現代のビジネスや日常生活において、電話は欠かせないコミュニケーションツールの1つです。特に、外部の顧客や取引先とのやり取りには「外線電話」が重要な役割を果たします。しかし、外線電話とは具体的に何を指すのか、また内線電話とどのような違いがあるのか知らない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、外線電話の基本的な概要や特徴、内線電話との違いや便利な使い方について解説します。日々の業務を効率化し、スムーズなコミュニケーションを実現するために、ぜひ最後までご覧ください。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
外線電話とは？
まずは、外線電話の特徴や内線電話との違い、基本的な機能について詳しくみていきましょう。
外線電話の特徴について
外線電話とは、企業が社外の顧客や取引先との連絡を行うために利用する電話回線を指します。一般的に、外線電話は通信事業者が提供する電話回線を通じて接続され、相手先との通話ができます。これは、ビジネスの現場において不可欠なコミュニケーションツールであり、顧客対応や営業活動において重要です。
最近では、スマートフォンの普及によって固定電話が家庭にないケースも増えていますが、企業では固定電話が外線通話の主流です。
内線電話との違い
内線電話と外線電話の違いは、使用される相手先と電話回線の種類にあります。内線電話は主に同一施設内での社員間の連絡に使用します。外部回線を使用せずに企業内で独自の回線を通じて通信を行う点が特徴です。一方、外線電話は社外の相手と連絡する際に通信事業者の回線を利用します。
具体的には、外線電話では「03」「050」などの市外局番から始まる10桁の番号が使用され、通話料が発生します。しかし、内線電話では「1047」や「12」などの番号が利用され、通話料は発生しません。
外線電話の基本的な機能
外線電話には、主に以下の3つの基本的な機能があります。
- 短縮ダイヤル
- 転送
- 電話帳機能
ここでは、各機能について詳しくみていきましょう。
短縮ダイヤル
短縮ダイヤル機能は、頻繁に連絡を取る相手先の電話番号を簡単に呼び出すために、番号を短縮して登録する機能です。この機能を活用することで、毎回長い電話番号を入力する手間を省くことができ、ビジネスの現場では時間短縮に大きく貢献します。
転送
転送機能は、かかってきた電話を別の電話番号に転送することができる便利な機能です。たとえば、担当者が不在の場合、その電話を外出先の携帯電話や他の部署に転送することでスムーズな対応が可能となります。これにより、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
電話帳機能
電話帳機能は、多くの電話番号を登録して効率的に管理できる機能です。特にビジネスフォンでは「共通電話帳」と「端末別電話帳」の2種類があります。
共通電話帳は、ビジネスフォンの主装置に登録された電話帳データを、接続されているすべての端末で共有できる機能です。特定の顧客に関する情報を部門間で共有する際に非常に便利です。
端末別電話帳は、それぞれの電話機に個別で登録された電話番号データを管理する機能です。共有されることがないため、各担当者が自身の業務に特化した連絡先を登録するのに適しています。
外線電話の使い方
外線電話は、社外の顧客や取引先と連絡を取るための重要な手段です。しかし、初めて操作する場合や社内ルールが異なる場合、どのように利用するのか迷うこともあるでしょう。ここでは外線電話をかける方法と受ける方法、FAXを送信する方法について解説します。
外線電話をかける
外線電話をかけるには、主に以下の3つの方法があります。
- 「0」をダイヤルしてから番号を入力
- 外線ボタンを利用
- スピーカーモードで発信
最も一般的なのが「0」をダイヤルしてから相手の番号を入力する方法です。外線ボタンを利用する方法では、回線の数に応じて外線ボタンが設置されており、活用することで発信が可能です。また、受話器を取らずにスピーカーモードで発信する方法もあります。
外線電話を受ける
外線からの着信がある場合、電話機の呼び出し音と共に外線ボタンのランプが点滅します。この点滅している外線ボタンを押しながら受話器を取ることで、着信に応答が可能です。液晶付電話機を利用の場合、受話器を取る前にディスプレイに表示された番号を確認することで、誰からの電話なのかを把握できます。
