ビジネスシーンで欠かせない業務が「電話応対」です。企業の電話システムにおいて、中核を担うシステムのひとつが「PBX（構内交換機）」です。しかし、「PBXって何？」「ビジネスフォンとはどう違うの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、PBXの基本的な仕組みや特徴、導入時に知っておきたい価格や耐用年数などを解説します。さらにはビジネスフォンや、主装置との違いを初心者にもわかりやすく紹介します。
社内の電話システムを見直したい方や、新たに導入を検討している方には参考になるため、ぜひ最後までご覧ください。
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PBXとは
PBXとは「Private Branch Exchange」の略称で、オフィス内の電話回線を効率よく管理・制御するための交換機です。外部からの着信を各部署に振り分けたり、内線通話を可能にしたりと、電話業務を円滑に進めるうえで欠かせないツールです。
最近では、従来の物理的なPBXに加えて、インターネット回線を活用したIP-PBXやクラウドPBXといった新しい形態もあります。スマートフォンやPCなどの多様なデバイスでも活用できる柔軟性が注目されています。
PBXの耐用年数
PBXの耐用年数は、法令に基づく減価償却資産として「通信機器」に分類されており、一般的に6年と定められています。ただし、実際の使用状況やメンテナンスの有無によって寿命は前後することもあります。
特に、ソフトウェアやネットワークを利用するIP-PBXやクラウドPBXは、随時システム更新が可能です。そのため、従来型より長期的に利用できる可能性もありますが、トラブルやサポート体制を考慮した更新判断も重要です。
PBXの価格
PBXの導入費用は、その企業の規模や必要な機能、導入形態によって大きく異なります。中小企業向けには、数十万円程度からのモデルが多くあります。しかし、大企業や複数拠点を管理するケースでは、数百万円から数千万円の投資が必要です。
また、クラウドPBXのように初期費用を抑えつつ、月額で利用できるサービスも増えています。会社としての規模や使い方を踏まえて、コストと機能のバランスを見極めながら最適なシステムを選ぶことが求められます。
PBXの6つの機能
PBXには、主に以下の6つの機能があります。
- 外線との発信・着信の制御
- 内線同士の発信・着信
- 代表番号着信
- ほかの電話機への転送
- パーク保留
- ダイヤルイン
ここでは、各機能を詳しく解説します。
外線との発信・着信の制御
PBXは、社内と外部の通話を仲介する役割を持ち、代表番号や部署ごとの直通番号への着信を指定の内線へ自動で接続できます。また、内線電話から外線に発信する際にも、どの番号で発信されるかを制御できます。
そのため、部署ごとに異なる発信者番号を設定することも可能です。これにより通話の管理が容易になり、通話履歴の把握などもスムーズに行えます。
内線同士の発信・着信
PBXを導入すればオフィス内の内線電話同士での通話が可能になります。そうなると、部署間やチーム内での連絡が格段にスムーズになるでしょう。一般的な通話と異なり、内線間の通話は通話料がかかりません。そのため、コスト削減にも効果的です。
さらに、通話中の転送や保留、グループ通話など応用的な内線機能も活用できます。こうした機能を活用することで、業務全体の効率化とスピードアップにも貢献します。
代表番号着信
代表番号にかかってきた電話を、あらかじめ登録しておいたグループ内の電話機に自動で接続するのが代表番号着信機能です。複数の電話がグループ化されているため、特定の担当者が不在でも、他の電話で対応できる点がメリットです。
代表番号着信は、優先順位をつけることもでき、最適な順番で着信を振り分けられます。この機能により、電話の取りこぼしを防ぎ、企業としての対応力の向上にもつながるでしょう。
ほかの電話機への転送
PBXの転送機能は、不在時や通話中、応答がない場合など状況に応じて他の電話機やスマホに自動で通話をつなげます。転送の種類も豊富で、不在転送・話中転送・応答遅延転送・圏外転送など、細かな設定が可能です。
これにより、担当者が席を外していても電話の対応ができる体制を整えることができ、スムーズな情報伝達が行えます。
パーク保留
パーク保留は、通話を保留状態にしたまま、別の電話機から再び応答できる便利な機能です。通常の保留は、保留した電話機でしか再開できません。しかし、パーク保留では社内の誰かが応対を引き継ぐことが可能です。
たとえば、内容を確認して対応できる別の社員が他の内線で通話を再開できるため、迅速に対応できます。パーク保留は、チームでの協力体制を築くうえで非常に便利な機能です。
ダイヤルイン
ダイヤルインは、複数の電話番号をそれぞれの担当者や部署に割り当てることで、着信時に直接つなげられる機能です。コールセンターでは、企業や商品ごとに専用番号を用意することで、担当部署へ直接連絡できるようになります。こうすることで、迅速な対応が可能です。
代表番号を経由せずに着信先を明確にできるため、無駄な取り次ぎが減り、顧客対応の品質向上につながるでしょう。
主装置やビジネスフォンとの違い
PBXと主装置の違いは、主に対応できる規模と機能の柔軟性にあります。主装置は少人数のオフィス向けで、ビジネスフォンと組み合わせて使用されることが一般的です。ビジネスフォンは小規模オフィス向けで、電話機の接続数が限られています。
一方、PBXは、より多くの電話機や拠点を一括管理できるため、大規模オフィスやコールセンターに最適です。近年では、クラウドPBXも普及し、スマホの内線化や海外拠点との接続も可能になりました。そのため、柔軟な働き方に対応できる点でもPBXが優位と言えます。
以上の特徴を踏まえ、適切な機器を導入することが重要です。
PBXを選ぶ際のポイント
PBX導入を検討する際は、自社の事業形態や今後の拡張性、働き方などを多角的に検討することが大切です。たとえば、在宅勤務やサテライトオフィスの導入が進むなら、クラウドPBXのようにどこでも通話できる環境が望ましいでしょう。
また、オフィスの規模や拠点数、必要な機能や予算感も重要な判断材料です。自社内でシステムを構築するオンプレミス型とクラウド型では導入・維持コストやセキュリティに対する考え方も異なります。そのため、優先順位を明確にした上で選定することが重要です。
PBXを使うメリットとデメリット
ここでは、PBXを使うメリットとデメリットを詳しく解説します。
メリット
PBXを導入することで、企業の電話業務は大幅に効率化される点が大きなメリットです。代表番号や部署別の番号を使い分けることで、着信先を明確にして適切な対応ができます。
また、内線通話により通話コストを削減し、拠点間通話や転送機能で連携もスムーズになるでしょう。多数の電話機を接続できる点も大きな利点で、規模の大きな企業やコールセンターにとっては非常に有効な通信基盤となります。
デメリット
PBXには多くのメリットがありますが、導入にはそれなりのコストや準備が必要な点がデメリットです。オンプレミス型は装置の設置や保守、システム更新を自社でやる必要があり、費用と手間がかかります。
クラウドPBXを利用すれば、導入コストを抑えられますが、回線トラブル時のリスクを考慮する必要があります。企業規模や目的に応じて選定しましょう。
まとめ
本記事では、PBXの基本的な仕組みや特徴、メリット・デメリットなどをわかりやすく解説しました。
PBXは、企業の通話環境を快適かつ効率的に整える便利なシステムです。内線化や転送機能など多くのメリットがある一方で、保守コストや利用場所の制限といったデメリットも存在します。
本記事を参考に、自社の規模や働き方に合った最適なPBXを選びましょう。
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