オフィスの電話環境を整える際に、どのような電話機を導入すれば良いのか迷う方も多いでしょう。近年では、オフィス用の電話機はたくさんあり、それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解することが重要です。
そこでこの記事では、オフィス用の電話機を解説するとともに、選ぶ際に考慮すべきポイントや必要な機能を詳しく紹介します。また、オフィスの電話機に備えておくべき基本機能や、あると便利な機能もまとめています。ぜひ参考にして、業務効率化と快適な働き方の実現に役立ててください。
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オフィス用の電話機は3種類！
まずは、オフィス用の電話機の種類を解説します。オフィス用の電話機には主に以下の3つの種類があります。
- 家庭用の電話機を設置する
- ビジネスフォンを設置する
- クラウドPBXを導入する
各電話機の種類について詳しく解説していきます。
家庭用の電話機を設置する
オフィス用の電話機として家庭用電話機を設置する方法は、小規模なオフィスや従業員数が少ない企業に適しています。家庭用電話機のメリットは、導入コストが低く設定が簡単な点です。特別な工事が不要で、購入後すぐに利用を開始できて手軽さです。
また、広いオフィスで利用する場合は、子機を設置することで複数箇所で電話を利用することが可能です。しかし、家庭用電話機では1台につき1つの電話番号しか利用できません。そのため、複数の番号を使用する場合はその分電話機を追加する必要があります。さらに、業務拡大を視野に入れる場合には、他の選択肢を検討することも重要です。
ビジネスフォンを設置する
オフィスの標準的な電話機として広く利用されているのがビジネスフォンです。ビジネスフォンは、PBXと呼ばれる主装置を通じて複数の電話機を制御することで、内線通話や転送、外線通話などが行えます。
特に、業務上で頻繁に電話を使用する企業に適しており、セキュリティの高さや柔軟なカスタマイズが可能な点が特徴です。たとえば、従業員数に応じて電話機を増やしたり、特定の機能を追加したりすることができます。ただし、設置にあたってはオフィス内に主装置のスペースが必要で、初期費用やメンテナンスコストが発生する点に注意が必要です。
クラウドPBXを導入する
クラウドPBXは、ビジネスフォンと同様の機能を持ちながら、主装置を設置する必要がないインターネットベースのサービスです。物理的な設備が不要なため、初期費用を抑えられる点が大きなメリットです。
また、ネット回線を通じて利用するため、場所を問わず電話機能を活用でき、リモートワークや複数拠点の連携にも適しています。さらに、チャットやWeb会議などのビジネスツールが統合されているものが多く、コミュニケーションの効率を高めることが可能です。
一方で、インターネット接続が必須であるため、通信環境の安定性が重要なポイントとなります。
オフィス用の電話を選ぶ際に知っておくべき6つのポイント！
オフィス用の電話を選ぶ際は、以下の6つのポイントを押さえておくことが大切です
- 予算を決める
- 電話の台数を決める
- 必要な機能を確認する
- 働き方を考慮する
- 利用環境を想定する
- サポートの充実度を確認する
ここでは、各ポイントを詳しく解説します。
予算を決める
オフィス用電話機を導入する際には、最初に予算を明確に設定することが重要です。ビジネスフォンの導入費用は、主装置、電話機端末、そして工事費の3つに大別されます。これらのコストはメーカーやモデル、導入台数、設置方法によって大きく異なります。
そのため、事前に見積もりを取得し、必要な機能や台数を考慮したうえで予算を立てましょう。特に初期費用を抑えたい場合は、新品の購入だけでなく、リース契約やクラウドPBXの導入を検討するのも効果的です。予算を管理しながら、長期的なコストや運用効率も考慮して電話機を選ぶことが成功の鍵です。
電話の台数を決める
オフィス電話を選定する際には、設置する電話機の台数と、同時通話可能なチャネル数を決める必要があります。電話の台数が足りないと、複数の着信に対応できず、業務効率に支障をきたす恐れがあります。そのため、1日にかかってくる平均的な通話量やピーク時の利用状況を想定し、必要な台数を割り出しましょう。
特に成長中の企業や新規事業を展開する予定がある場合は、将来的な従業員数や業務拡大も視野に入れることが大切です。クラウドPBXのようなソリューションは、回線や電話機の追加が簡単であるため、長期的な運用に適しています。
必要な機能を確認する
オフィス用電話機を導入する際には、必要な機能を事前にリストアップしておくことが重要です。ビジネスフォンには多くの便利な機能が搭載されていますが、すべてが自社の業務に適しているとは限りません。
