコストダウンが実現できます。
沖縄のビジネスフォンは沖縄電子にお任せください！
電話の引越しは、契約の確認や移転先の通信環境の調整、機器の取り外しや再設定など、思っている以上に煩雑で専門的な作業が伴います。「とにかく本業で忙しい中で、こんな複雑なことに時間をかけていられない」と感じている法人担当者の方も多いのではないでしょうか。
そんなときこそ、沖縄電子にご相談ください！
沖縄電子では、電話の回線移設から機器の設置、設定作業にいたるまで、すべてを一括してサポートしています。
たとえば、まずは現在ご利用中の契約内容を確認し、無駄のある契約があれば見直しのご提案も可能です。
さらに、移転先の通信環境に応じて最適な配線計画を立て、必要であればインターネット回線の整備やビジネスフォンの再構築まで対応いたします。
また、IP電話やクラウド型PBXの導入によって、通話料金の削減やテレワーク対応など、移転をきっかけに通信コストと業務効率を同時に改善するご提案も行っています。
もちろん、現地での工事立ち合いや動作確認まで責任を持って対応し、移転初日から何の不安もなく電話が使える環境を整備いたします。
お客様の業務にできるだけ支障が出ないよう、移転スケジュールに合わせた柔軟な対応も行っておりますので、
「どこに頼めばいいのかわからない」「複数業者とのやり取りが大変」とお悩みの方は、まずはお気軽にご相談ください。見積もりや初回のご相談は無料です。
沖縄県内でのオフィス移転なら、電話のことは丸ごと沖縄電子にお任せいただけます。安心できるか…ぜひ一度ご相談ください。
まとめ
事務所移転における「固定電話の引越し」は、放置するとトラブルが起きやすい業務の一つです。
- 手続きは意外と複雑
- スケジュール調整も必要
- 設定ミスで電話が使えないリスクも
だからこそ、信頼できる業者に早めに相談することが大切です。さらに、IP電話の導入でコスト削減も視野に入れれば、移転はチャンスにもなります。
沖縄電子とは？
沖縄電子は、沖縄県内の法人企業向けに通信インフラ構築を支援するITソリューション企業です。電話・ネットワーク・ビジネスフォンから監視カメラまで、オフィスのIT環境をワンストップでご提案。
地域密着の対応力と、確かな技術力で、安心・快適なオフィス移転をサポートします。
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