ビジネスフォンは、オフィスの業務効率を大幅に向上させる重要なツールです。しかし、その操作方法や便利な機能を十分に活用できていない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ビジネスフォンの使い方や便利な機能まで解説します。さらに、役立つ5つの便利な機能も紹介します。この記事を参考にして、ビジネスフォンを利用して業務効率を高めましょう。
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ビジネスフォンの使い方
まずは、ビジネスフォンの使い方を詳しくみていきましょう。
外線
「外線」とは、オフィス内の電話機を通じて社外の人と通話することです。たとえば、顧客や取引先からかかってきた電話、あるいはこちらから顧客にかける電話が外線です。社外とのやり取りを行うすべての通話は「外線」として扱われます。
外線は、業務上の重要なコミュニケーション手段の1つであり、迅速で正確な対応が求められる場面が多いです。そのため、外線の操作方法をしっかり理解しておくことは、ビジネススキルの向上にもつながります。
外線をかける
ビジネスフォンで外線をかける際には、家庭用電話機とは異なる手順を踏む必要があります。一般的な操作手順は以下のとおりです。
- 空いている外線ボタンを押す
外線ボタンを押すことで、外線モードに切り替わります。このステップは、外線通話に必要な準備段階です。
- 受話器を上げる
通話準備が整います。
- 相手の電話番号を入力する
目的の番号を正確にダイヤルしましょう。
なお、外線ボタンのないビジネスフォンの場合は、代わりに「0」を押すと外線モードに切り替え可能です。この場合、手順は以下のとおりです。
- 「0」を押す
外線モードへの切り替え操作です。
- 受話器を上げる
通話準備が整います。
- 電話番号をダイヤルする
外線通話が始まります。
外線通話を行う際は、どの操作方法が該当するか事前に確認し、スムーズな操作を心がけましょう。
外線を取る
外線を受ける場合も、ビジネスフォン独特の操作が必要になります。基本的な手順は以下のとおりです。
- 点滅している外線ボタンを押す
着信中の外線を選択します。 - 受話器を上げる
通話を開始します。
中には受話器を上げるだけで通話が開始できるタイプもあります。どの方法が自社のビジネスフォンに適しているかを確認し、的確に操作できるよう準備しましょう。
内線
内線とは、同じ会社内での電話通話のことです。オフィスの従業員同士での連絡手段として活用されるもので、部署やフロアが異なる場合でも、迅速にコミュニケーション可能です。内線番号が個々の電話機に割り当てられており、簡単に連絡を取ることができます。
また、内線通話には通話料が発生しないため、頻繁に社内連絡が必要な大企業ほどコスト削減の効果が期待できます。
内線をかける
内線を発信する手順は以下のとおりです。
- 内線ボタンを押す
内線モードに切り替えます。
- 相手の内線番号を入力する
対象の従業員の番号をダイヤルします。
- 相手が応答したら受話器を上げる
通話を開始します。
機種によっては受話器を上げて内線番号を入力するケースもあるため、事前に操作方法を確認しておきましょう。
内線を取る
内線着信を受ける方法は、大きく分けて以下の2通りです。
- 受話器を上げるだけで通話を開始するタイプ
- 受話器を上げて内線を押すタイプ
また、外線と内線の着信音が違うケースが多いため、音で判断し迅速に対応する習慣をつけておくと便利です。
保留にする
保留は、一時的に通話を中断する際に便利な機能です。相手の質問に対して別の担当者に確認が必要な場合などに活用できます。操作方法は以下のとおりです。
- 保留にする場合：通話中に保留ボタンを押す
- 保留を解除する場合：保留中の外線ボタンを押す
また、「パーク保留」機能を使うと、保留中の通話を複数の電話機で共有できます。そのため、大人数のチームでの業務に非常に役立つでしょう。
転送
転送機能とは、かかってきた電話を他の担当者や部署に引き継ぐ際に活用されるビジネスフォンの基本的な機能です。状況に応じて、社内で行う「内線転送」と、社外のデバイスに転送する「外線転送」に分けて利用されます。
外線転送
外線転送は、オフィスの代表電話にかかってきた外部からの着信を、設定した携帯に自動的に転送する機能です。この機能を利用すれば、担当者がオフィス外にいる場合でも、重要な電話を受け取ることが可能になります。外線転送の導入方法は以下のとおりです。
- NTTの「ボイスワープ」サービスを契約する
- 「クラウドPBX」システムを導入する