たとえば、内線や転送機能が重視される企業もあれば、録音や自動応答機能を重視する企業もあります。機能が多ければ多いほどコストが高くなるため、実際に必要なものを見極めて選ぶことがポイントです。業務の効率化や顧客対応の向上に直結する機能を優先し、無駄のない導入を心がけましょう。
働き方を考慮する
オフィス電話機を選ぶ際には、従業員の働き方に合わせたサービスを選ぶことが大切です。たとえば、すべての業務がオフィス内で完結する場合には、固定型の電話機を導入すれば十分です。しかし、リモートワークを導入している企業の場合は、クラウドPBXやなどの柔軟な通話環境が構築できるサービスがおすすめです。
また、スマートフォンを利用した内線サービスを導入することで、より効率的な運用が可能になる場合もあります。
働き方の多様化に対応するためには、現在の状況だけでなく将来的な業務形態の変化も見据えた選択が求められます。
利用環境を想定する
電話機を選ぶ際には、実際の利用環境を具体的にイメージすることが大切です。現在の規模やニーズに基づいて導入を決定してしまうと、将来的な成長に対応できなくなる可能性があります。たとえば、従業員数が増加した場合、電話機を追加できる柔軟性がなければシステムを一から構築し直す手間が発生します。
また、利用環境を考える際、同時通話本数を決定することは重要です。従業員が電話応対できる人数と電話がかかってくる時間帯を考慮した方がよいでしょう。
単に本数を多くすると、電話が鳴りっぱなしで応対できず、顧客満足度を著しく下げる可能性もあります。
これらを踏まえ、拡張性の高いシステムを選ぶことで、長期的な業務効率の向上が期待できます。
サポートの充実度を確認する
オフィス用電話機を導入する際には、サポート体制の充実度も重要なポイントです。万が一のトラブルに迅速に対応できるサポートがなければ、業務の停止や顧客対応の遅延といったリスクが生じます。特に、海外製の電話機を導入する場合には、日本語でのサポートの有無や、対応時間帯を事前に確認することが重要です。
また、国内製品であってもサポートが全国対応していない場合や、サポート業務を別会社に委託しているケースもあります。そのため、導入時にしっかりと確認しておきましょう。信頼できるサポート体制を持つ電話機を選ぶことで、トラブルが発生した際にも安心して業務を継続することができます。
オフィスの電話に必要な機能とは？
オフィスの電話には必須の機能と絶対ではないもののあると便利な機能があります。ここからは、最低限必要な機能とあると便利な機能をそれぞれ解説します。オフィス用の電話を導入する際はこれから解説する内容を参考に、必要な機能が搭載されている機種を選びましょう。
最低限必要な機能
オフィス用の電話で最低限必要な機能は以下のとおりです。
- 発信・着信機能
- 保留機能
- 内線機能
発信・着信機能は、外部とのコミュニケーションを確保するうえで必須であり、これがなければ業務の電話連絡が成り立ちません。保留機能は、電話を受けた際に一時的に通話を保留状態にして、別の担当者に取り次ぐ際に利用します。保留中は、受話器を通じて声が相手に聞こえないため、安心して社内の連絡ができます。
さらに、内線機能は公衆電話網を使わずにオフィス内での社員間通話ができるため、コスト削減にもつながります。また、保留機能と組み合わせることで、スムーズに電話を引き継ぐことが可能です。これらの基本機能は、オフィス内で効率的に電話対応を行うための最低限必要な機能といえるでしょう。
あると便利な機能
オフィス用の電話であると便利な機能は以下のとおりです。
- 転送機能
- 着信拒否機能
- 自動応答機能
- 通話録音機能
- 顧客管理機能
- セキュリティ機能
たとえば、着信拒否機能は迷惑電話や営業電話をシャットアウトし、業務効率を妨げる不要な対応を削減します。さらに、自動応答機能は音声案内を使って発信者を適切な担当者へ誘導します。その結果、オペレーターの負担が減り、電話取り次ぎの効率化に貢献します。
また、コールセンターでは通話録音機能が重要です。顧客対応の記録を保存することで、トラブル対応やフィードバックに活用できます。さらに、顧客管理機能を使えば、着信時に相手の情報を自動表示でき、迅速で正確な対応が可能です。これらの機能を導入することで、業務の円滑化と安全性を向上させられるでしょう。
まとめ
オフィス電話を選ぶ際は、台数や機能、従業員の働き方を考慮して、自社の業務に合ったものを選びましょう。近年では、クラウドPBXのような柔軟性の高いタイプが注目されており、業務効率化やコスト削減を実現しています。
クラウド化により、初期費用を抑えつつ、リモートワークへの対応やセキュリティの強化も可能です。この記事を参考に、自社に最適なオフィス電話を導入し、より快適で効率的な業務環境にしましょう。
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