FAXを送信する
FAXを外線回線で送信する場合、相手の番号の前に「0」を付けてダイヤルします。たとえば、「03-1234-5678」にFAXを送りたい場合、「0-03-1234-5678」と入力します。
もし「0」を付け忘れると、誤った番号に送信されてしまい、情報漏洩などのトラブルにつながる可能性があります。このようなミスを防ぐため、番号を確認して操作するか、あるいは、主装置側で「0」を付ける／付けないを設定します。
外線電話で使える4つの便利な機能
外線電話には、日々の業務を効率化し、スムーズなコミュニケーションを支えるさまざまな便利機能が備わっています。ここでは、便利機能の中でも特に役立つ4つの機能を詳しく解説します。
ワンタッチダイヤル
ワンタッチダイヤルは、名前の通り、ボタンを1回押すだけで特定の電話番号に発信できる機能です。よく連絡する相手の番号を特定のボタンに登録しておくことで、番号を入力する手間を省けます。たとえば、「3」や「＊」のようなボタンに顧客や取引先の番号を登録し、そのボタンを押すだけで簡単に電話をかけられます。
短縮ダイヤルと比べて登録可能な件数が限られている場合が多いものの、操作が非常に簡単です。急ぎの連絡や頻繁に連絡を取る相手がいる場合には、この機能が役立つでしょう。
オンフックダイヤル
オンフックダイヤルは、受話器を取らずに電話を発信できる機能です。電話機のスピーカーボタンを押した状態で番号をダイヤルすることで、電話をかけられます。この機能の大きなメリットは、電話がつながるまでの待機時間に他の作業を続けられる点です。
たとえば、資料の確認やメールの送信を行いながら、電話がつながるのを待つことができます。また、相手が電話に出たタイミングで受話器を取ることで、通話を開始することが可能です。
IVR
IVR（Interactive Voice Response）は、電話をかけてきた相手を音声ガイダンスによって適切な部署や担当者に振り分ける機能です。「営業部をご希望の方は1番、サポート部をご希望の方は2番を押してください」など案内を流し、相手の操作に応じて自動的に対応します。
この機能を利用することで、オペレーターの業務負担を軽減できるほか、人件費の削減にもつながります。特に、大量の問い合わせに対応するコールセンターでは欠かせない機能です。効率化を図りつつ、相手にとってもスムーズな対応をできる点が大きな魅力となります。
電話会議
電話会議は、3人以上の通話を同時に行い、その場で会議を実施できる機能です。急に複数人で意思決定を行う必要がある場合でも、遠隔地にいる人ともすぐに話し合いを始めることが可能です。
電話会議には、メールやチャットと比べてリアルタイムでスムーズに情報を共有できるというメリットがあります。また、電話回線を使用するため、通信が安定している点も魅力です。さらに、専用の設備を必要とせず電話が使用できる環境さえあれば手軽に会議を行えるため、急な対応もできます。
まとめ
ビジネスフォンの外線電話は、基本的な操作や機能をしっかり理解しておけば、日々の業務をより効率的に進めることができます。操作は機種によって異なる場合がありますが、一度習得すればスムーズな発信や着信が可能です。
さらに、ワンタッチダイヤルやIVRなどの便利機能を活用することで、電話業務のスピードアップや負担軽減も期待できます。この記事を参考に、外線電話の使い方をマスターし、業務の効率化に役立てましょう。
IP電話・ビジネスフォン・通信機器のことなら、専門会社の沖縄電子にお任せください！
沖縄電子には、経験豊富で製品とサービスに精通したスタッフが揃っており、企業の規模やニーズに合わせた最適なビジネスフォンを提案します。
また、PCや防犯カメラの導入支援を通じて培ってきたネットワーク技術と知識も活かし、理想的な環境を構築するためのサポートを提供しています。
沖縄電子は、下記3つの強みを軸にお客様に商品を提供しております。
- 専門会社として50年以上の運営実績
- ISMS取得で情報セキュリティーも万全
- 提案から納品フォロー全て自社対応
沖縄電子は、今後も沖縄の企業や地域社会に貢献し続けるため、サービスの充実や技術の革新に努めていきます。
地域密着型の企業として、沖縄のビジネスを支える存在でありたいと考えています。ビジネスフォンの導入についてのご相談や見積もりの依頼など、お気軽にお問い合わせください。