NTTの「ボイスワープ」サービスは、オフィスの電話回線を経由して転送設定を行います。手続きが簡単で、多くの企業で利用されています。
「クラウドPBX」システムはクラウド上で電話の管理を行い、転送や着信の制御が可能です。リモートワークや分散型オフィスに適しています。
特に、営業職の社員が頻繁に外出する企業やリモートワークを推奨している企業で、この機能は非常に便利です。
内線転送
内線転送は、オフィス内での連絡手段として非常に重宝される機能です。担当者がいる部署や別の電話機にスムーズに引き継ぐために使用されます。取り次ぐ相手が近くにいる場合と遠くにいる場合とで、転送方法を使い分けるのが一般的です。
取り次ぐ相手が近くにいる場合の転送方法は以下のとおりです。
- まず、かかってきた電話の用件を聞く
- その後「保留ボタン」を押し、保留状態にする
- 近くにいる担当者に「外線1番からお電話が入っています」と伝える
- 「外線1ボタン」を押し、保留中の通話を引き継ぐ
取り次ぐ相手が遠くにいる場合の転送方法は以下のとおりです。
- 最初に用件を確認し、「転送ボタン」を押す
- 次に、取り次ぐ相手の内線番号を入力する
- 相手が電話に出たら、「△△様からお電話です」と簡潔に用件を伝える
- 通話を引き継ぐ準備が整ったら受話器を置き、転送完了
内線転送をスムーズに行うためには、従業員の座席や内線番号を把握しておくことが大切です。
短縮
短縮機能とは、ビジネスフォンにおける便利なショートカット機能の1つです。通常の電話番号よりも短い番号（例：001、002）をダイヤルするだけで電話をかけられる仕組みです。
頻繁に連絡を取る相手の電話番号を登録しておくことで、長い番号を入力する手間を省き、スピーディーに発信可能になります。顧客や取引先と頻繁にやり取りする営業担当者やサポートセンターなど、電話対応が多い職種では大きなメリットがあります。
ビジネスフォンの5つの便利な機能
ビジネスフォンには、便利な機能がたくさんあります。ここでは、以下の役に立つ便利な機能を5つ紹介します。
- 台数の拡張
- 内線代理応答機能
- 不在転送・不在メッセージ
- 電話帳機能
- リダイヤル発信
それぞれの機能使いこなし、業務効率を上げてみてください。
台数の拡張
ビジネスフォンの大きな特徴の1つが、台数の柔軟な拡張性です。ビジネスフォンでは主装置に内蔵されたユニットの空き状況に応じて、簡単に台数を増やすことができます。
これにより、オフィスの成長や人員増加に合わせた柔軟に対応可能です。ただし、主装置のスロット数には限界があり、上限を超える場合は増設工事が必要です。
内線代理応答機能
内線代理応答機能は、ほかの社員宛ての内線電話を自席で受けられる便利な機能です。たとえば、オフィス内で他の社員が不在である場合でも、席を立たずに簡単な操作で着信に応答できます。代理応答ボタンを押すだけで応答できるため、手間を大幅に減らすことが可能です。
不在転送・不在メッセージ
不在時に対応するための不在転送機能は、オフィスを離れている間にかかってきた電話を自動的にスマホや携帯に転送する機能です。この機能により、オフィスに不在でも電話を見逃すことなく、ビジネスチャンスを損なうリスクを軽減します。
「後ほど折り返します」や「メールを送信してください」などのメッセージを設定すれば、円滑な連絡手段として活用できます。
電話帳機能
電話帳機能は、日々の電話業務をスムーズにする基本機能です。この機能を使えば、毎回名刺を探したり番号を手入力する必要がなくなります。
電話帳の種類は以下のとおりです。
- 端末別電話帳
- 共有電話帳
端末別電話帳は個々の電話機に登録する個人向けのリストで、共有電話帳はオフィス全体で活用可能です。
リダイヤル発信
リダイヤル発信機能は、過去の発信や着信履歴から直接番号を選んで発信できる機能です。この機能を使えば、いちいち番号を入力する手間を省き、電話業務の効率化が期待できます。
ビジネスフォンではリダイヤル専用ボタンや履歴ボタンが搭載されている場合が多く、操作が簡単で直感的です。
まとめ
ビジネスフォンは、基本を押さえれば誰でも簡単に扱える便利な電話です。最初は操作が複雑に感じることもありますが、日常業務で繰り返し使用することで自然と慣れ、効率的に活用できるようになります。
導入時には基本機能の理解を深め、業務に合わせた使い方を工夫することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。この記事を参考に、ビジネスフォンの使い方を身につけてください。
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